Πώς να χρησιμοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών στο Word;

Με την ανάπτυξη της τεχνολογίας των πληροφοριών, είναι πολύ κοινό για πολλούς ανθρώπους να εργάζονται σε ένα μόνο έγγραφο. Στην εργασία μας, χρησιμοποιούμε την παρακολούθηση αλλαγών στο Word κατά την επεξεργασία ενός εγγράφου με τους συναδέλφους σας.

Μέρος 1 - Γιατί να χρησιμοποιήσετε τις αλλαγές διαδρομής;

Το Track Changes είναι ένα εργαλείο στο Microsoft Word που επιτρέπει στους χρήστες να βλέπουν με σαφήνεια ποιες αλλαγές έγιναν και ποιος τις έκανε σε ένα έγγραφο. Εκτός αυτού, όταν λαμβάνετε ένα έγγραφο που τροποποιήθηκε από άλλους, έχετε τη δυνατότητα να απορρίψετε ή να αποδεχτείτε οποιαδήποτε αλλαγή στο έγγραφο. Αυτό το εργαλείο είναι πολύ χρήσιμο στη ζωή του γραφείου μας καθώς βελτιώνει σημαντικά την αποτελεσματικότητα της εργασίας μας.

Μέρος 2 - Επεξεργασία συναρτήσεων αλλαγών παρακολούθησης

Πριν μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Track Changes, πιστεύω ότι είναι απαραίτητο να γνωρίζετε κάτι για τις λειτουργίες επεξεργασίας του. Τώρα ας δούμε παρακάτω.

1. Αλλαγή επιλογών παρακολούθησης

Αρχικά, ανοίξτε το Microsoft Word και επιλέξτε την καρτέλα Έλεγχος στο επάνω μέρος του εγγράφου. Στη συνέχεια, βρείτε το εικονίδιο με το μικρό βέλος στη στήλη Παρακολούθηση. Κάντε κλικ σε αυτό και θα δείτε το παράθυρο των επιλογών παρακολούθησης αλλαγών.

1) Εμφάνιση: Επιλέξτε τους τύπους σήμανσης που θα εμφανίζονται στα έγγραφά σας, όπως Σχόλια, Μελάνι, Εισαγωγές και Διαγραφές.

2) Εμφάνιση μπαλονιών σε προβολή All Markup: Επιλέξτε τον τρόπο εμφάνισης αναθεωρήσεων στο έγγραφο. Μπορείτε να εμφανίσετε αναθεωρήσεις ως μπαλόνια στο περιθώριο του εγγράφου ή να τις εμφανίσετε απευθείας μέσα στο ίδιο το έγγραφο.

3) Ανασκόπηση παραθύρου: Επιλέξτε τον τρόπο εμφάνισης αναθεωρήσεων στο έγγραφο. Μπορείτε να εμφανίσετε αναθεωρήσεις ως μπαλόνια στο περιθώριο του εγγράφου ή να τις εμφανίσετε απευθείας μέσα στο ίδιο το έγγραφο.

4) Μπορείτε να ορίσετε τις επιλογές ανάλογα με τις ανάγκες σας κάνοντας κλικ στο Advanced Track Changes Options . Ή αλλάξτε το όνομά σας κάνοντας κλικ στην επιλογή Αλλαγή ονόματος χρήστη .

2. Οθόνη για αναθεώρηση

Για να ελέγξετε τις αλλαγές στο έγγραφό σας, μεταβείτε στην ενότητα Έλεγχος > Εμφάνιση για έλεγχο .

1) Απλή σήμανση: Εμφάνιση του τροποποιημένου κειμένου, αλλά όταν διαγράφετε, εισάγετε και μορφοποιείτε το περιεχόμενο ενός εγγράφου, θα βρείτε μια κόκκινη κάθετη γραμμή στα αριστερά. Εάν κάνετε κλικ σε αυτό, το Simple Markup θα αλλάξει σε All Markup. Και όταν προσθέτετε ένα σχόλιο, ένα σημάδι σχολίου θα εμφανίζεται στα δεξιά.

2) Όλη σήμανση: Εμφάνιση όλης της σήμανσης.

3) Χωρίς σήμανση: Εμφάνιση του τροποποιημένου κειμένου χωρίς ενδείξεις.

4) Πρωτότυπο: Εμφάνιση του αρχικού κειμένου που δεν έχει τροποποιηθεί.

Μέρος 3 - Πώς να ενεργοποιήσετε / απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών;

1) Ενεργοποίηση: Μεταβείτε στην κριτική και κάντε κλικ στο εικονίδιο Παρακολούθηση αλλαγών . Ή επιλέξτε Παρακολούθηση αλλαγών από την αναπτυσσόμενη λίστα. Μόλις ενεργοποιηθεί η παρακολούθηση αλλαγών, μπορείτε να ξεκινήσετε την επεξεργασία του εγγράφου.

2) Απενεργοποίηση: Αφού επεξεργαστείτε το έγγραφό σας, επιστρέψτε για να κάνετε κλικ ξανά στην παρακολούθηση αλλαγών . Όταν είναι απενεργοποιημένο, το Word σταματά να επισημαίνει αλλαγές.

Μέρος 4 - Πώς να χρησιμοποιήσετε τις αλλαγές παρακολούθησης;

Η ενεργοποίηση των αλλαγών παρακολούθησης σάς διευκολύνει να εντοπίσετε τις αλλαγές που κάνατε. Εάν κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή στο έγγραφο, όπως διαγραφές, εισαγωγές και μορφοποίηση, θα καταγραφούν. Πρώτον, βεβαιωθείτε ότι αλλάζετε το Simple Markup σε All Markup, ώστε να είναι ορατές όλες οι αλλαγές που κάνατε.

1) Διαγραφές: Εάν διαπιστώσετε ότι κάποια περιεχόμενα είναι άχρηστα, απλώς διαγράψτε τα. Πρώτα ενεργοποιήστε την παρακολούθηση αλλαγών, επιλέξτε τα περιεχόμενα και μετά διαγράψτε τα. Θα δείτε ότι οι διαγραφές επισημαίνονται με διακριτή διαγραφή.

2) Εισαγωγές: Εάν διαπιστώσετε ότι λείπουν ορισμένα περιεχόμενα, προσθέστε τα στο έγγραφο αφού ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών. Θα δείτε ότι οι εισαγωγές επισημαίνονται με υπογράμμιση.

3) Μορφοποίηση: Όταν μορφοποιείτε το κείμενο, ο τύπος μορφοποίησης θα σημειώνεται στο δεξί περιθώριο του εγγράφου. Και μπορείτε επίσης να δείτε τον συγγραφέα που μορφοποίησε το κείμενο.

4) Σχόλια: Επιλέξτε το μέρος όπου θέλετε να αφήσετε ένα σχόλιο. Μεταβείτε στην κριτική και κάντε κλικ στο Νέο σχόλιο . Μπορείτε να δείτε τον συντάκτη που άφησε ένα σχόλιο, ημερομηνία και περιεχόμενο σχολίου στο δεξί περιθώριο του εγγράφου.

Μέρος 5 - Πώς να απορρίψετε ή να αποδεχτείτε αλλαγές παρακολούθησης κατά τον έλεγχο;

Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία του εγγράφου σας και πρέπει να ελέγξετε τις αλλαγές που κάνατε ή όταν λάβετε ένα επεξεργασμένο έγγραφο και πρέπει να ελέγξετε τις αλλαγές που έγιναν από άλλους, μπορείτε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε κάθε αλλαγή. Εάν συμφωνείτε με τις αλλαγές, αποδεχτείτε τις. Εάν θέλετε να διατηρήσετε το αρχικό περιεχόμενο, απορρίψτε το και οι αλλαγές θα καταργηθούν. Τώρα ας δούμε τους παρακάτω τρόπους αποδοχής ή απόρριψης αλλαγών παρακολούθησης.

1) Για να αποδεχτείτε αμέσως ή να απορρίψετε την αλλαγή, μπορείτε να μεταβείτε στην ενότητα Έλεγχος , να επιλέξετε το επεξεργασμένο περιεχόμενο και να κάνετε κλικ στην επιλογή Αποδοχή ή απόρριψη στη στήλη Αλλαγές. Εναλλακτικά, βρείτε το αλλαγμένο περιεχόμενο, επιλέξτε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε την αλλαγή από μια αναπτυσσόμενη λίστα αφού κάνετε δεξί κλικ.

2) Στο κάτω μέρος του εικονιδίου Αποδοχή ή απόρριψη, μπορείτε να δείτε ένα μικρό κάτω βέλος. Κάντε κλικ σε αυτό και μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως αυτά: Αποδοχή / Απόρριψη και Μετακίνηση στο Επόμενο, Αποδοχή / Απόρριψη αυτής της αλλαγής, Αποδοχή / Απόρριψη όλων των αλλαγών και ούτω καθεξής.

3) Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο για μετάβαση από τη μία αλλαγή στην επόμενη.

Μέρος 6 - Πώς να κλειδώσετε την παρακολούθηση αλλαγών;

Αν θέλετε να αποτρέψετε άλλους συγγραφείς να απενεργοποιήσουν το Track Changes, κλειδώστε το. Μεταβείτε στην κριτική και κάντε κλικ στο μικρό κουμπί κάτω βέλους κάτω από το εικονίδιο παρακολούθησης αλλαγών. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κλείδωμα παρακολούθησης και εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης.

συμπέρασμα

Παρακολούθηση αλλαγών σε ένα έγγραφο, όπως προτάσεις που μπορείτε να ελέγξετε. Αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, πιστεύω ότι έχετε μια σαφή κατανόηση του Track Change in Word 2016. Ας ελπίσουμε ότι αυτό το εύχρηστο εργαλείο θα σας βοηθήσει στη διαδικασία επεξεργασίας ή ελέγχου των αλλαγών. Εάν έχετε μάθει περισσότερα σχετικά με την παρακολούθηση αλλαγών, αφήστε μας ένα μήνυμα .