10 consejos para trabajar con Excel como un profesional

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo escrito por Microsoft para computadoras que utilizan los sistemas operativos Windows y Apple Macintosh. Excel es el software de procesamiento de datos de computadoras personales más popular debido a su interfaz intuitiva, excelentes funciones de cálculo y herramientas de gráficos.

En nuestro trabajo diario, necesitamos dominar muchas habilidades para emparejar trabajos, pero incluso el trabajo más básico requiere algunos conocimientos de Microsoft Excel para que su trabajo sea más eficiente. Una vez que aprenda los conceptos básicos de Microsoft Excel, será fácil crear gráficos simples y organizar sus datos. Con nuestros consejos y trucos, puede trabajar fácilmente con Excel como un profesional.

1. Mostrar fórmulas de hoja de cálculo de Excel

Cuando abre una hoja de cálculo creada por otra persona y necesita volver a verificar los datos, debe verificar la fórmula de la hoja de cálculo. Puede hacer doble clic en las celdas una por una para ver la fórmula utilizada. Pero este método es muy inconveniente. Ahora, te enseñaremos un consejo más rápido.

Abra su hoja de cálculo de Excel y luego haga clic en el botón "FÓRMULAS" que se encuentra en la cinta superior. Luego haga clic en el botón "Mostrar fórmulas". Para ver todas las fórmulas de la hoja de cálculo, o puede usar "CTRL +" en su teclado. Esto le dará una vista de todas las fórmulas utilizadas en el libro de trabajo.

2. Utilice BUSCARV

La función "BUSCARV" es una función de búsqueda vertical en Excel. Es muy utilizado en el trabajo. Por ejemplo, se puede utilizar para verificar datos e importar datos rápidamente entre varias tablas. La función BUSCARV es buscar por columna y finalmente devolver el valor correspondiente a la secuencia de consulta requerida por la columna.

Cuando necesite buscar cosas en una tabla o un rango por fila, puede usar la función BUSCARV. Por ejemplo, busque el precio de una pieza de automóvil por el número de pieza o busque el nombre de un empleado en función de su identificación de empleado.

Paso 1. Haga clic en la celda donde desea que se calcule la fórmula VLOOKUP. Luego haga clic en "FÓRMULAS"> "Búsqueda y referencia"> "BUSCARV" para usar la herramienta BUSCARV.

Paso 2. Luego aparecerá otra hoja VLOOKUP donde especificará la celda. En este caso, nuestro valor de búsqueda es H2, que es donde queremos poner nuestro producto o el nombre del torneo primero. Una vez que hayamos configurado BUSCARV correctamente, Excel devolverá el Valor de calificación total del torneo en la celda H3 cuando escribamos el nombre del torneo en la celda H2. En segundo lugar, especifique los datos que desea que VLOOKUP utilice para su búsqueda en el cuadro "Table_array". En tercer lugar, en el cuadro "Col_index_num", debemos completar el número de columna utilizado para encontrar los datos relevantes. Finalmente, debemos ingresar "FALSE" o "TRUE" en el cuadro "Range_lookup" para especificar si se requiere una coincidencia exacta. Cuando haya terminado, haga clic en el botón "Aceptar" en la parte inferior de la ventana emergente.

Paso 3. Finalmente, ingrese el valor de los datos que desea buscar en la celda.

3. Congelar filas y columnas

En Excel, cuando una tabla tiene una gran cantidad de registros, como unos pocos cientos de filas, a menudo se usa para congelar las filas y columnas para facilitar el movimiento de la hoja de cálculo. A continuación, le diremos cómo congelar filas y columnas en Excel rápidamente.

Haga clic en "VER"> "Congelar paneles" para inmovilizar filas y columnas. Hay 3 tipos de formas de congelar. Puede hacer clic en el botón correspondiente según lo necesite.

4. Combinar datos de diferentes celdas

¿Sabe cómo poner diferentes datos en diferentes columnas o filas y ponerlos en una celda? Utilice este consejo para que su tiempo de uso del programa sea un poco más fácil. Hay muchos métodos para combinar datos de diferentes celdas, pero aquí presentaremos la forma más sencilla para usted.

Primero, escriba "=" y seleccione la primera celda que desea combinar. Luego escriba "&" y use comillas con un espacio encerrado. Por último, seleccione la siguiente celda que desea combinar y presione enter. Entonces verá que sus datos se combinaron correctamente.

5. Copiar fórmulas o datos entre hojas de trabajo

Cuando editamos datos en Excel, a menudo usamos los mismos datos o fórmula en más de una celda. Para mejorar la eficiencia del trabajo, a menudo usamos el método de copiar datos o fórmulas para obtener los resultados del cálculo. A continuación, le mostraremos una forma de copiar datos o fórmulas en Excel.

Primero, debe mantener presionado el botón "Ctrl" y hacer clic en la pestaña de la hoja de trabajo a la que desea copiar. Luego haga clic o navegue hasta la celda con la fórmula o los datos que desee. Presione "F2" para activar la celda. Finalmente, presione el botón "Enter" para copiar los datos o fórmulas correctamente.

6. Seleccione rápidamente el contenido de una hoja de cálculo completa

Mucha gente preguntará si existe alguna forma rápida de seleccionar directamente miles de registros en Excel. Mucha gente usará el mouse para arrastrar y seleccionar toda la hoja de cálculo. Pero cuando tenemos muchos datos de tablas, perdemos mucho tiempo y podemos empezar de cero si no tenemos cuidado. Por tanto, necesitamos dominar las habilidades de selección rápida.

Es muy fácil usar este consejo. Primero, haga clic en la fila inicial de su hoja de cálculo. Luego presione F8 para activar extender. Luego haga clic en la celda final de su hoja de cálculo. Finalmente, presione F8 nuevamente para cancelar. Verá que su hoja de cálculo completa se selecciona rápidamente.

7. Autocompletar datos

Cuando algunos novatos usan Excel, no conocen la función "Autocompletar" de Excel. Muchos novatos ingresarán manualmente uno por uno directamente, pero usar este método puede llevar mucho tiempo. Luego te enseñamos cómo usar la función "Autocompletar" para automatizar entradas repetitivas en Excel.

Primero, ingrese una serie de duplicados en la hoja de cálculo, como fechas. Mueva el cursor a la parte inferior derecha de la última celda sobre el cuadrado que aparece en cada columna, luego haga clic y arrastre la columna hacia abajo. Entonces Excel será inteligente al adivinar qué información desea completar automáticamente.

8. Crea una hermosa mesa en segundos

Mucha gente simplemente sabe cómo escribir los datos en la celda, pero ¿cómo crear una hermosa tabla en segundos como un profesional? No se preocupe, puede seguir estos pasos para crear hermosas tablas en segundos.

Seleccione los datos que desea realizar en la tabla. Haga clic en "INSERTAR"> "Tabla"> "Aceptar" para crear una nueva tabla. También puede usar el icono de la tabla en la esquina superior derecha para cambiar el color y usar las casillas de verificación debajo de la pestaña "Diseño" para cambiar el diseño.

9. Encuentra la celda específica

En nuestro trabajo diario, nuestra hoja de cálculo de Excel generalmente contiene una gran cantidad de datos. Es difícil rastrear todo. Esta vez podemos usar la función "Ir a" en Excel para encontrar la celda específica.

Seleccione el rango de datos que desea buscar. En la pestaña "Inicio", haga clic en "Buscar y seleccionar"> "Ir a". Seleccione los botones correspondientes y luego haga clic en el botón "Aceptar".

10. Utilice el pintor de formatos

El "Copiar formato" es una herramienta en Excel. Podemos usar el pintor de formato para aplicar rápidamente el formato del texto especificado a otro texto. Esta función reduce en gran medida el tiempo de composición tipográfica.

Seleccione el texto o gráfico que tiene el formato que desea copiar primero. Haga clic en "Inicio"> "Copiar formato" para utilizar la herramienta. Luego use el pincel para pintar sobre una selección de texto o gráficos para aplicar el formato. Esto solo funciona una vez. Para cambiar el formato de varias selecciones en su documento, primero debe hacer doble clic en la herramienta "Copiar formato".

Conclusión

Con los consejos y trucos anteriores, creemos que puede aprender a usar Excel con destreza. Estos consejos no lo convertirán en un profesional de Excel de la noche a la mañana. Pero pueden ayudarte a dar el primer paso para convertirte en un profesional. Si tiene más consejos y trucos de Excel, ¡ contáctenos !