10 mẹo để làm việc với Excel như một chuyên gia

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính được viết bởi Microsoft cho các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows và Apple Macintosh. Excel là phần mềm xử lý dữ liệu máy tính cá nhân phổ biến nhất vì giao diện Trực quan, chức năng tính toán tuyệt vời và các công cụ biểu đồ.

Trong công việc hàng ngày, chúng tôi cần thành thạo nhiều kỹ năng phù hợp với công việc, nhưng ngay cả công việc cơ bản nhất cũng cần một số kiến thức về Microsoft Excel để giúp công việc của bạn hiệu quả hơn. Khi bạn tìm hiểu các kiến thức cơ bản về Microsoft Excel, bạn sẽ dễ dàng tạo các biểu đồ đơn giản và sắp xếp dữ liệu của mình. Với các mẹo và thủ thuật của chúng tôi, bạn có thể làm việc với Excel một cách chuyên nghiệp một cách dễ dàng.

1. Hiển thị công thức bảng tính Excel

Khi bạn mở một bảng tính được tạo bởi người khác và cần kiểm tra lại dữ liệu, bạn cần kiểm tra công thức bảng tính. Bạn có thể bấm đúp vào từng ô một để xem công thức đã sử dụng. Nhưng phương pháp này rất bất tiện. Bây giờ, chúng tôi sẽ dạy cho bạn một mẹo nhanh hơn.

Mở bảng tính Excel của bạn sau đó nhấp vào nút "FORMULAS" có thể được tìm thấy ở dải băng phía trên. Sau đó nhấp vào nút "Hiển thị công thức". Để xem tất cả các công thức bảng tính hoặc bạn có thể sử dụng "CTRL +" trên bàn phím. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn của tất cả các công thức được sử dụng trong sổ làm việc.

2. Sử dụng VLOOKUP

Hàm "VLOOKUP" là chức năng tra cứu dọc trong Excel. Nó được sử dụng rộng rãi trong công việc. Ví dụ, nó có thể được sử dụng để kiểm tra dữ liệu và nhanh chóng nhập dữ liệu giữa nhiều bảng. Hàm VLOOKUP là tìm kiếm theo cột và cuối cùng trả về giá trị tương ứng với chuỗi truy vấn theo yêu cầu của cột.

Khi bạn cần tìm những thứ trong một bảng hoặc một phạm vi theo hàng, bạn có thể sử dụng chức năng VLOOKUP. Ví dụ: tra cứu giá của một bộ phận ô tô theo số bộ phận hoặc tìm tên nhân viên dựa trên ID nhân viên của họ.

Bước 1. Nhấp vào ô nơi bạn muốn tính toán công thức VLOOKUP. Sau đó nhấp vào "FORMULAS"> "Tra cứu & Tham khảo"> "VLOOKUP" để sử dụng công cụ VLOOKUP.

Bước 2. Sau đó, nó sẽ bật lên một bảng VLOOKUP khác, nơi bạn sẽ chỉ định ô. Trong trường hợp này, giá trị tra cứu của chúng tôi là H2, đó là nơi chúng tôi muốn đặt sản phẩm của mình hoặc tên của giải đấu trước tiên. Khi chúng tôi đã thiết lập VLOOKUP đúng cách, Excel sẽ trả về Tổng giá trị xếp hạng của giải đấu trong ô H3 khi chúng tôi nhập tên giải đấu vào ô H2. Thứ hai, chỉ định dữ liệu bạn muốn VLOOKUP sử dụng cho tìm kiếm của nó trong hộp "Table_array". Thứ ba, trong hộp "Col_index_num", chúng ta cần điền số cột được sử dụng để tìm dữ liệu liên quan. Cuối cùng, chúng ta cần nhập "FALSE" hoặc "TRUE" trong hộp "Range_lookup" để chỉ định xem có cần phải khớp chính xác hay không. Khi bạn hoàn thành, nhấp vào nút "OK" ở dưới cùng của cửa sổ bật lên.

Bước 3. Cuối cùng, nhập giá trị của dữ liệu bạn muốn tìm kiếm trong ô.

3. Hàng và cột đóng băng

Trong Excel, khi một bảng có số lượng bản ghi lớn, chẳng hạn như vài trăm hàng, nó thường được sử dụng để đóng băng các hàng và cột để giúp di chuyển bảng tính dễ dàng hơn. Tiếp theo, chúng tôi sẽ cho bạn biết cách đóng băng các hàng và cột trong Excel một cách nhanh chóng.

Nhấp vào "XEM"> "Freeze Panes" để đóng băng các hàng và cột. Có 3 cách để đóng băng. Bạn có thể nhấp vào nút tương ứng khi bạn cần.

4. Kết hợp dữ liệu từ các tế bào khác nhau

Bạn có biết cách đặt dữ liệu khác nhau vào các cột hoặc hàng khác nhau và đặt chúng vào một ô không? Sử dụng mẹo này sẽ làm cho thời gian của bạn sử dụng chương trình dễ dàng hơn một chút. Có nhiều phương pháp để bạn kết hợp dữ liệu từ các ô khác nhau, nhưng ở đây chúng tôi sẽ giới thiệu cách dễ nhất cho bạn.

Đầu tiên, nhập "=" và chọn ô đầu tiên bạn muốn kết hợp. Sau đó nhập "&" và sử dụng dấu ngoặc kép với khoảng trắng được bao quanh. Cuối cùng, chọn ô tiếp theo bạn muốn kết hợp và nhấn enter. Sau đó, bạn sẽ thấy dữ liệu của bạn được kết hợp thành công.

5. Sao chép Công thức hoặc Dữ liệu giữa các Bảng tính

Khi chúng tôi chỉnh sửa dữ liệu trong Excel, chúng tôi thường sử dụng cùng một dữ liệu hoặc công thức trong nhiều ô. Để cải thiện hiệu quả công việc, chúng tôi thường sử dụng phương pháp sao chép dữ liệu hoặc công thức để thu được kết quả tính toán. Tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một cách để sao chép dữ liệu hoặc công thức trong Excel.

Trước tiên, bạn nên giữ nút "Ctrl" và nhấp vào tab của bảng tính bạn muốn sao chép vào. Sau đó bấm hoặc điều hướng đến ô có công thức hoặc dữ liệu bạn muốn. Nhấn "F2" để kích hoạt ô. Cuối cùng, nhấn nút "Enter" để sao chép dữ liệu hoặc công thức thành công.

6. Chọn nhanh Nội dung của Bảng tính Toàn bộ

Nhiều người sẽ hỏi liệu có cách nào nhanh chóng để chọn trực tiếp hàng ngàn bản ghi trong Excel không. Nhiều người sẽ sử dụng chuột để kéo và chọn toàn bộ bảng tính. Nhưng khi chúng ta có nhiều dữ liệu bảng, chúng ta sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và chúng ta có thể bắt đầu lại từ đầu nếu không cẩn thận. Vì vậy, chúng ta cần nắm vững các kỹ năng lựa chọn nhanh.

Rất dễ sử dụng mẹo này, Đầu tiên, nhấp vào hàng bắt đầu của bảng tính của bạn. Sau đó nhấn F8 để kích hoạt mở rộng. Sau đó bấm vào ô cuối cùng trong bảng tính của bạn. Cuối cùng, nhấn F8 một lần nữa để hủy bỏ. Bạn sẽ thấy toàn bộ bảng tính của bạn được chọn một cách nhanh chóng.

7. Tự động điền dữ liệu

Khi một số người mới sử dụng excel, họ không biết chức năng "Tự động điền" của Excel. Nhiều người mới sẽ tự nhập từng cái một, nhưng sử dụng phương pháp này có thể rất tốn thời gian. Sau đó, chúng tôi hướng dẫn bạn cách sử dụng chức năng "Tự động điền" để tự động hóa các mục lặp đi lặp lại trong Excel.

Đầu tiên, nhập một loạt các bản sao trong bảng tính, chẳng hạn như ngày. Di chuyển con trỏ đến phần dưới bên phải của ô cuối cùng phía trên hình vuông bật lên trong mỗi cột sau đó nhấp và kéo cột xuống. Sau đó, Excel sẽ thông minh trong việc đoán thông tin bạn muốn tự động điền.

8. Tạo một bảng đẹp trong vài giây

Nhiều người chỉ biết cách nhập dữ liệu vào ô, nhưng làm thế nào để tạo một bảng đẹp trong vài giây như dân chuyên nghiệp? Đừng lo lắng, bạn có thể làm theo các bước sau để tạo các bảng đẹp trong vài giây.

Chọn dữ liệu bạn muốn thực hiện trong bảng. Nhấp vào "CHERTN"> "Bảng"> "OK" để tạo bảng mới. Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng bảng ở góc trên bên phải để thay đổi màu sắc và sử dụng các hộp kiểm bên dưới tab "Thiết kế" để thay đổi bố cục.

9. Tìm ô cụ thể

Trong công việc hàng ngày, bảng tính Excel của chúng tôi thường chứa rất nhiều dữ liệu. Rất khó để theo dõi mọi thứ. Lần này chúng ta có thể sử dụng chức năng "Chuyển đến" trong Excel để tìm ô cụ thể.

Chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn tìm. Trên tab "Trang chủ", nhấp vào "Tìm & chọn"> "Chuyển đến". Chọn các nút tương ứng và sau đó nhấp vào nút "OK".

10. Sử dụng Trình vẽ định dạng

"Định dạng họa sĩ" là một công cụ trong Excel. Chúng ta có thể sử dụng họa sĩ định dạng để nhanh chóng áp dụng định dạng của văn bản đã chỉ định cho văn bản khác. Chức năng này giúp giảm đáng kể thời gian sắp chữ.

Chọn văn bản hoặc đồ họa có định dạng mà bạn muốn sao chép trước. Nhấp vào "Trang chủ"> "Định dạng họa sĩ" để sử dụng công cụ. Sau đó sử dụng cọ để tô lên một lựa chọn văn bản hoặc đồ họa để áp dụng định dạng. Điều này chỉ hoạt động một lần. Để thay đổi định dạng của nhiều lựa chọn trong tài liệu của bạn, trước tiên bạn phải nhấp đúp vào công cụ "Định dạng họa sĩ".

Phần kết luận

Với các mẹo và thủ thuật trên, chúng tôi tin rằng bạn có thể học cách sử dụng Excel một cách khéo léo. Những mẹo này sẽ không biến bạn thành một Excel pro qua đêm. Nhưng họ có thể giúp bạn thực hiện bước đầu tiên để trở thành một chuyên gia. Nếu bạn có thêm mẹo và thủ thuật Excel, vui lòng liên hệ với chúng tôi !