10 tips om met Excel als een professional te werken

Microsoft Excel is een spreadsheetprogramma dat is geschreven door Microsoft voor computers met de Windows- en Apple Macintosh-besturingssystemen. Excel is de meest populaire software voor het verwerken van pc-gegevens vanwege de intuïtieve interface, uitstekende rekenfuncties en kaarttools.

In ons dagelijks werk moeten we veel vaardigheden voor het matchen van banen beheersen, maar zelfs voor het meest elementaire werk is enige kennis van Microsoft Excel vereist om uw werk efficiënter te maken. Zodra u de basis van Microsoft Excel leert, kunt u eenvoudig eenvoudige grafieken maken en uw gegevens ordenen. Met onze tips en trucs kunt u gemakkelijk als een professional met Excel werken.

1. Geef Excel-spreadsheetformules weer

Wanneer u een spreadsheet opent die door iemand anders is gemaakt en de gegevens opnieuw moet controleren, moet u de spreadsheetformule controleren. U kunt één voor één op de cellen dubbelklikken om de gebruikte formule te zien. Maar deze methode is erg lastig. Nu leren we je een snellere tip.

Open uw Excel-werkblad en klik vervolgens op de knop "FORMULES" die u in het bovenste lint kunt vinden. Klik vervolgens op de knop "Formules weergeven". Om alle spreadsheetformules te zien, of u kunt "CTRL +" op uw toetsenbord gebruiken. Dit geeft u een overzicht van alle formules die in de werkmap worden gebruikt.

2. Gebruik VERT.ZOEKEN

De "VERT.ZOEKEN" -functie is een verticale zoekfunctie in Excel. Het wordt veel gebruikt in werk. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om gegevens te controleren en snel gegevens tussen meerdere tabellen te importeren. De functie VERT.ZOEKEN is zoeken op kolom en tenslotte de waarde retourneren die overeenkomt met de queryvolgorde die door de kolom wordt vereist.

Wanneer u dingen in een tabel of een bereik per rij moet vinden, kunt u de VERT.ZOEKEN-functie gebruiken. Zoek bijvoorbeeld de prijs van een auto-onderdeel op met het onderdeelnummer of zoek een werknemersnaam op basis van hun werknemers-ID.

Stap 1. Klik op de cel waar u de VERT.ZOEKEN-formule wilt laten berekenen. Klik vervolgens op "FORMULE"> "Opzoeken en referentie"> "VERT.ZOEKEN" om de VERT.ZOEKEN-tool te gebruiken.

Stap 2. Vervolgens verschijnt er nog een VERT.ZOEKEN-blad waarin u de cel specificeert. In dit geval is onze opzoekwaarde H2, dit is waar we ons product of de naam van het toernooi als eerste willen plaatsen. Zodra we VERT.ZOEKEN correct hebben ingesteld, retourneert Excel de totale beoordelingswaarde van het toernooi in cel H3 wanneer we de naam van het toernooi in cel H2 typen. Ten tweede, specificeer de gegevens die u wilt dat VERT.ZOEKEN gebruikt voor het zoeken in het vak "Tabel_array". Ten derde moeten we in het vak "Col_index_num" het kolomnummer invullen dat wordt gebruikt om de relevante gegevens te vinden. Ten slotte moeten we "FALSE" of "TRUE" invoeren in het vak "Range_lookup" om aan te geven of een exacte overeenkomst vereist is. Als je klaar bent, klik je op de knop "OK" onderaan het pop-upvenster.

Stap 3. Voer ten slotte de waarde in van de gegevens die u in de cel wilt zoeken.

3. Zet rijen en kolommen vast

Wanneer een tabel in Excel een groot aantal records heeft, zoals een paar honderd rijen, wordt het in Excel vaak gebruikt om de rijen en kolommen te bevriezen om het verplaatsen van de spreadsheet gemakkelijker te maken. Vervolgens zullen we u vertellen hoe u snel rijen en kolommen in Excel kunt bevriezen.

Klik op de "VIEW"> "Panelen bevriezen" om rijen en kolommen te bevriezen. Er zijn 3 manieren om te bevriezen. U kunt desgewenst op de bijbehorende knop klikken.

4. Combineer gegevens uit verschillende cellen

Weet u hoe u verschillende gegevens in verschillende kolommen of rijen kunt plaatsen en in één cel kunt plaatsen? Gebruik deze tip om het programma wat gemakkelijker te maken. Er zijn veel manieren waarop u gegevens uit verschillende cellen kunt combineren, maar hier zullen we de gemakkelijkste manier voor u introduceren.

Typ eerst "=" en selecteer de eerste cel die u wilt combineren. Typ vervolgens "&" en gebruik aanhalingstekens met een spatie. Selecteer ten slotte de volgende cel die u wilt combineren en druk op Enter. Vervolgens ziet u dat uw gegevens met succes zijn gecombineerd.

5. Kopieer formules of gegevens tussen werkbladen

Wanneer we gegevens in Excel bewerken, gebruiken we vaak dezelfde gegevens of formule in meer dan één cel. Om de werkefficiëntie te verbeteren, gebruiken we vaak de methode om gegevens of formule te kopiëren om de berekeningsresultaten te verkrijgen. Vervolgens laten we u een manier zien om gegevens of formules in Excel te kopiëren.

Eerst moet je de "Ctrl" -knop ingedrukt houden en op het tabblad van het werkblad waarnaar je wilt kopiëren klikken. Klik of navigeer vervolgens naar de cel met de gewenste formule of gegevens. Druk op "F2" om de cel te activeren. Druk ten slotte op de knop "Enter" om de gegevens of formules succesvol te kopiëren.

6. Selecteer snel de inhoud van een hele spreadsheet

Veel mensen zullen vragen of er een snelle manier is om duizenden records rechtstreeks in Excel te selecteren. Veel mensen zullen de muis gebruiken om de hele spreadsheet te slepen en te selecteren. Maar als we veel tafelgegevens hebben, verspillen we veel tijd en kunnen we helemaal opnieuw beginnen als we niet oppassen. We moeten dus de vaardigheden van snelle selectie beheersen.

Het is heel gemakkelijk om deze tip te gebruiken. Klik eerst op de startrij van uw spreadsheet. Druk vervolgens op F8 om verlengen te activeren. Klik vervolgens op de laatste cel in je spreadsheet. Druk ten slotte nogmaals op F8 om te annuleren. Je zult zien dat je hele spreadsheet snel is geselecteerd.

7. Gegevens automatisch aanvullen

Wanneer sommige nieuwkomers Excel gebruiken, kennen ze de "AutoFill" -functie van Excel niet. Veel beginners zullen handmatig één voor één rechtstreeks invoeren, maar het gebruik van deze methode kan erg tijdrovend zijn. Vervolgens leren we u hoe u de functie "Automatisch aanvullen" kunt gebruiken om herhaalde invoer in Excel te automatiseren.

Voer eerst een reeks duplicaten in de spreadsheet in, zoals datums. Verplaats de cursor naar het rechterondergedeelte van de laatste cel boven het vierkant dat in elke kolom verschijnt en klik en sleep de kolom naar beneden. Dan kan Excel slim raden welke informatie u automatisch wilt invullen.

8. Maak binnen enkele seconden een prachtige tafel

Veel mensen weten gewoon hoe ze de gegevens in de cel moeten typen, maar hoe kunnen ze binnen enkele seconden een mooie tafel maken als een professional? Maak je geen zorgen, je kunt deze stappen volgen om binnen enkele seconden prachtige tafels te maken.

Selecteer de gegevens die u in de tabel wilt maken. Klik op "INSERT"> "Table"> "OK" om een nieuwe tabel te maken. U kunt ook het tabelpictogram in de rechterbovenhoek gebruiken om de kleur te wijzigen en de selectievakjes onder het tabblad "Ontwerp" gebruiken om de lay-out te wijzigen.

9. Zoek de specifieke cel

In ons dagelijkse werk bevat ons Excel-werkblad meestal veel gegevens. Het is moeilijk alles te volgen. Deze keer kunnen we de "Ga naar" -functie in Excel gebruiken om de specifieke cel te vinden.

Selecteer het gegevensbereik dat u wilt vinden. Klik op het tabblad "Home" op "Zoeken en selecteren"> "Ga naar". Selecteer de overeenkomstige knoppen en klik vervolgens op de knop "OK".

10. Gebruik de Format Painter

De "Format Painter" is een tool in Excel. We kunnen de formaatschilder gebruiken om snel de opmaak van de opgegeven tekst op andere tekst toe te passen. Deze functie verkort de tijd van het zetten aanzienlijk.

Selecteer de tekst of afbeelding met de opmaak die u eerst wilt kopiëren. Klik op de "Home"> "Format Painter" om de tool te gebruiken. Gebruik vervolgens het penseel om over een selectie van tekst of afbeeldingen te schilderen om de opmaak toe te passen. Dit werkt maar één keer. Om de indeling van meerdere selecties in uw document te wijzigen, moet u eerst dubbelklikken op de tool "Opmaakschilder".

Conclusie

Met de bovenstaande tips en trucs zijn we van mening dat u Excel vakkundig kunt leren gebruiken. Met deze tips wordt u niet van de ene op de andere dag een Excel-professional. Maar ze kunnen je helpen om de eerste stap te zetten om een professional te worden. Als u meer Excel-tips en -trucs heeft, neem dan contact met ons op !