आपका एक सफल ऑनलाइन बैठक के लिए सर्वश्रेष्ठ गाइड

लोगों को एक-दूसरे के करीब रखने के लिए, कई ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म वीडियो संचार जैसे सुविधाजनक संचार साधन प्रदान कर रहे हैं। खासकर COVID-19 के दौरान, कंपनियां अपने व्यवसायों को पहले से कहीं अधिक बनाए रखने के लिए ऑनलाइन बैठकें कर रही हैं। एक ऑनलाइन बैठक करना महत्वपूर्ण है क्योंकि कई महत्वपूर्ण संदेश व्यक्त किए जाएंगे। तो हम एक सफल ऑनलाइन मीटिंग कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं? ऑनलाइन मीटिंग के पहले और दौरान आपको तैयार करने और करने के लिए यहां कुछ गाइड दिए गए हैं।

1. एक विश्वसनीय ऑनलाइन मीटिंग प्लेटफॉर्म का पता लगाएं

ऑनलाइन मीटिंग करने के लिए, सबसे पहले, आपको एक पेशेवर और विश्वसनीय ऑनलाइन मीटिंग प्लेटफॉर्म का उपयोग करना चाहिए। कई विश्वसनीय हैं जिन्हें आप ऑनलाइन मीटिंग आयोजित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं क्योंकि प्रौद्योगिकियां इतनी अच्छी तरह से विकसित हो रही हैं। GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype , आदि जैसे प्लेटफार्म आज सभी लोकप्रिय हैं। इससे पहले, आपको यह सोचने की ज़रूरत है कि आप किस तरह की बैठकें आयोजित करने जा रहे हैं, केवल ऑडियो? वीडियो सम्मेलन? तो इस पर आधारित और किसी भी ऑनलाइन मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म से चुनकर अपनी टीमों और सहकर्मियों के साथ ऑनलाइन मीटिंग आयोजित करना एक अच्छा विकल्प हो सकता है।

2. प्लेटफॉर्म से परिचित हों

एक ऑनलाइन बैठक आयोजित करने से पहले दूसरी बात, आपको मंच और इसके व्यापक कार्यों से परिचित होना चाहिए। उदाहरण के लिए, क्या प्लेटफ़ॉर्म आपको और आपके सहयोगियों को सहयोग करने के लिए कुछ सहयोग उपकरण प्रदान करता है? क्या बैठकों के दौरान महत्वपूर्ण बिंदुओं को पकड़ने में मदद करने के लिए मंच रिकॉर्डिंग फ़ंक्शन प्रदान करता है? क्या प्लेटफ़ॉर्म उपयोगकर्ताओं को मीटिंग के दौरान साझा करने के लिए फ़ाइलें अपलोड करने की अनुमति देता है? मीटिंग होने से पहले मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म के बारे में ये सभी आवश्यक बातें आपको पता होनी चाहिए।

3. ऑनलाइन मीटिंग के लिए सही समय चुनें

बैठक होने के लिए एक उचित समय का चयन करना भी एक महत्वपूर्ण कारक है क्योंकि यह सुनिश्चित कर सकता है कि बैठक अत्यधिक कुशल है। सप्ताह के दिनों में, सोमवार सबसे उपयुक्त समय हो सकता है क्योंकि हर कोई एक आरामदायक सप्ताहांत के बाद ताजा हो जाता है। साथ ही, सुबह के समय लोगों का दिमाग साफ हो सकता है। इसलिए, इन कारकों के आधार पर, आप इस पर विचार कर सकते हैं कि ऑनलाइन मीटिंग के लिए सोमवार की सुबह एक बहुत अच्छा विकल्प हो सकता है। लेकिन आपको इस पर भी विचार करना चाहिए कि क्या हर कोई उस अवधि में बैठकों में शामिल होने के लिए अपने समय की व्यवस्था कर सकता है या नहीं। इसके अलावा, यदि आपके सहभागी विदेशी हैं, तो आपको बैठक के समय पर अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है क्योंकि समय में अंतर हो सकता है।

4. मीटिंग से पहले अपने नेटवर्क की जाँच करें

अब, जब आपको ऑनलाइन मीटिंग का सही समय मिलता है, तो आपको मीटिंग शुरू होने से पहले अपने नेटवर्क का परीक्षण करना चाहिए, क्योंकि केवल एक अच्छे नेटवर्क के साथ, मीटिंग को धाराप्रवाह तरीके से जारी रखा जा सकता है। अन्यथा, वीडियो मीटिंग के दौरान अटक जाएगा और आप मीटिंग के दौरान दूसरों द्वारा साझा की गई कुछ मुख्य जानकारी को कैप्चर करने में विफल हो सकते हैं।

5. सभी को आमंत्रित करें जिन्हें बैठक कक्ष में शामिल किया जाना चाहिए

फिर, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपको मीटिंग रूम आईडी मिल जाए और बैठक शुरू होने से पहले वह इसमें शामिल होने के लिए तैयार हो जाए। यदि आप ऑनलाइन मीटिंग के लिए व्यवस्था करते हैं, तो यह भी सुनिश्चित करें कि आपने मीटिंग रूम में सभी को एक अधिसूचना संदेश भेजा है। साथ ही, बैठक कक्ष में, आपको यह देखना चाहिए कि क्या बैठक शुरू होने से पहले सभी लोग वहां शामिल हैं।

6. अपने शब्दों को सभी के आगे तैयार करें

एक ऑनलाइन मीटिंग में बहुत सीमित समय होता है इसलिए मीटिंग आयोजित होने से पहले, आपको इस बात की तैयारी करने की आवश्यकता है कि मीटिंग के दौरान आप किन चीजों को साझा करने जा रहे हैं। यदि आप कुछ व्यावसायिक डेटा दिखाने जा रहे हैं, तो आपको उन्हें पहले से जमा करने और अपने बॉस और सहकर्मियों को सटीक और महत्वपूर्ण बिंदु दिखाने के लिए विश्लेषण करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, आप एक रिपोर्ट की तैयारी कर सकते हैं और इसे दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं, ताकि आप जो साझा करने जा रहे हैं, उसका अधिक स्पष्ट लेआउट हो।

7. अच्छी तरह से व्यवहार करें और बैठक के दौरान सभ्य शब्दों का उपयोग करें

अब, जब आप बैठक कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि ऑनलाइन बैठक के दौरान आपके व्यवहार में अच्छा व्यवहार हो। उदाहरण के लिए, आपके कपड़े, और आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे शब्द। कृपया सुनिश्चित करें कि वे सभ्य हैं। आप बैठक के दौरान बिंदुओं को उजागर करने के लिए एक स्लाइड शो का उपयोग भी कर सकते हैं, और कृपया सीधे जानकारी को कभी न पढ़ें। जब आप उन सभी चीजों को साझा करना समाप्त कर लेते हैं, जिनके बारे में आप बात करना चाहते हैं, तो आप प्रश्न पूछने के लिए अन्य बैठक प्रतिभागियों के लिए एक प्रश्नोत्तर समय छोड़ सकते हैं। अंत में, बैठक को समाप्त करने के लिए कुछ निष्कर्ष शब्दों का उपयोग करें।

8. ईएएसपीडीएफ की मदद से ई-साइन दस्तावेज़

यदि आप अपने बॉस के साथ अपने कुछ ग्राहकों के साथ एक ऑनलाइन बैठक कर रहे हैं, तो कभी-कभी अनुबंध या दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। इस स्थिति में, इस कार्य को पूरा करने के लिए ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से ई-साइन जोड़ना सहायक हो सकता है। पीडीएफ प्रारूप में मूल दस्तावेज प्राप्त करने के बाद (जैसा कि आधिकारिक सामग्री पेश करने के लिए यह ज्यादातर उपयोग किया जाने वाला दस्तावेज़ प्रारूप है), आप आसानी से दस्तावेज़ में ई-साइन जोड़ने के लिए EasePDF जैसे ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म पर जा सकते हैं। यहाँ ट्यूटोरियल है।

चरण 1. ओपन EasePDF, फिर मेनू सूची से " पीडीएफ पर हस्ताक्षर करें " टूल खोजने के लिए "सभी पीडीएफ उपकरण" पर जाएं ।

चरण 2. बीच में " फाइलें जोड़ो " बटन दबाकर EasePDF पर ऑनलाइन हस्ताक्षर करने वाले दस्तावेज़ को जोड़ें।

चरण 3. फिर आपको अपनी आवश्यकता के अनुसार एक पाठ हस्ताक्षर या एक छवि हस्ताक्षर जोड़ने की अनुमति है। जब आपने इसे अच्छी तरह से जोड़ा और संपादित किया है, तो सीधे "पीडीएफ सहेजें" बटन दबाएं।

चरण 4. जब हस्ताक्षरित पीडीएफ दस्तावेज़ डाउनलोड करने के लिए तैयार है, तो बस "डाउनलोड करें" बटन दबाएं, और दस्तावेज़ तुरंत सहेज लिया जाएगा।

9. सभी बैठक प्रतिभागियों को एक अनुवर्ती ईमेल भेजें

जब ऑनलाइन मीटिंग खत्म हो जाती है, तो आपको उन सभी प्रतिभागियों को फॉलो-अप ईमेल भेजने की जरूरत होती है, जिन्होंने ऑनलाइन मीटिंग में भाग लिया हो। आपको बैठक के दौरान साझा किए गए महत्वपूर्ण और सटीक बिंदुओं को शामिल करना चाहिए। इसके अलावा, जानकारी के बारे में शब्दों का निष्कर्ष निकालें। अंत में, आप बैठक के अच्छी तरह से प्रस्तुत पीडीएफ दस्तावेज़ में रिकॉर्डिंग या ट्रांसक्रिप्शन भी संलग्न कर सकते हैं। पीडीएफ दस्तावेज़ बहुत बड़ा होने से बचने के लिए, आप ईमेल के माध्यम से भेजने से पहले पीडीएफ फाइल को EasePDF से संपीड़ित कर सकते हैं।

यहाँ आप के लिए उल्लेख करने के लिए सरल ट्यूटोरियल है:

चरण 1. EasePDF नेविगेट करें और शीर्ष नेविगेशन मेनू से कंप्रेस पीडीएफ टूल का चयन करें।

चरण 2. मीटिंग दस्तावेज़ जोड़ें जिसे आप " फाइलें जोड़ो " बटन को EasePDF के साथ संपीड़ित करना चाहते हैं।

चरण 3. जब पीडीएफ दस्तावेज़ जोड़ा जाता है, तो एक संपीड़न स्तर चुनें जो आप पीडीएफ को संपीड़ित करना चाहते हैं, जिसमें "चरम", "अनुशंसित" और "उच्च" शामिल हैं। एक का चयन करने के बाद, फ़ाइल को संपीड़ित करने के लिए "कंप्रेस पीडीएफ" पर क्लिक करें।

चरण 4. अंत में, जब संपीड़न किया जाता है, तो सीधे "डाउनलोड" आइकन पर हिट करें, और संपीड़ित पीडीएफ को आपके डिवाइस पर सहेजा जा सकता है। अब आप उन्हें ईमेल के माध्यम से मीटिंग प्रतिभागियों को भेज सकते हैं।

फिर एक ऑनलाइन मीटिंग सफलतापूर्वक आयोजित की जाती है।

सारांश

जब आपने तैयारी के लिए बैठकों से पहले सभी कार्य किए हैं, और बैठकों के दौरान और बाद में अपने व्यवहार पर भी ध्यान दें, तो आप सफलतापूर्वक एक ऑनलाइन बैठक आयोजित करना सुनिश्चित करेंगे। ये कुछ महत्वपूर्ण चीजें हैं जिन्हें आप ऑनलाइन मीटिंग के लिए जा सकते हैं। वे आपके लिए मददगार होंगे।