15 mẹo để trở thành bậc thầy của Microsoft Word

Microsoft Word là một ứng dụng xử lý Word của Tập đoàn Microsoft. Là cốt lõi của bộ Office , Microsoft Word cung cấp nhiều công cụ tạo tài liệu dễ sử dụng, cũng như một bộ tính năng phong phú để tạo các tài liệu phức tạp.

Microsoft Word là một ứng dụng hữu ích trong cuộc sống hàng ngày của chúng tôi. Đối với những người bình thường, tìm hiểu một số mẹo và thủ thuật của Microsoft Word có thể giải quyết rất nhiều vấn đề trong công việc. Vì vậy, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo để trở thành bậc thầy của Microsoft Word.

1. Thay đổi Phông chữ Mặc định trong Microsoft Word

Trong quá trình làm việc của chúng tôi, phông chữ mặc định cho hầu hết các tài liệu Word là Calibri. Phông chữ mặc định này thường không phù hợp với nhu cầu công việc. Mặc dù chúng tôi có thể thay đổi phông chữ bất cứ lúc nào, nhưng lần sau khi chúng tôi mở tài liệu, nó sẽ trở thành mặc định. Để làm việc thuận tiện hơn, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một mẹo về cách thay đổi phông chữ mặc định trong Microsoft Word.

Chuyển đến tab "Trang chủ", sau đó chọn Trình khởi chạy Hộp thoại Phông chữ hoặc bấm "Ctrl + D" để mở menu tùy chọn phông chữ nâng cao. Sau đó chọn phông chữ và kích thước bạn muốn sử dụng và nhấp vào nút "Đặt làm mặc định" ở phía dưới.

2. Chèn số trang

Trong công việc hàng ngày, cho dù đó là tài liệu chính thức hay tài liệu thông thường, để có trải nghiệm đọc tốt hơn, mọi người sẽ chèn số trang vào tài liệu. Ở đây sẽ cung cấp cho bạn mẹo để chèn số trang.

Chọn "Chèn"> "Số trang", sau đó chọn vị trí và kiểu bạn muốn. Đặt định dạng của số trang theo nhu cầu của bạn. Nếu bạn không muốn hiển thị số trang trên trang đầu tiên, vui lòng chọn "Trang đầu tiên khác nhau". Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt số trang ban đầu trong công cụ "Định dạng số trang".

3. Tự động tạo mục lục

Nếu có nhiều nội dung trong tài liệu Word, cần phải tạo một mục lục để thuận tiện cho việc xem. Tuy nhiên, nếu bạn nhập thủ công mục lục, sau khi thay đổi nội dung của văn bản sau, tất cả số trang của mục lục trước đó phải được nhập lại. Do đó, điều quan trọng là tìm hiểu cách tạo mục lục tự động với Microsoft Word.

Đầu tiên, mở tài liệu Word của bạn sau đó đặt con trỏ của bạn vào nơi bạn muốn thêm mục lục. Chuyển đến "Tài liệu tham khảo"> "Mục lục" và chọn kiểu tự động. Nếu bạn thay đổi tài liệu của mình ảnh hưởng đến mục lục, hãy cập nhật mục lục bằng cách nhấp chuột phải vào mục lục và chọn "Trường cập nhật".

4. Tìm và thay thế văn bản

Khi chúng tôi đang chỉnh sửa một tài liệu từ, đôi khi chúng tôi cần thay thế một văn bản hoặc số nhất định trong tài liệu bằng nội dung khác. Nhiều người sẽ tìm thấy từng từ một và sau đó thay đổi nó nhưng phương pháp này làm giảm đáng kể hiệu quả công việc của chúng tôi. Lần này chúng ta có thể sử dụng công cụ "Tìm và thay thế văn bản" để cải thiện hiệu quả công việc.

Đầu tiên, đi đến "Trang chủ"> "Thay thế" hoặc nhấn "Ctrl + H". Sau khi nhấp vào, hộp thoại "Tìm và thay thế" sẽ bật lên. Sau đó, bạn cần nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn định vị vào "Hộp tìm" và nhập văn bản mới của bạn vào "Hộp thay thế". Khi bạn hoàn thành, chọn nút "Thay thế" để thay thế từ. Nếu bạn muốn cập nhật tất cả các phiên bản cùng một lúc, chọn "Thay thế tất cả".

5. Tạo một mẫu sơ yếu lý lịch

Một sơ yếu lý lịch cá nhân tốt có thể giúp người tìm việc để có được một công việc tốt. Có nhiều loại sơ yếu lý lịch khác nhau trên Internet. Làm thế nào bạn có thể có được một mẫu sơ yếu lý lịch phù hợp? Microsoft Word có các mẫu sơ yếu lý lịch có sẵn cho người dùng. Tất cả bạn phải làm là tìm một cái bạn thích, nhấp vào nó và bắt đầu viết. Những mẫu sơ yếu lý lịch này có thể giúp bạn tạo một tài liệu sẽ gây ấn tượng với mọi nhà tuyển dụng.

Khởi chạy Microsoft Word trước. Chuyển đến "Tệp"> "Mới". Nhập "sơ yếu lý lịch" vào hộp tìm kiếm. Sau đó, bạn sẽ thấy rất nhiều mẫu sơ yếu lý lịch theo danh sách. Chọn một mẫu sơ yếu lý lịch mà bạn muốn sử dụng và bấm vào nút "Tạo" để mở mẫu sơ yếu lý lịch trong Microsoft Word. Cuối cùng, thay thế thông tin cá nhân của bạn trên mẫu sơ yếu lý lịch.

6. Tra cứu một từ nhanh chóng

Khi chúng ta đọc hoặc chỉnh sửa một tài liệu trong Word, chúng ta có thể không hiểu một số từ. Trong tình huống này, nhiều người sẽ mở một trình duyệt để tìm kiếm nghĩa của từ này. Với công cụ "Tra cứu thông minh", bạn có thể tìm kiếm từ trực tiếp trong Microsoft Word mà không làm gián đoạn công việc của bạn, điều này giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc của bạn. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng công cụ này, vui lòng sử dụng phiên bản Microsoft Word 2016.

Đánh dấu một từ, nhấp chuột phải vào từ đó và sau đó nhấp vào nút "Tra cứu thông minh". Sau đó, một cửa sổ nhỏ sẽ bật lên với thông tin về từ này. Bạn có thể thấy kết quả với điểm Bing cao nhất cùng với các định nghĩa, bài viết Wikipedia hoặc thông tin khác liên quan đến tìm kiếm của bạn.

7. Thay đổi màu trang

Màu trang liên quan đến màu hiển thị ở dưới cùng của tài liệu Word. Nó được sử dụng để làm phong phú hiệu ứng hiển thị trang của tài liệu Word và màu trang sẽ không được hiển thị khi in. Khi chúng tôi sử dụng Microsoft Word, nền trang mặc định có màu trắng. Vì vậy, một số người muốn thay đổi màu trang để bảo vệ thị lực của họ.

Đầu tiên, đi đến "Thiết kế"> "Màu trang". Sau đó chọn một màu từ một trong các phần được liệt kê. Bạn có thể chọn nhiều màu hơn hoặc tạo màu tùy chỉnh bằng cách nhấp vào nút "Nhiều màu khác". Nếu bạn muốn thêm một gradient, kết cấu, mẫu hoặc hình ảnh, vui lòng chọn nút "Fill Effects" và nhấp vào nút tương ứng khi bạn cần.

8. Tạo cài đặt tự động sửa lỗi của riêng bạn

Tự động sửa lỗi là một tính năng của Microsoft Word có thể tự động phát hiện và sửa lỗi chính tả, từ sai chính tả, lỗi ngữ pháp và trường hợp không chính xác. Khi bạn cần đánh vần các từ hoặc cụm từ dài bằng Microsoft Word, bạn có thể sử dụng cài đặt "Tự động sửa lỗi" để cải thiện hiệu quả công việc của mình.

Chuyển đến "Tệp"> "Tùy chọn"> "Chứng minh" và chọn "Tùy chọn tự động sửa lỗi". Thêm từ tùy chỉnh của riêng bạn vào hộp "Thay thế" và sau đó, nhập chính tả của từ vào hộp "Với".

9. Thêm một hình mờ

Thêm hình mờ là một cách dễ dàng để làm cho các trang trong tài liệu của bạn trông giống như văn phòng phẩm. Sử dụng logo của công ty bạn để thể hiện thương hiệu của bạn. Nó có thể truyền đạt thông tin hữu ích hoặc thêm sự quan tâm trực quan vào tài liệu được in mà không ảnh hưởng đến văn bản. Tuy nhiên, nhiều người không biết cách thêm hình mờ trong Microsoft Word. Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm hình mờ từng bước.

Chuyển đến "Thiết kế"> "Hình mờ". Trên menu thả xuống, nhấp vào bất kỳ hình mờ nào tích hợp để thêm nó vào tài liệu của bạn. Bạn cũng có thể tạo hình mờ tùy chỉnh từ văn bản hoặc hình ảnh bằng cách chọn "Hình chìm mờ tùy chỉnh" từ menu thả xuống "Hình chìm mờ".

10. Đánh dấu văn bản

Khi sử dụng Microsoft Word, đôi khi chúng ta cần làm nổi bật nội dung văn bản. Phương pháp phổ biến nhất là sử dụng màu sắc để làm nổi bật văn bản, vậy làm thế nào để làm nổi bật văn bản với các màu khác nhau?

Bạn nên chọn văn bản mà bạn muốn làm nổi bật đầu tiên. Trên tab "Trang chủ", chọn mũi tên bên cạnh biểu tượng "Màu tô sáng văn bản". Sau đó, bạn có thể chọn một màu mà bạn muốn làm nổi bật.

11. Chèn bảng

Khi sử dụng Microsoft Word để chỉnh sửa dữ liệu, cần phải chèn một bảng vào đó. Theo cách này, nó có thể thuyết phục hơn trong việc trình bày một số báo cáo dữ liệu. Trình bày dữ liệu cũng sẽ rõ ràng hơn nhưng làm thế nào để chèn một bảng trong Microsoft Word?

Nhấp vào "Chèn"> "Bảng", sau đó kéo số lượng ô, chiều cao và chiều rộng trong cửa sổ bật lên. Nếu bạn cần chèn thêm bảng, hãy nhấn "Chèn bảng". Nhập số lượng hàng và cột trong cửa sổ bật lên. Khi bạn hoàn thành, nhấp vào nút "OK".

12. Xóa tất cả định dạng

Đôi khi, có một số định dạng khác nhau trong một tài liệu từ hoặc khi chúng tôi sao chép một đoạn trên Internet, chúng tôi có thể thấy rằng định dạng không phù hợp với định dạng chúng tôi cần. Lần này chúng ta cần xóa tất cả các định dạng này, nhưng nếu bạn loại bỏ chúng từng cái một, nó sẽ lãng phí rất nhiều thời gian. Do đó, chúng tôi có thể sử dụng công cụ "Xóa tất cả định dạng" để xóa chúng bằng một cú nhấp chuột.

Trước tiên, chọn văn bản bạn muốn trở về định dạng mặc định. Sau đó nhấp vào biểu tượng "Xóa tất cả định dạng" hiển thị trong nhóm "Phông chữ".

13. Chèn siêu liên kết

Khi chúng tôi sử dụng Microsoft Word, đôi khi chúng tôi cần một số nội dung để liên kết với nội dung khác, chẳng hạn như liên kết đến các đoạn khác, âm thanh hoặc hình ảnh, video hoặc thậm chí các trang web. Chức năng này có thể được nhận ra trong Microsoft Word, được gọi là chức năng "Siêu liên kết".

Chọn văn bản hoặc hình ảnh bạn muốn hiển thị dưới dạng siêu liên kết. Nhấp vào "Chèn"> "Siêu liên kết". Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào văn bản hoặc hình ảnh và nhấp vào "Siêu liên kết" trên menu phím tắt. Trong hộp Chèn Siêu liên kết, nếu bạn muốn liên kết đến trang web, hãy nhập hoặc dán liên kết của bạn vào hộp Địa chỉ. Bạn cũng có thể liên kết với âm thanh, hình ảnh, v.v. khi bạn cần trong hộp Chèn Siêu liên kết.

14. Sao chép định dạng với định dạng họa sĩ

Format họa sĩ là một bàn chải nhỏ có thể sao chép văn bản và các định dạng khác; nó có thể sao chép định dạng, nhưng không thể sao chép chính văn bản đó. Nó có thể nhanh chóng áp dụng định dạng của một văn bản được chỉ định cho các đoạn văn bản hoặc văn bản khác.

Chuyển đến tab Trang chủ; nhấp vào "Định dạng họa sĩ" hiển thị biểu tượng bút vẽ. Sử dụng họa sĩ để vẽ trên văn bản hoặc đồ họa đã chọn để áp dụng cho định dạng. Điều này chỉ hoạt động một lần. Nếu bạn muốn thay đổi định dạng của nhiều lựa chọn trong tài liệu của mình, trước tiên bạn phải bấm đúp vào Trình định dạng họa sĩ.

15. So sánh hai tài liệu Word và hiển thị sự khác biệt

Trong công việc hàng ngày của chúng tôi, đôi khi chúng tôi cần sửa đổi cùng một bài viết nhiều lần hoặc những người khác nhau để sửa đổi cùng một bài viết. Khi bài viết được sửa đổi nhiều lần, bài viết sẽ xuất hiện lộn xộn. Tại thời điểm này, chúng ta có thể sử dụng công cụ "So sánh" để so sánh hai tài liệu và hiển thị sự khác biệt giữa chúng.

Nhấp vào "Đánh giá"> "So sánh"> "So sánh". Trong hộp thoại So sánh Tài liệu, bạn cần chọn riêng hai tài liệu Word mà bạn muốn so sánh từ "Tài liệu gốc" và "Tài liệu sửa đổi". Khi bạn hoàn thành, nhấp vào nút "OK". Bây giờ, bạn có thể thấy một Tài liệu so sánh mới được tạo để hiển thị và làm nổi bật sự khác biệt giữa hai tệp cụ thể.

Kết luận

Với 15 mẹo trên, chúng tôi tin rằng bạn có thể học cách sử dụng Microsoft Word một cách khéo léo. Microsoft Word là một trình xử lý văn bản tuyệt vời. Nó có nhiều tính năng đang chờ bạn khám phá. Nếu bạn có thêm lời khuyên về Microsoft Word, vui lòng liên hệ với chúng tôi .