プロのようにExcelを操作するための10のヒント

Microsoft Excelは、WindowsおよびAppleMacintoshオペレーティングシステムを使用するコンピューター用にMicrosoftが作成したスプレッドシートプログラムです。 Excelは、直感的なインターフェイス、優れた計算機能、およびグラフ作成ツールにより、最も人気のあるパーソナルコンピュータのデータ処理ソフトウェアです。

私たちの日常業務では、多くの仕事のマッチングスキルを習得する必要がありますが、最も基本的な仕事でさえ、仕事をより効率的にするためにMicrosoftExcelの知識が必要です。 Microsoft Excelの基本を学ぶと、簡単なグラフを作成したり、データを整理したりするのが簡単になります。ヒントとコツを使えば、プロのようにExcelを簡単に操作できます。

1.Excelスプレッドシートの数式を表示する

他の人が作成したスプレッドシートを開いてデータを再確認する必要がある場合は、スプレッドシートの数式を確認する必要があります。セルを1つずつダブルクリックすると、使用されている数式が表示されます。しかし、この方法は非常に不便です。今、私たちはあなたにもっと速いヒントを教えます。

Excelワークシートを開き、上部のリボンにある[数式]ボタンをクリックします。次に、[数式を表示]ボタンをクリックします。すべてのスプレッドシートの数式を表示するには、またはキーボードの「CTRL +」を使用できます。これにより、ワークブックで使用されているすべての数式が表示されます。

2.VLOOKUPを使用します

「VLOOKUP」関数は、Excelの垂直ルックアップ関数です。仕事で広く使われています。たとえば、データをチェックし、複数のテーブル間でデータをすばやくインポートするために使用できます。 VLOOKUP関数は、列で検索し、最後に列に必要なクエリシーケンスに対応する値を返します。

テーブルまたは行ごとの範囲で物事を見つける必要がある場合は、VLOOKUP関数を使用できます。たとえば、自動車部品の価格を部品番号で調べたり、従業員IDに基づいて従業員名を見つけたりします。

手順1.VLOOKUP数式を計算するセルをクリックします。次に、「FORMULAS」>「Lookup＆Reference」>「VLOOKUP」をクリックして、VLOOKUPツールを使用します。

ステップ2.次に、セルを指定する別のVLOOKUPシートがポップアップ表示されます。この場合、ルックアップ値はH2です。これは、製品またはトーナメントの名前を最初に配置する場所です。 VLOOKUPを適切に設定すると、セルH2にトーナメント名を入力すると、ExcelはセルH3にトーナメントの合計評価値を返します。次に、[Table_array]ボックスで、VLOOKUPが検索に使用するデータを指定します。第三に、「Col_index_num」ボックスに、関連データを見つけるために使用される列番号を入力する必要があります。最後に、「Range_lookup」ボックスに「FALSE」または「TRUE」と入力して、完全一致が必要かどうかを指定する必要があります。終了したら、ポップアップウィンドウの下部にある[OK]ボタンをクリックします。

ステップ3.最後に、検索するデータの値をセルに入力します。

3.行と列をフリーズします

Excelでは、テーブルに数百行などの多数のレコードがある場合、スプレッドシートの移動を容易にするために行と列をフリーズするためによく使用されます。次に、Excelで行と列をすばやくフリーズする方法を説明します。

[表示]> [ペインのフリーズ]をクリックして、行と列をフリーズします。フリーズする方法は3種類あります。必要に応じて、対応するボタンをクリックできます。

4.異なるセルからのデータを組み合わせる

さまざまなデータをさまざまな列または行に配置し、それらを1つのセルに配置する方法を知っていますか？このヒントを使用すると、プログラムの使用が少し簡単になります。異なるセルのデータを組み合わせる方法はたくさんありますが、ここでは最も簡単な方法を紹介します。

まず、「=」と入力して、結合する最初のセルを選択します。次に、「＆」と入力し、スペースで囲まれた引用符を使用します。最後に、結合する次のセルを選択して、Enterキーを押します。次に、データが正常に結合されていることがわかります。

5.ワークシート間で数式またはデータをコピーします

Excelでデータを編集するとき、複数のセルで同じデータまたは数式を使用することがよくあります。作業効率を上げるために、データや数式をコピーして計算結果を得ることがよくあります。次に、Excelでデータや数式をコピーする方法を紹介します。

まず、「Ctrl」ボタンを押しながら、コピー先のワークシートのタブをクリックする必要があります。次に、必要な数式またはデータを含むセルをクリックまたはナビゲートします。 「F2」を押してセルをアクティブにします。最後に、「Enter」ボタンを押して、データまたは数式を正常にコピーします。

6.スプレッドシート全体の内容をすばやく選択する

多くの人が、Excelで何千ものレコードを直接選択する簡単な方法があるかどうかを尋ねます。多くの人は、マウスを使用してスプレッドシート全体をドラッグして選択します。ただし、テーブルデータが多い場合は、多くの時間を浪費することになり、注意しないとゼロから始める可能性があります。したがって、迅速な選択のスキルを習得する必要があります。

このヒントの使い方はとても簡単です。まず、スプレッドシートの開始行をクリックします。次に、F8を押して拡張をアクティブにします。次に、スプレッドシートの最後のセルをクリックします。最後に、もう一度F8キーを押してキャンセルします。スプレッドシート全体がすばやく選択されていることがわかります。

7.オートフィルデータ

一部の初心者がExcelを使用する場合、Excelの「オートフィル」機能を知りません。多くの初心者は手動で1つずつ直接入力しますが、この方法を使用すると非常に時間がかかる場合があります。次に、「AutoFill」関数を使用してExcelの繰り返し入力を自動化する方法を説明します。

まず、日付など、一連の重複をスプレッドシートに入力します。各列にポップアップする正方形の上の最後のセルの右下部分にカーソルを移動し、列をクリックして下にドラッグします。そうすれば、Excelは、自動入力する情報を賢く推測できるようになります。

8.数秒で美しいテーブルを作成します

多くの人はデータをセルに入力する方法を知っていますが、プロのように数秒で美しいテーブルを作成する方法はありますか？心配しないでください。次の手順に従って、数秒で美しいテーブルを作成できます。

テーブルで作成するデータを選択します。 「挿入」>「テーブル」>「OK」をクリックして、新しいテーブルを作成します。右上隅のテーブルアイコンを使用して色を変更したり、[デザイン]タブの下のチェックボックスを使用してレイアウトを変更したりすることもできます。

9.特定のセルを見つける

私たちの日常業務では、Excelワークシートには通常多くのデータが含まれています。すべてを追跡することは困難です。今回は、Excelの「移動」機能を使用して特定のセルを見つけることができます。

検索するデータの範囲を選択します。 [ホーム]タブで、[検索と選択]> [移動]をクリックします。対応するボタンを選択し、「OK」ボタンをクリックします。

10.フォーマットペインタを使用する

「フォーマットペインタ」はExcelのツールです。フォーマットペインタを使用すると、指定したテキストのフォーマットを他のテキストにすばやく適用できます。この機能により、組版の時間が大幅に短縮されます。

最初にコピーするフォーマットのテキストまたはグラフィックを選択します。ツールを使用するには、[ホーム]> [フォーマットペインタ]をクリックします。次に、ブラシを使用して、選択したテキストまたはグラフィックをペイントし、書式を適用します。これは1回だけ機能します。ドキュメント内の複数の選択範囲のフォーマットを変更するには、最初に「フォーマットペインタ」ツールをダブルクリックする必要があります。

結論

上記のヒントとコツで、Excelの使い方を上手に学ぶことができると信じています。これらのヒントは、一夜にしてExcelプロに変わることはありません。しかし、彼らはあなたがプロになるための第一歩を踏み出すのを助けることができます。 Excelのヒントやコツが他にもある場合は、お問い合わせください。