10 porad dotyczących pracy z programem Excel jak profesjonalista

Microsoft Excel to program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych napisany przez Microsoft dla komputerów z systemami operacyjnymi Windows i Apple Macintosh. Excel jest najpopularniejszym oprogramowaniem do przetwarzania danych z komputerów osobistych ze względu na intuicyjny interfejs, doskonałe funkcje obliczeniowe i narzędzia do tworzenia wykresów.

W naszej codziennej pracy musimy opanować wiele umiejętności dopasowywania stanowisk, ale nawet najbardziej podstawowa praca wymaga pewnej wiedzy na temat programu Microsoft Excel, aby zwiększyć wydajność pracy. Po zapoznaniu się z podstawami programu Microsoft Excel łatwo będzie tworzyć proste wykresy i porządkować dane. Dzięki naszym wskazówkom i sztuczkom możesz łatwo pracować z programem Excel jak profesjonalista.

1. Wyświetl formuły arkusza kalkulacyjnego Excel

Po otwarciu arkusza kalkulacyjnego utworzonego przez kogoś innego i konieczności ponownego sprawdzenia danych należy sprawdzić formułę arkusza kalkulacyjnego. Możesz dwukrotnie kliknąć komórki jeden po drugim, aby zobaczyć zastosowaną formułę. Ale ta metoda jest bardzo niewygodna. Teraz nauczymy cię szybszej wskazówki.

Otwórz arkusz programu Excel, a następnie kliknij przycisk „FORMUŁY”, który znajduje się na górnej wstążce. Następnie kliknij przycisk „Pokaż formuły”. Aby zobaczyć wszystkie formuły arkusza kalkulacyjnego, możesz użyć „CTRL +” na klawiaturze. To daje widok wszystkich formuł używanych w skoroszycie.

2. Użyj WYSZUKAJ.PIONOWO

Funkcja „WYSZUKAJ.PIONOWO” to funkcja wyszukiwania pionowego w programie Excel. Jest szeroko stosowany w pracy. Na przykład może służyć do sprawdzania danych i szybkiego importowania danych między wieloma tabelami. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO polega na wyszukiwaniu według kolumny i na końcu zwraca wartość odpowiadającą sekwencji zapytań wymaganej przez kolumnę.

Gdy potrzebujesz znaleźć rzeczy w tabeli lub zakresie po rzędzie, możesz użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Na przykład sprawdź cenę części samochodowej według numeru części lub znajdź nazwisko pracownika na podstawie jego identyfikatora.

Krok 1. Kliknij komórkę, w której chcesz obliczyć formułę WYSZUKAJ.PIONOWO. Następnie kliknij „FORMUŁY”> „Wyszukiwanie i odwołania”> „WYSZUKAJ.PIONOWO”, aby użyć narzędzia WYSZUKAJ.PIONOWO.

Krok 2. Następnie pojawi się kolejny arkusz WYSZUKAJ.PIONOWO, w którym określisz komórkę. W tym przypadku naszą wartością wyszukiwania jest H2, w której chcemy umieścić nasz produkt lub nazwę turnieju na pierwszym miejscu. Po prawidłowym skonfigurowaniu WYSZUKAJ.PIONOWO program Excel zwróci całkowitą wartość oceny turnieju w komórce H3, gdy wpisamy nazwę turnieju w komórce H2. Po drugie, w polu „Tablica_tablicy” określ dane, których chcesz użyć WYSZUKAJ.PIONOWO do wyszukiwania. Po trzecie, w polu „Col_index_num” musimy wypełnić numer kolumny użyty do znalezienia odpowiednich danych. Na koniec musimy wpisać „FALSE” lub „TRUE” w polu „Range_lookup”, aby określić, czy wymagane jest dokładne dopasowanie. Po zakończeniu kliknij przycisk „OK” u dołu wyskakującego okienka.

Krok 3. Na koniec wprowadź wartość danych, które chcesz wyszukać w komórce.

3. Zamroź wiersze i kolumny

W programie Excel, gdy tabela ma dużą liczbę rekordów, takich jak kilkaset wierszy, często jest używana do zamrażania wierszy i kolumn, aby ułatwić przenoszenie arkusza kalkulacyjnego. Następnie powiemy Ci, jak szybko zamrozić wiersze i kolumny w programie Excel.

Kliknij „WIDOK”> „Zablokuj panele”, aby zablokować wiersze i kolumny. Istnieją 3 rodzaje sposobów na zamrożenie. Możesz kliknąć odpowiedni przycisk według potrzeb.

4. Połącz dane z różnych komórek

Czy wiesz, jak umieścić różne dane w różnych kolumnach lub wierszach i umieścić je w jednej komórce? Skorzystanie z tej porady sprawi, że czas korzystania z programu będzie nieco łatwiejszy. Istnieje wiele metod łączenia danych z różnych komórek, ale tutaj przedstawimy najłatwiejszy sposób.

Najpierw wpisz „=” i wybierz pierwszą komórkę, którą chcesz połączyć. Następnie wpisz „&” i użyj cudzysłowów ze spacją. Na koniec wybierz następną komórkę, którą chcesz połączyć, i naciśnij klawisz Enter. Wtedy zobaczysz, że Twoje dane zostały pomyślnie połączone.

5. Kopiuj formuły lub dane między arkuszami

Podczas edycji danych w programie Excel często używamy tych samych danych lub formuł w więcej niż jednej komórce. Aby poprawić wydajność pracy, często używamy metody kopiowania danych lub formuły w celu uzyskania wyników obliczeń. Następnie pokażemy Ci sposób kopiowania danych lub formuł w programie Excel.

Najpierw należy przytrzymać przycisk „Ctrl” i kliknąć kartę arkusza, do którego chcesz skopiować. Następnie kliknij komórkę lub przejdź do wybranej formuły lub danych. Naciśnij „F2”, aby aktywować komórkę. Na koniec naciśnij przycisk „Enter”, aby pomyślnie skopiować dane lub formuły.

6. Szybko wybierz zawartość całego arkusza kalkulacyjnego

Wiele osób zapyta, czy istnieje szybki sposób bezpośredniego wyboru tysięcy rekordów w programie Excel. Wiele osób będzie używać myszy do przeciągania i wybierania całego arkusza kalkulacyjnego. Ale gdy mamy dużo danych w tabeli, marnujemy dużo czasu i możemy zacząć od zera, jeśli nie będziemy ostrożni. Musimy więc opanować umiejętności szybkiego wyboru.

Bardzo łatwo jest skorzystać z tej wskazówki. Najpierw kliknij początkowy wiersz arkusza kalkulacyjnego. Następnie naciśnij klawisz F8, aby aktywować rozszerzenie. Następnie kliknij ostatnią komórkę w arkuszu kalkulacyjnym. Na koniec naciśnij F8 ponownie, aby anulować. Zobaczysz, że cały arkusz kalkulacyjny został szybko wybrany.

7. Dane autouzupełniania

Gdy niektórzy początkujący używają programu Excel, nie znają funkcji „Autouzupełniania” programu Excel. Wielu nowicjuszy wprowadzi ręcznie jeden po drugim bezpośrednio, ale użycie tej metody może być bardzo czasochłonne. Następnie uczymy Cię, jak korzystać z funkcji „Autouzupełnianie”, aby zautomatyzować powtarzające się wpisy w programie Excel.

Najpierw wprowadź serię duplikatów w arkuszu kalkulacyjnym, na przykład daty. Przesuń kursor do dolnej prawej części ostatniej komórki powyżej kwadratu wyskakującego w każdej kolumnie, a następnie kliknij i przeciągnij kolumnę w dół. W takim razie program Excel zgadnie, które informacje chcesz automatycznie wypełnić.

8. Stwórz piękny stół w kilka sekund

Wiele osób po prostu wie, jak wpisać dane do komórki, ale jak stworzyć piękny stół w kilka sekund jak profesjonalista? Nie martw się, możesz wykonać te kroki, aby stworzyć piękne tabele w kilka sekund.

Wybierz dane, które chcesz wprowadzić w tabeli. Kliknij „WSTAW”> „Tabela”> „OK”, aby utworzyć nową tabelę. Możesz także użyć ikony tabeli w prawym górnym rogu, aby zmienić kolor i użyć pól wyboru pod zakładką „Projekt”, aby zmienić układ.

9. Znajdź określoną komórkę

W naszej codziennej pracy arkusz roboczy programu Excel zwykle zawiera dużo danych. Trudno jest wyśledzić wszystko. Tym razem możemy użyć funkcji „Idź do” w Excelu, aby znaleźć konkretną komórkę.

Wybierz zakres danych, które chcesz znaleźć. Na karcie „Strona główna” kliknij „Znajdź i wybierz”> „Idź do”. Wybierz odpowiednie przyciski, a następnie kliknij przycisk „OK”.

10. Użyj malarza formatów

„Malarz formatów” to narzędzie w programie Excel. Możemy użyć malarza formatów, aby szybko zastosować formatowanie określonego tekstu do innego tekstu. Ta funkcja znacznie skraca czas pisania.

Wybierz tekst lub grafikę, która ma formatowanie, które chcesz najpierw skopiować. Kliknij „Strona główna”> „Format Painter”, aby użyć narzędzia. Następnie za pomocą pędzla narysuj zaznaczenie tekstu lub grafiki, aby zastosować formatowanie. Działa to tylko raz. Aby zmienić format wielu zaznaczeń w dokumencie, musisz najpierw dwukrotnie kliknąć narzędzie „Format Painter”.

Wniosek

Dzięki powyższym wskazówkom i sztuczkom uważamy, że możesz nauczyć się umiejętnie korzystać z programu Excel. Te wskazówki nie zmienią cię z dnia na dzień w program Excel. Ale mogą pomóc ci zrobić pierwszy krok, aby zostać profesjonalistą. Jeśli masz więcej porad i wskazówek Excel, skontaktuj się z nami !