10 consejos para trabajar con Excel como un profesional

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Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo escrito por Microsoft para computadoras que utilizan los sistemas operativos Windows y Apple Macintosh. Excel es el software de procesamiento de datos de computadora personal más popular debido a su interfaz intuitiva, excelentes funciones de cálculo y herramientas de gráficos.

En nuestro trabajo diario, necesitamos dominar muchas habilidades de búsqueda de empleo, pero incluso el trabajo más básico requiere un poco de conocimiento de Microsoft Excel para que su trabajo sea más eficiente. Una vez que aprenda los conceptos básicos de Microsoft Excel, será fácil hacer gráficos simples y organizar sus datos. Con nuestros consejos y trucos, puedes trabajar con Excel como un profesional fácilmente.

1. Mostrar fórmulas de hoja de cálculo de Excel

Cuando abre una hoja de cálculo creada por otra persona y necesita volver a verificar los datos, debe verificar la fórmula de la hoja de cálculo. Puede hacer doble clic en las celdas una por una para ver la fórmula utilizada. Pero este método es muy inconveniente. Ahora, le enseñaremos un consejo más rápido.

Abra su hoja de cálculo de Excel y luego haga clic en el botón "FORMULAS" que se encuentra en la cinta superior. Luego haga clic en el botón "Mostrar fórmulas". Para ver todas las fórmulas de la hoja de cálculo, o puede usar "CTRL +" en su teclado. Esto le dará una vista de todas las fórmulas utilizadas en el libro de trabajo.

Microsoft Excel FORMULAS Mostrar fórmulas

2. Use BUSCARV

La función "BUSCARV" es una función de búsqueda vertical en Excel. Es ampliamente utilizado en el trabajo. Por ejemplo, se puede usar para verificar datos e importar datos rápidamente entre varias tablas. La función BUSCARV es buscar por columna y finalmente devolver el valor correspondiente a la secuencia de consulta requerida por la columna.

Cuando necesite encontrar cosas en una tabla o un rango por fila, puede usar la función BUSCARV. Por ejemplo, busque el precio de una pieza automotriz por el número de pieza o busque el nombre de un empleado en función de su ID de empleado.

Paso 1. Haz clic en la celda donde deseas que se calcule la fórmula BUSCARV. Luego haga clic en "FORMULAS"> "Búsqueda y referencia"> "BUSCARV" para usar la herramienta BUSCARV.

BUSQUEDA Y REFERENCIA DE FORMULAS DE Microsoft Excel BUSQUEDA

Paso 2. Luego aparecerá otra hoja de BUSQUEDA donde especificará la celda. En este caso, nuestro valor de búsqueda es H2, que es donde queremos poner nuestro producto o el nombre del torneo primero. Una vez que hayamos configurado VLOOKUP correctamente, Excel devolverá el Valor de calificación total del torneo en la celda H3 cuando escribamos el nombre del torneo en la celda H2. Segundo, especifique los datos que desea que VLOOKUP use para su búsqueda en el cuadro "Table_array". En tercer lugar, en el cuadro "Col_index_num", debemos completar el número de columna utilizado para encontrar los datos relevantes. Finalmente, necesitamos ingresar "FALSE" o "TRUE" en el cuadro "Range_lookup" para especificar si se requiere una coincidencia exacta. Cuando termine, haga clic en el botón "Aceptar" en la parte inferior de la ventana emergente.

Argumentos de la función BUSCARV de Microsoft Excel

Paso 3. Finalmente, ingrese el valor de los datos que desea buscar en la celda.

Microsoft Excel BUSCAR Ingrese el valor

3. Congelar filas y columnas

En Excel, cuando una tabla tiene una gran cantidad de registros, como unos cientos de filas, a menudo se usa para congelar las filas y columnas para que sea más fácil mover la hoja de cálculo. A continuación, le diremos cómo congelar filas y columnas en Excel rápidamente.

Haga clic en "VER"> "Congelar paneles" para congelar filas y columnas. Hay 3 tipos de formas de congelar. Puede hacer clic en el botón correspondiente según lo necesite.

Ver paneles de congelación de Microsoft Excel

4. Combina datos de diferentes celdas

¿Sabes cómo poner diferentes datos en diferentes columnas o filas y ponerlos en una celda? Use este consejo le facilitará un poco más el uso del programa. Existen muchos métodos para combinar datos de diferentes celdas, pero aquí presentaremos la forma más fácil para usted.

Primero, escriba "=" y seleccione la primera celda que desea combinar. Luego escriba "&" y use comillas con un espacio encerrado. Por último, seleccione la siguiente celda que desea combinar y presione Entrar. Luego verá que sus datos se combinan con éxito.

Combinar datos de Microsoft Excel

5. Copiar fórmulas o datos entre hojas de trabajo

Cuando editamos datos en Excel, a menudo usamos los mismos datos o fórmulas en más de una celda. Para mejorar la eficiencia del trabajo, a menudo utilizamos el método de copiar datos o fórmulas para obtener los resultados del cálculo. A continuación, le mostraremos una forma de copiar datos o fórmulas en Excel.

Primero, debe mantener presionado el botón "Ctrl" y hacer clic en la pestaña de la hoja de trabajo a la que desea copiar. Luego haga clic o navegue a la celda con la fórmula o los datos que desee. Presione "F2" para activar la celda. Finalmente, presione el botón "Enter" para copiar los datos o fórmulas con éxito.

Microsoft Excel Copiar datos o fórmulas

6. Seleccione rápidamente el contenido de una hoja de cálculo completa

Muchas personas preguntarán si hay alguna forma rápida de seleccionar directamente miles de registros en Excel. Muchas personas usarán el mouse para arrastrar y seleccionar toda la hoja de cálculo. Pero cuando tenemos muchos datos de la tabla, perderemos mucho tiempo y podemos comenzar desde cero si no tenemos cuidado. Por lo tanto, debemos dominar las habilidades de selección rápida.

Es muy fácil usar este consejo. Primero, haga clic en la fila inicial de su hoja de cálculo. Luego presione F8 para activar extender. Luego haga clic en la celda final en su hoja de cálculo. Finalmente, presione F8 nuevamente para cancelar. Verá que toda su hoja de cálculo se selecciona rápidamente.

Microsoft Excel Seleccione una hoja de cálculo completa

7. Datos de autocompletar

Cuando algunos novatos usan Excel, no conocen la función "Autocompletar" de Excel. Muchos principiantes ingresarán manualmente uno por uno directamente, pero usar este método puede llevar mucho tiempo. Luego, le enseñamos cómo usar la función "Autocompletar" para automatizar entradas repetitivas en Excel.

Primero, ingrese una serie de duplicados en la hoja de cálculo, como las fechas. Mueva el cursor a la parte inferior derecha de la última celda sobre el cuadrado que aparece en cada columna, luego haga clic y arrastre la columna hacia abajo. Entonces Excel será inteligente al adivinar qué información desea completar automáticamente.

Datos de Autocompletar de Microsoft Excel

8. Crea una hermosa mesa en segundos

Muchas personas simplemente saben cómo escribir los datos en la celda, pero ¿cómo crear una hermosa tabla en segundos como un profesional? No se preocupe, puede seguir estos pasos para crear hermosas tablas en segundos.

Seleccione los datos que desea hacer en la tabla. Haga clic en "INSERTAR"> "Tabla"> "Aceptar" para crear una nueva tabla. También puede usar el icono de la tabla en la esquina superior derecha para cambiar el color y usar las casillas de verificación debajo de la pestaña "Diseño" para cambiar el diseño.

Microsoft Excel diseña la tabla

9. Encuentra la celda específica

En nuestro trabajo diario, nuestra hoja de cálculo de Excel generalmente contiene muchos datos. Es difícil rastrear todo. Esta vez podemos usar la función "Ir a" en Excel para encontrar la celda específica.

Seleccione el rango de datos que desea encontrar. En la pestaña "Inicio", haga clic en "Buscar y seleccionar"> "Ir a". Seleccione los botones correspondientes y luego haga clic en el botón "Aceptar".

Microsoft Excel Ir a Especial

10. Use el pintor de formatos

El "pintor de formatos" es una herramienta en Excel. Podemos usar el pintor de formatos para aplicar rápidamente el formato del texto especificado a otro texto. Esta función reduce en gran medida el tiempo de composición tipográfica.

Seleccione el texto o gráfico que tiene el formato que desea copiar primero. Haga clic en "Inicio"> "Copiar formato" para usar la herramienta. Luego use el pincel para pintar sobre una selección de texto o gráficos para aplicar el formato. Esto solo funciona una vez. Para cambiar el formato de varias selecciones en su documento, primero debe hacer doble clic en la herramienta "Copiar formato".

Conclusión

Con los consejos y trucos anteriores, creemos que puede aprender a usar Excel con habilidad. Estos consejos no te convertirán en un profesional de Excel de la noche a la mañana. Pero pueden ayudarlo a dar el primer paso para convertirse en un profesional. Si tiene más consejos y trucos de Excel, ¡ contáctenos !

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