成功在線會議的最佳指南

為了保持人與人之間的距離，許多在線平台都提供了視頻通話等便捷的溝通方式。特別是在 COVID-19 期間，公司比以往任何時候都召開在線會議來維護其業務。召開在線會議很重要，因為將表達許多重要信息。那麼，我們如何才能確保舉辦一次成功的在線會議呢？這裡有一些指南供您在在線會議之前和期間準備和執行。

1.尋找可靠的在線會議平台

要召開在線會議，首先要使用專業可靠的在線會議平台。隨著技術的發展如此之好，您可以使用許多可靠的工具來召開在線會議。 GoToMeeting 、 Webex 、 Zoom 、 Skype等平台如今都很流行。首先，您需要考慮要舉行什麼樣的會議，只有音頻？視頻會議？因此，基於此並從任何在線會議平台中進行選擇，都是與您的團隊和同事舉行在線會議的不錯選擇。

2. 熟悉平台

召開在線會議之前的第二件事，您應該熟悉該平台及其綜合功能。例如，平台是否提供了一些協作工具，讓您和您的同事進行合作？平台是否提供錄音功能，幫助捕捉會議中的要點？該平台是否允許用戶在會議期間上傳文件進行共享？這些都是您在開會之前應該了解的有關會議平台的所有必要信息。

3. 選擇合適的在線會議時間

選擇合適的開會時間也是一個重要因素，因為這可以確保會議的高效性。在工作日，週一可能是最合適的時間，因為每個人都在度過一個輕鬆的周末後精神煥發。此外，在早上，人們的頭腦會更清晰。因此，基於這些因素，您可以認為星期一早上進行在線會議是一個非常好的選擇。但是你也應該考慮更多，比如每個人是否可以安排時間參加那個時期的會議。另外，如果您的參會者是外國人，您需要更加註意會議時間，因為可能存在時差。

4. 會前檢查您的網絡

現在，當您獲得在線會議的確切時間時，您應該在會議開始之前測試您的網絡，因為只有良好的網絡，才能流暢地繼續會議。否則，視頻會在會議期間卡住，您可能無法捕獲會議期間其他人共享的一些核心信息。

5. 邀請所有應該進入會議室的人

然後，您應該確保獲得會議室 ID 並準備好在會議開始前加入。如果您是安排在線會議的人，還請確保您已向應包括在會議室中的每個人發送了通知消息。另外，在會議室裡，你應該在會議開始前檢查是否所有的人都在那裡。

6. 提前準備好你的話

在線會議的時間非常有限，因此在舉行會議之前，您需要為會議期間要分享的內容做好準備。如果您要展示一些業務數據，您需要提前收集它們並進行分析，以便向您的老闆和同事展示精確和重要的點。此外，您可以準備一份報告並與他人分享，讓他們對您要分享的內容有更清晰的佈局。

7. 開會時舉止得體，用詞得體

現在，當您開會時，只需確保在線會議期間您的行為舉止得體即可。例如，您的衣服，以及您將要使用的詞語。請確保他們是體面的。您也可以使用幻燈片來突出會議中的要點，請不要直接閱讀信息。當你分享完所有你想談論的事情后，你可以留下一個問答時間，讓其他與會者提出問題。最後，用一些結束語結束會議。

8. 使用 EasePDF 的幫助對文檔進行電子簽名

如果您正在與您的老闆和您的一些客戶舉行在線會議，有時需要簽署合同或文件。在這種情況下，通過在線平台添加電子簽有助於完成此任務。收到PDF格式的原始文檔後（因為這是展示官方內容最常用的文檔格式），您可以到EasePDF等在線平台輕鬆為文檔添加電子簽名。這是教程。

步驟 1. 打開EasePDF，然後轉到“所有 PDF 工具”以從菜單列表中找到“ 签名PDF ”工具。

第 2 步。按中間的“添加文件”按鈕，將要在線簽名的文檔添加到EasePDF 。

Step 3. 然後就可以根據自己的需要添加文字簽名或者圖片簽名了。添加和編輯好後，直接按旁邊的“保存PDF”按鈕。

第 4 步。當簽名的 PDF 文檔可供下載時，只需點擊“下載”按鈕，文檔將立即保存。

9. 向所有會議參與者發送後續電子郵件

在線會議結束後，您需要向所有參加在線會議的參與者發送後續電子郵件。你應該包括在會議期間分享的重要和準確的觀點。此外，關於信息的結論詞。最後，您還可以將會議的錄音或轉錄內容附在展示良好的 PDF 文檔中。為避免PDF文件過大，您可以選擇使用EasePDF壓縮PDF文件，然後再通過電子郵件發送。

這裡有一個簡單的教程供您參考：

步驟 1. 導航到EasePDF並從頂部導航菜單中選擇壓縮 PDF 工具。

步驟 2. 點擊“添加文件”按鈕，使用EasePDF添加要壓縮的會議文檔。

步驟 3. 添加 PDF 文檔後，選擇要壓縮 PDF 的壓縮級別，包括“極端”、“推薦”和“高”。選擇一個後，只需單擊“壓縮PDF”即可開始壓縮文件。

第 4 步。 最後，當壓縮完成後，直接點擊提供的“下載”圖標，壓縮後的 PDF 就可以保存在您的設備上。現在您可以通過電子郵件將它們發送給會議參與者。

然後在線會議成功召開。

概括

當你做好了會前準備的所有工作，同時注意會中會後的行為，你就一定能成功召開在線會議。這些是您在進行在線會議時可以檢查的一些重要事項。他們會對你有所幫助。