像Pro一樣使用Excel的10個技巧

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Microsoft Excel是由Microsoft為使用Windows和Apple Macintosh操作系統的計算機編寫的電子表格程序。 Excel由於其直觀的界面,出色的計算功能和圖表工具,因此是最受歡迎的個人計算機數據處理軟件。

在日常工作中,我們需要掌握許多工作匹配技能,但是即使最基礎的工作也需要一些Microsoft Excel知識才能使您的工作效率更高。一旦學習了Microsoft Excel的基礎知識,就可以輕鬆製作簡單的圖表並組織數據。利用我們的提示和技巧,您可以像專業人士一樣輕鬆地使用Excel。

1.顯示Excel電子表格公式

當您打開由其他人創建的電子表格並需要重新檢查數據時,您需要檢查電子表格公式。您可以一次雙擊單元格以查看使用的公式。但是這種方法很不方便。現在,我們將教您更快的提示。

打開Excel工作表,然後單擊上部功能區中的“ FORMULAS”按鈕。然後單擊“顯示公式”按鈕。要查看所有電子表格公式,或者您可以在鍵盤上使用“ CTRL +”。這將為您提供工作簿中使用的所有公式的視圖。

Microsoft Excel公式顯示公式

2.使用VLOOKUP

“ VLOOKUP”功能是Excel中的垂直查找功能。在工作中廣泛使用。例如,它可用於檢查數據并快速在多個表之間導入數據。 VLOOKUP函數是按列搜索,最後返回與該列所需的查詢序列相對應的值。

當您需要在表或行範圍中查找內容時,可以使用VLOOKUP函數。例如,通過零件編號查找汽車零件的價格,或根據員工的ID查找員工的姓名。

步驟1.單擊要在其中計算VLOOKUP公式的單元格。然後單擊“ FORMULAS”>“查找和參考”>“ VLOOKUP”以使用VLOOKUP工具。

Microsoft Excel FORMULAS查找和參考VLOOKUP

步驟2.然後將彈出另一個VLOOKUP工作表,您將在其中指定單元格。在這種情況下,我們的查詢值是H2,這是我們要放在產品或比賽名稱前面的位置。正確設置VLOOKUP後,當我們在單元格H2中鍵入錦標賽名稱時,Excel將在單元格H3中返回錦標賽的總評分值。其次,在“ Table_array”框中指定要VLOOKUP用於其搜索的數據。第三,在“ Col_index_num”框中,我們需要填寫用於查找相關數據的列號。最後,我們需要在“ Range_lookup”框中輸入“ FALSE”或“ TRUE”,以指定是否需要完全匹配。完成後,單擊彈出窗口底部的“確定”按鈕。

Microsoft Excel VLOOKUP函數參數

步驟3.最後,在單元格中輸入要搜索的數據的值。

Microsoft Excel VLOOKUP輸入值

3.凍結行和列

在Excel中,當一個表具有大量記錄(例如幾百行)時,通常會凍結表中的行和列,以便於移動電子表格。接下來,我們將告訴您如何快速凍結Excel中的行和列。

單擊“查看”>“凍結窗格”以凍結行和列。有3種凍結方式。您可以根據需要單擊相應的按鈕。

Microsoft Excel View凍結窗格

4.合併來自不同單元格的數據

您知道如何將不同的數據放在不同的列或行中並將它們放在一個單元格中嗎?使用本技巧將使您使用該程序的時間更加輕鬆。您可以採用多種方法來合併來自不同單元格的數據,但是在這裡,我們將為您介紹最簡單的方法。

首先,鍵入“ =”,然後選擇要合併的第一個單元格。然後鍵入“&”並在引號中加上空格。最後,選擇要合併的下一個單元格,然後按Enter。然後,您將看到您的數據已成功合併。

Microsoft Excel合併數據

5.在工作表之間複製公式或數據

在Excel中編輯數據時,我們經常在多個單元格中使用相同的數據或公式。為了提高工作效率,我們經常使用複制數據或公式的方法來獲取計算結果。接下來,我們將向您展示在Excel中復制數據或公式的方法。

首先,應按住“ Ctrl”按鈕,然後單擊要復製到的工作表的選項卡。然後單擊或導航到包含所需公式或數據的單元格。按“ F2”激活單元格。最後,按“ Enter”按鈕成功複製數據或公式。

Microsoft Excel複製數據或公式

6.快速選擇整個電子表格的內容

許多人會問,是否有任何快速方法可以直接選擇Excel中的數千條記錄。許多人將使用鼠標拖動並選擇整個電子表格。但是,當我們擁有大量表數據時,我們將浪費大量時間,如果我們不小心,可能會從頭開始。因此,我們需要掌握快速選擇的技能。

使用此技巧非常容易,首先,單擊電子表格的開始行。然後按F8鍵激活擴展。然後,單擊電子表格中的最後一個單元格。最後,再次按F8鍵取消。您會看到整個電子表格都被快速選中。

Microsoft Excel選擇整個電子表格

7.自動填充數據

當一些新手使用excel時,他們不知道Excel的“自動填充”功能。許多新手都會直接手動手動輸入,但是使用此方法可能會非常耗時。然後,我們教您如何使用“自動填充”功能自動執行Excel中的重複項。

首先,在電子表格中輸入一系列重複項,例如日期。將光標移動到每一列中彈出的正方形上方最後一個單元格的右下部分,然後單擊並向下拖動該列。這樣,Excel就會很聰明地猜測您要自動填充的信息。

Microsoft Excel自動填充數據

8.在幾秒鐘內創建一個漂亮的表

許多人只知道如何在單元格中鍵入數據,但是如何像專業人士一樣在幾秒鐘內創建漂亮的表?不用擔心,您可以按照以下步驟在幾秒鐘內創建漂亮的表。

在表中選擇要製作的數據。單擊“插入”>“表”>“確定”以創建新表。您也可以使用右上角的表格圖標來更改顏色,並使用“設計”標籤下的複選框來更改佈局。

Microsoft Excel設計表

9.找到特定的單元格

在日常工作中,我們的Excel工作表通常包含大量數據。很難跟踪所有內容。這次,我們可以使用Excel中的“轉到”功能來查找特定的單元格。

選擇您要查找的數據范圍。在“主頁”選項卡上,單擊“查找並選擇”>“轉到”。選擇相應的按鈕,然後單擊“確定”按鈕。

Microsoft Excel轉到特殊

10.使用格式刷

“格式刷”是Excel中的工具。我們可以使用格式刷快速將指定文本的格式應用於其他文本。此功能大大減少了排版時間。

選擇具有您首先要復制的格式的文本或圖形。單擊“主頁”>“格式刷”以使用該工具。然後使用畫筆在選定的文本或圖形上繪畫以應用格式。這僅工作一次。要更改文檔中多個選擇的格式,必須首先雙擊“格式刷”工具。

結論

有了以上提示和技巧,我們相信您可以學習如何熟練使用Excel。這些技巧不會在一夜之間將您變成Excel專業人士。但是他們可以幫助您邁出成為專業人士的第一步。如果您還有其他Excel技巧和竅門,請與我們聯繫

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