Cách chuyển đổi Excel sang PDF miễn phí

PDF là một định dạng tệp bảo tồn định dạng tài liệu tốt hơn nhiều so với các định dạng khác, đặc biệt là khi nó được xem trực tuyến hoặc in. Ưu điểm này cho phép chia sẻ tập tin mà không mất bất kỳ bố cục nào. Mặt khác, bảng tính Excel có thể bị mất bố cục trong quá trình truyền internet hoặc khi bạn mở nó trên một chương trình khác. Vì vậy, chúng tôi nên chuyển đổi định dạng trước khi chia sẻ.

Trong bài đăng này, chúng tôi đã tóm tắt bốn giải pháp khác nhau về cách lưu hoặc chuyển đổi tệp Excel sang định dạng PDF. Bạn có thể sử dụng trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến EasePDF, Microsoft Office và PDFelement tùy thích. Bạn sắp phát hiện ra rằng chuyển đổi Excel sang PDF dễ dàng như bạn có thể tưởng tượng.

Phần 1. Cách chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến miễn phí

Giải pháp được đề xuất nhất để chuyển đổi Excel hoặc các định dạng khác sang PDF là sử dụng trình chuyển đổi trực tuyến miễn phí như EasePDF . So với các chuyển đổi khác, chuyển đổi trực tuyến được hỗ trợ đa nền tảng. Bất kể bạn là người dùng Mac, người dùng Windows hay người dùng điện thoại thông minh, bạn luôn có thể thay đổi tệp Excel thành PDF trong vài giây trực tuyến mà không cần tải xuống và cài đặt.

Bước 1. Chọn trình chuyển đổi " Excel sang PDF " trên trang chủ của EasePDF

Bước 2. Tải tệp Excel của bạn lên máy chủ

Nhấp vào nút "Thêm các tập tin" để tải lên bảng tính Excel mà bạn muốn chuyển đổi hoặc chỉ cần kéo và thả tệp từ thiết bị của bạn vào khu vực thả. EasePDF cũng hỗ trợ thêm các tệp từ bộ nhớ đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc các tệp khác.

Bước 3. Chuyển đổi Excel sang PDF

Khi tệp của bạn đang tải lên, trình chuyển đổi trực tuyến sẽ chuyển đổi nó thành PDF ngay lập tức.

Bước 4. Tải xuống bản PDF đã chuyển đổi

Khi PDF của bạn được tạo thành công, trình chuyển đổi sẽ hiển thị cho bạn một liên kết tải xuống. Nhấp vào nút "Tải xuống" để lưu tài liệu PDF vào thiết bị cục bộ của bạn. Hoặc bạn có thể chọn lưu nó vào Google Drive, Dropbox hoặc các ổ đĩa đám mây khác bằng cách nhấp vào liên kết URL bên dưới khu vực tải xuống. Và nếu bạn có nhiều bảng Excel được chuyển đổi, chỉ cần nhấp vào "BẮT ĐẦU QUÁ" để bắt đầu một tác vụ khác.

EasePDF hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt miễn phí, do đó bạn cũng có thể tải lên nhiều tệp cùng một lúc. Máy chủ sẽ chuyển đổi chúng hàng loạt và đóng gói các tệp PDF đã chuyển đổi dưới dạng tệp nén. Thông thường EasePDF chuyển đổi Excel thành PDF ở kích thước bình thường. Nhưng nếu các tệp Excel gốc của bạn chứa nhiều biểu đồ chiếm nhiều chỗ, thì tệp PDF được chuyển đổi đôi khi có thể rất lớn. Trong trường hợp đó, bạn cần nén tệp PDF đã chuyển đổi để giảm kích thước.

Nếu trang tính Excel ban đầu chứa dữ liệu bí mật cần nhiều quyền riêng tư hơn, bạn có thể lo lắng liệu chúng có được cho thuê để sử dụng cho mục đích thương mại hay không. Đừng lo lắng, bạn luôn có thể thêm mật khẩu vào tệp PDF đã chuyển đổi để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi bị đánh cắp.

Phần 2. Chuyển đổi Excel sang PDF trong Office 2007 trở lên cho Windows

Nếu bạn là người dùng Windows và đã cài đặt Microsoft Office trên máy tính của mình, bạn có thể tạo tệp PDF từ tệp Excel bằng Office trực tiếp, không cần phải tải xuống phần mềm khác. Có một sự khác biệt nhỏ giữa Office 2007 và Office 2010 trở lên về mặt chuyển đổi. Bây giờ chúng tôi sẽ lấy Office 2007 và 2-10 làm ví dụ và chỉ cho bạn ba cách để chuyển đổi Excel sang PDF trong Office. Trước hết, bạn cần mở tệp Excel của mình bằng Office, sau đó thực hiện theo các bước sau.

Lựa chọn 1. Sử dụng tùy chọn "Lưu dưới dạng" trong Office 2007 (hoặc cao hơn)

Bước 1. Trên menu chính, nhấp vào "Lưu dưới dạng" và chọn "PDF hoặc XPS".

Bước 2. Xuất bản Excel dưới dạng PDF

Trên cửa sổ mới mở, chọn một điểm đến để lưu trữ tệp PDF đã chuyển đổi của bạn. Nhập tên cho tệp mới của bạn trên hộp "Tên tệp". Chọn "PDF" trên menu "Lưu dưới dạng". Nếu bạn muốn kiểm tra tệp đã chuyển đổi ngay sau khi chuyển đổi, hãy đánh dấu vào ô "Mở tệp sau khi xuất bản". Bạn có thể đặt tối ưu hóa và các tùy chọn khác theo ý muốn. Khi mọi thứ được thiết lập, nhấp vào nút "Xuất bản" và bạn sẽ nhận được một tài liệu PDF mới được tạo trên vị trí bạn chọn.

Lưu ý: Trong Office 2010, có một chút khác biệt. Trên tùy chọn loại tệp "Lưu dưới dạng", nhấp vào "Tùy chọn khác".

PDF được bao gồm trong danh sách loại tệp thả xuống, bạn chỉ cần nhấp vào nó.

Lựa chọn 2. Sử dụng tùy chọn "In" trong Office 2007 (hoặc cao hơn)

Bước 1. Nhấp vào menu "Tệp" và chọn "In". Bạn sẽ thấy bảng tính Excel của bạn được hiển thị trên giao diện bên phải. Ở khu vực bên trái, chọn "Microsoft Print to PDF Ready" làm máy in.

Bước 2. Bạn có thể thay đổi một số cài đặt nếu bạn cần. Khi mọi thứ đều ổn với bạn, hãy nhấp vào biểu tượng "In" phía trên máy in.

Bước 3. Cửa sổ "Lưu kết quả in dưới dạng" sẽ bật lên, nhập tên tệp và chọn đích để lưu tệp PDF đã chuyển đổi. Tại khu vực "Lưu dưới dạng", hãy đảm bảo đó là "Tài liệu PDF". Khi bạn hoàn thành tất cả các cài đặt, nhấp vào nút "Lưu".

Bây giờ tệp Excel của bạn đã được chuyển đổi thành tài liệu PDF. Mở tệp PDF mới của bạn và xem nó có hoàn hảo không. Trước khi nhấn nút lưu vào PDF, bạn có thể xem trước và xem nó có in đúng PDF không.

Bạn có thể kiểm tra " Preview ngắt trang" để xem bạn có cần điều chỉnh lại kích thước của bảng không.

Hoặc bạn có thể đi đến "Bố cục trang" để thêm một số tiêu đề và chân trang nếu bạn muốn.

Lựa chọn 3. Sử dụng tùy chọn "Xuất" trong Office 2010 (hoặc cao hơn)

Bước 1. Chuyển đến tab "Tệp" trên menu trên cùng, nhấp vào "Xuất" từ các tùy chọn thả xuống. Bây giờ chọn "Tạo PDF / XPS".

Bước 2. Văn phòng sẽ mở một cửa sổ mới để bạn chọn vị trí lưu trữ cho tệp PDF của mình. Đặt tên cho tệp của bạn và nhớ chọn "PDF" chứ không phải "Tài liệu XPS" làm loại "Lưu dưới dạng". Khi bạn hoàn thành tất cả các cài đặt, nhấp vào "Xuất bản" để bắt đầu chuyển đổi bảng tính Excel của bạn sang PDF.

Lưu ý: Chuyển đổi Excel sang PDF bằng Microsoft Office cũng hoạt động đối với người dùng Mac, miễn là bạn đã cài đặt Office trên máy tính Mac của mình.

Phần 3. Cách chuyển đổi Excel sang PDF trên máy Mac

Nếu bạn không có chương trình Office trên máy tính Mac, bạn có thể sử dụng EasePDF Excel sang PDF Converter hoặc PDFelement thay thế. Vì chúng tôi đã giới thiệu cách làm việc với EasePDF trong phần 1, nên bây giờ chúng tôi sẽ chỉ cho bạn từng bước về chuyển đổi PDFelement . Trước hết, bạn cần tải xuống và cài đặt PDFelement vào máy tính của bạn.

Bước 1. Mở Excel của bạn bằng PDFelement

Chạy phần mềm sau khi cài đặt. Có hai cách để mở tệp Excel. Một cách là kéo tài liệu Excel vào menu khởi động. Một cách khác là điều hướng đến menu "Tệp" và chọn "PDF từ Tệp" trong tab "Tạo".

Bước 2. Lưu Excel dưới dạng PDF

Trước hết, vui lòng kiểm tra xem bố cục và định dạng có tốt không. Nếu bạn hài lòng với bố cục, hãy đi tới menu "Tệp" và chọn "Lưu dưới dạng". Sau đó chọn một vị trí lưu với cửa sổ bật lên và nhấp vào "Lưu". Khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy tài liệu Excel của mình đã được chuyển đổi thành tệp PDF.

Phần 4. Cách xuất Excel sang PDF trên iPhone hoặc Android

Điều gì xảy ra nếu tài liệu Excel chúng ta cần chuyển đổi có trên điện thoại di động? Điều đó thật dễ dàng. Hai giải pháp đầu tiên trên bài đăng này cũng hoạt động cho điện thoại thông minh. Điều đó có nghĩa là bạn có thể chuyển đổi Excel sang PDF trên điện thoại iPhone hoặc Android trực tuyến bằng EasePDF hoặc sử dụng Microsoft Office nếu bạn có ứng dụng này trên điện thoại. Và nếu bạn không thích hai cách này, bạn có thể thử một ứng dụng WPS miễn phí khác.

Bước 1. Truy cập cửa hàng ứng dụng của Apple hoặc Google Play, tải xuống và cài đặt WPS cho điện thoại của bạn.

Bước 2. Mở tệp Excel trong WPS. Chọn Excel bạn muốn chuyển đổi trên các tệp lưu trữ điện thoại của bạn và mở nó.

Bước 3. Ở dưới cùng của giao diện WPS, nhấp vào "Công cụ". Trên phần "Tệp", chọn "Xuất ra PDF".

Bước 4. Chọn một vị trí lưu trên điện thoại hoặc thẻ SD của bạn. Hoặc bạn có thể thêm nó vào lưu trữ đám mây.

Và bây giờ bạn đã hoàn thành việc chuyển đổi. Đi kiểm tra nó.

Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, vui lòng đừng quên nhấn nút "Thích" hoặc đăng ký các bài đăng mới nhất của chúng tôi. Và xin vui lòng luôn để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ suy nghĩ nào liên quan đến PDF để chia sẻ với chúng tôi.