Twój najlepszy przewodnik po udanym spotkaniu online

Aby utrzymać ludzi blisko siebie, wiele platform internetowych zapewnia wygodne środki komunikacji, takie jak rozmowy wideo. Szczególnie podczas COVID-19 firmy organizują spotkania online w celu utrzymania swojej działalności niż kiedykolwiek wcześniej. Spotkanie online jest ważne, ponieważ zostanie wyrażonych wiele ważnych wiadomości. Jak więc zapewnić udane spotkanie online? Oto kilka wskazówek, które należy przygotować i wykonać przed spotkaniem online i w jego trakcie.

1. Znajdź niezawodną platformę spotkań online

Aby odbyć spotkanie online, najpierw powinieneś skorzystać z profesjonalnej i niezawodnej platformy spotkań online. Istnieje wiele niezawodnych, których można używać do prowadzenia spotkań online, ponieważ technologie rozwijają się tak dobrze. Platformy takie jak GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype itp. są dziś popularne. Przede wszystkim musisz pomyśleć o tym, jakie spotkania będziesz organizować, tylko audio? Konferencja wideo? Opierając się na tym i wybierając jedną z platform do spotkań online, możesz zorganizować spotkanie online ze swoimi zespołami i współpracownikami.

2. Zapoznaj się z platformą

Po drugie przed spotkaniem online należy zapoznać się z platformą i jej kompleksowymi funkcjami. Na przykład, czy platforma zapewnia narzędzia do współpracy, które umożliwiają współpracę Tobie i Twoim współpracownikom? Czy platforma zapewnia funkcję nagrywania, która pomaga uchwycić ważne punkty podczas spotkań? Czy platforma umożliwia użytkownikom przesyłanie plików do udostępnienia podczas spotkania? To są wszystkie niezbędne rzeczy, które powinieneś wiedzieć o platformach spotkań przed spotkaniem.

3. Wybierz odpowiedni czas na spotkanie online

Ważnym czynnikiem jest również wybór odpowiedniego czasu na spotkanie, ponieważ może to zapewnić wysoką efektywność spotkania. W dni powszednie poniedziałek może być najodpowiedniejszą porą, ponieważ wszyscy są wypoczęci po relaksującym weekendzie. Również rano umysły ludzi mogą być jaśniejsze. Dlatego w oparciu o te czynniki można uznać, że poniedziałek rano może być bardzo dobrą opcją na spotkania online. Ale warto też zastanowić się nad tym, czy w tym okresie każdy może zorganizować sobie czas na dołączenie do spotkań. Ponadto, jeśli Twoi uczestnicy są obcokrajowcami, musisz zwrócić większą uwagę na czas spotkania, ponieważ może wystąpić różnica czasu.

4. Sprawdź swoją sieć przed spotkaniem

Teraz, gdy uzyskasz dokładny czas spotkania online, powinieneś przetestować swoją sieć przed rozpoczęciem spotkania, ponieważ tylko z dobrą siecią spotkanie może być płynnie kontynuowane. W przeciwnym razie wideo utknęłoby podczas spotkania i możesz nie przechwycić niektórych podstawowych informacji udostępnionych przez inne osoby podczas spotkania.

5. Zaproś wszystkich, którzy powinni znaleźć się w sali konferencyjnej

Następnie upewnij się, że masz identyfikator sali konferencyjnej i możesz do niej dołączyć przed rozpoczęciem spotkania. Jeśli jesteś osobą, która organizuje spotkanie online, upewnij się również, że wysłałeś powiadomienie do wszystkich osób, które powinny znaleźć się w pokoju konferencyjnym. Również w sali konferencyjnej należy przed rozpoczęciem spotkania sprawdzić, czy wszystkie osoby są tam uwzględnione.

6. Przede wszystkim przygotuj swoje słowa

Spotkanie online ma bardzo ograniczony czas, więc przed spotkaniem musisz przygotować się na to, czym będziesz się dzielił podczas spotkania. Jeśli zamierzasz pokazać jakieś dane biznesowe, musisz je wcześniej zebrać i przeanalizować, aby pokazać szefowi i współpracownikom dokładne i ważne punkty. Możesz także przygotować się do raportu i podzielić się nim z innymi, aby mogli mieć znacznie jaśniejszy układ tego, co zamierzasz udostępnić.

7. Podczas spotkania zachowuj się dobrze i używaj przyzwoitych słów

Teraz, kiedy masz spotkanie, po prostu upewnij się, że zachowujesz się przyzwoicie podczas spotkania online. Na przykład twoje ubranie i słowa, których będziesz używać. Upewnij się, że są przyzwoite. Możesz także użyć pokazu slajdów, aby podkreślić punkty podczas spotkania i nigdy nie czytaj informacji bezpośrednio. Po zakończeniu udostępniania wszystkich rzeczy, o których chcesz porozmawiać, możesz zostawić czas na pytania i odpowiedzi innym uczestnikom spotkania, aby mogli zadawać pytania. Na koniec użyj kilku słów podsumowujących, aby zakończyć spotkanie.

8. E-podpisywanie dokumentów z pomocą EasePDF

Jeśli prowadzisz spotkanie online ze swoim szefem z niektórymi klientami, czasami trzeba podpisać umowy lub dokumenty. W takim przypadku dodanie podpisu elektronicznego za pośrednictwem platformy internetowej może być pomocne w wykonaniu tego zadania. Po otrzymaniu oryginalnego dokumentu w formacie PDF (ponieważ jest to najczęściej używany format dokumentu do prezentacji oficjalnych treści), możesz przejść do platformy internetowej, takiej jak EasePDF , aby łatwo dodać podpis elektroniczny do dokumentu. Oto samouczek.

Krok 1. Otwórz EasePDF, a następnie przejdź do „Wszystkie narzędzia PDF”, aby znaleźć narzędzie „ Podpisz PDF ” z listy menu.

Krok 2. Dodaj dokument, który chcesz podpisać online do EasePDF , naciskając przycisk „Dodaj Pliki” pośrodku.

Krok 3. Następnie możesz dodać podpis tekstowy lub podpis graficzny zgodnie z własnymi potrzebami. Gdy dobrze go dodasz i zmodyfikujesz, naciśnij bezpośrednio przycisk „Zapisz PDF”.

Krok 4. Gdy podpisany dokument PDF będzie gotowy do pobrania, po prostu naciśnij przycisk „Pobierz”, a dokument zostanie natychmiast zapisany.

9. Wyślij e-mail uzupełniający do wszystkich uczestników spotkania

Po zakończeniu spotkania online musisz wysłać e-mail uzupełniający do wszystkich uczestników, którzy wzięli udział w spotkaniu online. Powinieneś zawrzeć ważne i precyzyjne punkty, którymi podzieliłeś się podczas spotkania. Poza tym słowa podsumowujące informacje. Na koniec możesz również dołączyć nagranie lub transkrypcję do dobrze zaprezentowanego dokumentu PDF ze spotkania. Aby uniknąć zbyt dużego rozmiaru dokumentu PDF, możesz skompresować plik PDF za pomocą EasePDF przed wysłaniem go pocztą e-mail.

Oto prosty samouczek, do którego możesz się odnieść:

Krok 1. Przejdź do EasePDF i wybierz narzędzie Kompresuj PDF z górnego menu nawigacyjnego.

Krok 2. Dodaj dokument spotkania, który chcesz skompresować za pomocą EasePDF , naciskając przycisk „Dodaj Pliki”.

Krok 3. Po dodaniu dokumentu PDF wybierz poziom kompresji, w którym chcesz skompresować plik PDF, w tym „Ekstremalny”, „Zalecany” i „Wysoki”. Po wybraniu jednego, po prostu kliknij „Kompresuj PDF”, aby rozpocząć kompresję pliku.

Krok 4. Na koniec, po zakończeniu kompresji, bezpośrednio naciśnij dostarczoną ikonę „Pobierz”, a skompresowany plik PDF można zapisać na urządzeniu. Teraz możesz wysłać je do uczestników spotkania przez e-mail.

Pomyślnie odbywa się spotkanie online.

Streszczenie

Kiedy wykonasz wszystkie zadania przed spotkaniami w celu przygotowania, a także zwrócisz uwagę na swoje zachowanie podczas i po spotkaniach, z pewnością uda Ci się przeprowadzić spotkanie online. Oto kilka ważnych rzeczy, które możesz sprawdzić podczas spotkań online. Będą ci pomocne.