Làm thế nào để sử dụng theo dõi thay đổi trong Word?

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc nhiều người làm việc trên một tài liệu là điều rất phổ biến. Trong công việc của chúng tôi, chúng tôi sử dụng Theo dõi Thay đổi trong Word khi chỉnh sửa tài liệu với các đồng nghiệp của bạn.

Phần 1 - Tại sao nên sử dụng theo dõi thay đổi?

Theo dõi Thay đổi là một công cụ trong Microsoft Word cho phép người dùng thấy rõ những thay đổi đã được thực hiện và ai đã thực hiện chúng trong một tài liệu. Ngoài ra, khi bạn nhận được một tài liệu đã được người khác sửa đổi, bạn có quyền từ chối hoặc chấp nhận bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu đó. Công cụ này rất hữu ích trong cuộc sống văn phòng của chúng tôi vì nó cải thiện đáng kể hiệu quả công việc của chúng tôi.

Phần 2 - Chỉnh sửa chức năng theo dõi thay đổi

Trước khi tìm hiểu cách sử dụng Theo dõi thay đổi, tôi nghĩ bạn cần biết điều gì đó về các chức năng chỉnh sửa của nó. Bây giờ hãy xem bên dưới.

1. Thay đổi tùy chọn theo dõi

Đầu tiên, mở Microsoft Word và chọn tab Xem lại ở đầu tài liệu. Sau đó tìm biểu tượng mũi tên nhỏ trong cột Theo dõi. Nhấp vào nó và bạn sẽ thấy cửa sổ Tùy chọn thay đổi theo dõi.

1) Hiển thị: Chọn loại đánh dấu sẽ được hiển thị trong tài liệu của bạn, chẳng hạn như Nhận xét, Mực in, Chèn và Xóa.

2) Bong bóng trong chế độ xem Tất cả đánh dấu hiển thị: Chọn cách hiển thị bản sửa đổi cho tài liệu. Bạn có thể hiển thị các bản sửa đổi dưới dạng bóng bay trong lề của tài liệu hoặc hiển thị chúng trực tiếp trong chính tài liệu đó.

3) Xem lại ngăn: Chọn cách hiển thị bản sửa đổi cho tài liệu. Bạn có thể hiển thị các bản sửa đổi dưới dạng bóng bay trong lề của tài liệu hoặc hiển thị chúng trực tiếp trong chính tài liệu đó.

4) Bạn có thể đặt các tùy chọn theo nhu cầu của mình bằng cách nhấp vào Tùy chọn thay đổi theo dõi nâng cao . Hoặc thay đổi tên của bạn bằng cách nhấp vào Thay đổi tên người dùng .

2. Hiển thị để đánh giá

Để xem lại các thay đổi trong tài liệu của bạn, hãy đi tới Đánh giá > Hiển thị để đánh giá .

1) Đánh dấu đơn giản: Hiển thị văn bản đã sửa đổi, nhưng khi bạn xóa, chèn và định dạng nội dung của tài liệu, bạn sẽ tìm thấy một thanh dọc màu đỏ ở bên trái. Nếu bạn nhấp vào nó, Đánh dấu đơn giản sẽ thay đổi thành Tất cả đánh dấu. Và khi bạn thêm một bình luận, một dấu bình luận sẽ xuất hiện ở bên phải.

2) Tất cả đánh dấu: Hiển thị tất cả đánh dấu.

3) Không đánh dấu: Hiển thị văn bản sửa đổi mà không có bất kỳ dấu hiệu nào.

4) Bản gốc: Hiển thị văn bản gốc chưa bị thay đổi.

Phần 3 - Cách bật / tắt theo dõi thay đổi?

1) Bật: Chuyển đến Đánh giá và nhấp vào biểu tượng Theo dõi Thay đổi . Hoặc chọn Theo dõi Thay đổi từ danh sách thả xuống. Khi Track Change được bật, bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu.

2) Tắt: Sau khi chỉnh sửa tài liệu của bạn, quay lại nhấp vào Theo dõi Thay đổi một lần nữa. Khi nó bị tắt, Word dừng đánh dấu các thay đổi.

Phần 4 - Làm thế nào để sử dụng theo dõi thay đổi?

Bật theo dõi thay đổi giúp bạn dễ dàng phát hiện ra những thay đổi bạn đã thực hiện. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu, chẳng hạn như xóa, chèn và định dạng, chúng sẽ được ghi lại. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn thay đổi Đánh dấu đơn giản thành Tất cả đánh dấu để có thể nhìn thấy tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện.

1) Xóa: Nếu bạn thấy một số nội dung là vô ích, chỉ cần xóa chúng. Đầu tiên bật Theo dõi thay đổi, chọn nội dung và sau đó xóa chúng. Bạn sẽ thấy việc xóa được đánh dấu bằng một gạch ngang.

2) Chèn thêm: Nếu bạn thấy một số nội dung bị bỏ lỡ, hãy thêm chúng vào tài liệu sau khi bật Thay đổi theo dõi. Bạn sẽ thấy phần chèn thêm được đánh dấu bằng một gạch chân.

3) Định dạng: Khi bạn định dạng văn bản, loại định dạng sẽ được ghi chú ở lề phải của tài liệu. Và bạn cũng có thể thấy tác giả đã định dạng văn bản.

4) Nhận xét: Chọn địa điểm mà bạn muốn để lại nhận xét. Đi đến Đánh giá và nhấp vào Nhận xét mới . Bạn có thể thấy tác giả đã để lại một bình luận, ngày tháng và nội dung bình luận ở lề phải của tài liệu.

Phần 5 - Cách từ chối hoặc chấp nhận thay đổi theo dõi khi xem xét?

Khi bạn chỉnh sửa xong tài liệu của mình và bạn cần xem lại những thay đổi bạn đã thực hiện hoặc khi bạn nhận được một tài liệu đã chỉnh sửa và bạn cần kiểm tra những thay đổi do người khác thực hiện, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối mọi thay đổi. Nếu bạn đồng ý với những thay đổi, hãy chấp nhận chúng. Nếu bạn muốn giữ nội dung gốc, hãy từ chối chúng và những thay đổi sẽ bị xóa. Bây giờ hãy cho chúng tôi xem các cách bên dưới để chấp nhận hoặc từ chối Theo dõi Thay đổi.

1) Để ngay lập tức chấp nhận hoặc từ chối thay đổi, bạn có thể vào Xem lại , chọn nội dung đã chỉnh sửa và nhấp vào Chấp nhận hoặc Từ chối trong cột Thay đổi. Hoặc tìm nội dung thay đổi, chọn chấp nhận hoặc từ chối thay đổi từ danh sách thả xuống sau khi nhấp chuột phải.

2) Ở dưới cùng của biểu tượng Chấp nhận hoặc Từ chối, bạn có thể thấy một mũi tên xuống nhỏ. Nhấp vào nó và bạn có thể thực hiện những việc như sau: Chấp nhận / Từ chối và Chuyển sang Tiếp theo, Chấp nhận / Từ chối Thay đổi này, Chấp nhận / Từ chối tất cả các Thay đổi , v.v.

3) Bạn cũng có thể sử dụng các nút Trước đó và Tiếp theo để chuyển từ thay đổi này sang thay đổi tiếp theo.

Phần 6 - Làm thế nào để khóa theo dõi thay đổi?

Nếu bạn muốn ngăn các tác giả khác tắt Theo dõi Thay đổi, hãy khóa nó. Đi đến Đánh giá và nhấp vào nút mũi tên xuống nhỏ dưới biểu tượng Theo dõi Thay đổi. Sau đó bấm Khóa theo dõi và nhập mật khẩu của bạn.

Phần kết luận

Theo dõi các thay đổi trong tài liệu như đề xuất mà bạn có thể xem xét. Sau khi đọc bài viết này, tôi nghĩ bạn đã hiểu rõ về Track Change trong Word 2016. Hy vọng, công cụ tiện dụng này sẽ giúp bạn trong quá trình chỉnh sửa hoặc xem xét các thay đổi. Nếu bạn đã tìm hiểu thêm về Theo dõi Thay đổi, vui lòng để lại cho chúng tôi một tin nhắn .