10 συμβουλές για εργασία με το Excel σαν επαγγελματίας

Το Microsoft Excel είναι ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που έχει συνταχθεί από τη Microsoft για υπολογιστές που χρησιμοποιούν τα λειτουργικά συστήματα Windows και Apple Macintosh. Το Excel είναι το πιο δημοφιλές λογισμικό επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού υπολογιστή λόγω της Διαισθητικής διεπαφής, των εξαιρετικών λειτουργιών υπολογισμού και των εργαλείων χαρτογράφησης.

Στην καθημερινή μας εργασία, πρέπει να αποκτήσουμε πολλές δεξιότητες αντιστοίχισης θέσεων εργασίας, αλλά ακόμη και η πιο βασική εργασία απαιτεί κάποια γνώση του Microsoft Excel για να κάνει την εργασία σας πιο αποτελεσματική. Μόλις μάθετε τα βασικά του Microsoft Excel, θα είναι εύκολο να δημιουργήσετε απλά γραφήματα και να οργανώσετε τα δεδομένα σας. Με τις συμβουλές και τα κόλπα μας, μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με το Excel σαν επαγγελματίας.

1. Εμφάνιση τύπων υπολογιστικών φύλλων Excel

Όταν ανοίγετε ένα υπολογιστικό φύλλο που έχει δημιουργηθεί από κάποιον άλλο και πρέπει να ελέγξετε ξανά τα δεδομένα, πρέπει να ελέγξετε τον τύπο υπολογιστικού φύλλου. Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στα κελιά ένα προς ένα για να δείτε τον τύπο που χρησιμοποιείται. Αλλά αυτή η μέθοδος είναι πολύ άβολη. Τώρα, θα σας διδάξουμε μια πιο γρήγορη συμβουλή.

Ανοίξτε το φύλλο εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "FORMULAS" που βρίσκεται στην επάνω κορδέλα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση τύπων". Για να δείτε όλους τους τύπους υπολογιστικών φύλλων ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "CTRL +" στο πληκτρολόγιό σας. Αυτό θα σας δώσει μια εικόνα όλων των τύπων που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας.

2. Χρησιμοποιήστε το VLOOKUP

Η συνάρτηση "VLOOKUP" είναι μια λειτουργία κάθετης αναζήτησης στο Excel. Χρησιμοποιείται ευρέως στην εργασία. Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έλεγχο δεδομένων και γρήγορη εισαγωγή δεδομένων μεταξύ πολλών πινάκων. Η συνάρτηση VLOOKUP είναι η αναζήτηση ανά στήλη και, τέλος, επιστρέφει την τιμή που αντιστοιχεί στην ακολουθία ερωτημάτων που απαιτείται από τη στήλη.

Όταν πρέπει να βρείτε πράγματα σε έναν πίνακα ή μια σειρά ανά σειρά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP. Για παράδειγμα, αναζητήστε την τιμή ενός ανταλλακτικού αυτοκινήτου με τον αριθμό εξαρτήματος ή βρείτε ένα όνομα υπαλλήλου βάσει του αναγνωριστικού του υπαλλήλου.

Βήμα 1. Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να υπολογιστεί ο τύπος VLOOKUP. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "FORMULAS"> "Αναζήτηση & αναφορά"> "VLOOKUP" για να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο VLOOKUP.

Βήμα 2. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα άλλο φύλλο VLOOKUP όπου θα καθορίσετε το κελί. Σε αυτήν την περίπτωση, η τιμή αναζήτησης είναι H2, όπου θέλουμε να βάλουμε πρώτα το προϊόν ή το όνομα του τουρνουά. Μόλις ρυθμίσουμε σωστά το VLOOKUP, το Excel θα επιστρέψει τη συνολική τιμή βαθμολογίας του τουρνουά στο κελί H3 όταν πληκτρολογούμε το όνομα του τουρνουά στο κελί H2. Δεύτερον, καθορίστε τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιεί το VLOOKUP για την αναζήτησή του στο πλαίσιο "Table_array". Τρίτον, στο πλαίσιο "Col_index_num", πρέπει να συμπληρώσουμε τον αριθμό στήλης που χρησιμοποιείται για την εύρεση των σχετικών δεδομένων. Τέλος, πρέπει να εισαγάγουμε "FALSE" ή "TRUE" στο πλαίσιο "Range_lookup" για να προσδιορίσουμε εάν απαιτείται ακριβής αντιστοίχιση. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στο κάτω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου.

Βήμα 3. Τέλος, εισαγάγετε την τιμή των δεδομένων που θέλετε να αναζητήσετε στο κελί.

3. Πάγωμα γραμμών και στηλών

Στο Excel, όταν ένας πίνακας έχει μεγάλο αριθμό εγγραφών, όπως μερικές εκατοντάδες σειρές, χρησιμοποιείται συχνά για να παγώσει τις σειρές και τις στήλες για να διευκολύνει τη μετακίνηση του υπολογιστικού φύλλου. Στη συνέχεια, θα σας πούμε πώς να παγώσετε γρήγορα γραμμές και στήλες στο Excel.

Κάντε κλικ στο "ΠΡΟΒΟΛΗ"> "Πάγωμα των παραθύρων" για να παγώσετε τις σειρές και τις στήλες. Υπάρχουν 3 είδη τρόπων παγώματος. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί όπως χρειάζεστε.

4. Συνδυάστε δεδομένα από διαφορετικά κελιά

Ξέρετε πώς να βάλετε διαφορετικά δεδομένα σε διαφορετικές στήλες ή σειρές και να τα βάλετε σε ένα κελί; Η χρήση αυτής της συμβουλής θα κάνει τον χρόνο σας χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα λίγο πιο εύκολο. Υπάρχουν πολλές μέθοδοι για να συνδυάσετε δεδομένα από διαφορετικά κελιά, αλλά εδώ θα σας παρουσιάσουμε τον ευκολότερο τρόπο για εσάς.

Αρχικά, πληκτρολογήστε "=" και επιλέξτε το πρώτο κελί που θέλετε να συνδυάσετε. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "&" και χρησιμοποιήστε εισαγωγικά με κλειστό χώρο. Επιτέλους, επιλέξτε το επόμενο κελί που θέλετε να συνδυάσετε και πατήστε enter. Στη συνέχεια, θα δείτε ότι τα δεδομένα σας συνδυάζονται επιτυχώς.

5. Αντιγράψτε τύπους ή δεδομένα μεταξύ φύλλων εργασίας

Όταν επεξεργαζόμαστε δεδομένα στο Excel, χρησιμοποιούμε συχνά τα ίδια δεδομένα ή τον τύπο σε περισσότερα από ένα κελιά. Για να βελτιώσουμε την αποδοτικότητα της εργασίας, χρησιμοποιούμε συχνά τη μέθοδο αντιγραφής δεδομένων ή τύπου για να λάβουμε τα αποτελέσματα του υπολογισμού. Στη συνέχεια, θα σας δείξουμε έναν τρόπο αντιγραφής δεδομένων ή τύπων στο Excel.

Αρχικά, πρέπει να κρατήσετε πατημένο το κουμπί "Ctrl" και να κάνετε κλικ στην καρτέλα του φύλλου εργασίας στο οποίο θέλετε να αντιγράψετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ ή πλοηγηθείτε στο κελί με τον τύπο ή τα δεδομένα που θέλετε. Πατήστε "F2" για να ενεργοποιήσετε το κελί. Τέλος, πατήστε το κουμπί "Enter" για να αντιγράψετε επιτυχώς τα δεδομένα ή τους τύπους.

6. Επιλέξτε γρήγορα τα περιεχόμενα ενός ολόκληρου υπολογιστικού φύλλου

Πολλοί άνθρωποι θα ρωτήσουν εάν υπάρχει κάποιος γρήγορος τρόπος για να επιλέξετε απευθείας χιλιάδες εγγραφές στο Excel. Πολλά άτομα θα χρησιμοποιήσουν το ποντίκι για μεταφορά και επιλογή ολόκληρου του υπολογιστικού φύλλου. Αλλά όταν έχουμε πολλά δεδομένα πίνακα, θα σπαταλήσουμε πολύ χρόνο και μπορεί να ξεκινήσουμε από το μηδέν εάν δεν είμαστε προσεκτικοί. Πρέπει λοιπόν να αποκτήσουμε τις δεξιότητες γρήγορης επιλογής.

Είναι πολύ εύκολο να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συμβουλή. Πρώτα, κάντε κλικ στην αρχική γραμμή του υπολογιστικού φύλλου σας. Στη συνέχεια, πατήστε F8 για να ενεργοποιήσετε την επέκταση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τελικό κελί στο υπολογιστικό φύλλο σας. Τέλος, πατήστε ξανά το F8 για ακύρωση. Θα δείτε ότι ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο επιλέγεται γρήγορα.

7. Δεδομένα αυτόματης συμπλήρωσης

Όταν ορισμένοι αρχάριοι χρησιμοποιούν το Excel, δεν γνωρίζουν τη λειτουργία "Αυτόματη συμπλήρωση" του Excel. Πολλοί αρχάριοι θα εισάγουν χειροκίνητα ένα προς ένα, αλλά η χρήση αυτής της μεθόδου μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρα. Στη συνέχεια, σας διδάσκουμε πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Αυτόματη συμπλήρωση" για να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις στο Excel.

Αρχικά, εισαγάγετε μια σειρά αντιγράφων στο υπολογιστικό φύλλο, όπως ημερομηνίες. Μετακινήστε τον κέρσορα στο κάτω δεξί μέρος του τελευταίου κελιού πάνω από το τετράγωνο που εμφανίζεται σε κάθε στήλη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετε τη στήλη προς τα κάτω. Τότε το Excel θα είναι έξυπνο να μαντέψει ποιες πληροφορίες θέλετε να συμπληρώσετε αυτόματα.

8. Δημιουργήστε έναν όμορφο πίνακα σε δευτερόλεπτα

Πολλοί άνθρωποι απλά γνωρίζουν πώς να πληκτρολογήσουν τα δεδομένα στο κελί, αλλά πώς να δημιουργήσουν έναν όμορφο πίνακα σε δευτερόλεπτα σαν επαγγελματίας; Μην ανησυχείτε, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε όμορφα τραπέζια σε δευτερόλεπτα.

Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να δημιουργήσετε στον πίνακα. Κάντε κλικ στο "INSERT"> "Table"> "OK" για να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο του πίνακα στην επάνω δεξιά γωνία για να αλλάξετε το χρώμα και να χρησιμοποιήσετε τα πλαίσια ελέγχου στην καρτέλα "Σχεδιασμός" για να αλλάξετε τη διάταξη.

9. Βρείτε το συγκεκριμένο κελί

Στην καθημερινή μας εργασία, το φύλλο εργασίας του Excel περιέχει συνήθως πολλά δεδομένα. Είναι δύσκολο να παρακολουθείτε τα πάντα. Αυτή τη φορά μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία "Μετάβαση σε" στο Excel για να βρούμε το συγκεκριμένο κελί.

Επιλέξτε το εύρος των δεδομένων που θέλετε να βρείτε. Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο "Εύρεση & Επιλογή"> "Μετάβαση σε". Επιλέξτε τα αντίστοιχα κουμπιά και μετά κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

10. Χρησιμοποιήστε το σχήμα ζωγράφου

Το "Format Painter" είναι ένα εργαλείο στο Excel. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη μορφή ζωγράφου για να εφαρμόσουμε γρήγορα τη μορφοποίηση του καθορισμένου κειμένου σε άλλο κείμενο. Αυτή η λειτουργία μειώνει σημαντικά τον χρόνο στοιχειοθέτησης.

Επιλέξτε το κείμενο ή το γραφικό που έχει τη μορφοποίηση που θέλετε να αντιγράψετε πρώτα. Κάντε κλικ στο "Home"> "Format Painter" για να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πινέλο για να βάψετε μια επιλογή κειμένου ή γραφικών για να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση. Αυτό λειτουργεί μόνο μία φορά. Για να αλλάξετε τη μορφή πολλαπλών επιλογών στο έγγραφό σας, πρέπει πρώτα να κάνετε διπλό κλικ στο εργαλείο "Μορφοποίηση ζωγράφου".

συμπέρασμα

Με τις παραπάνω συμβουλές και κόλπα, πιστεύουμε ότι μπορείτε να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel με επιδεξιότητα. Αυτές οι συμβουλές δεν θα σας μετατρέψουν σε ένα επαγγελματικό Excel μια μέρα στην άλλη. Αλλά μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε το πρώτο βήμα για να γίνετε επαγγελματίας. Εάν έχετε περισσότερες συμβουλές και κόλπα στο Excel, επικοινωνήστε μαζί μας !