Comment utiliser le suivi des modifications dans Word?

Avec le développement des technologies de l'information, il est très courant que de nombreuses personnes travaillent sur un seul document. Dans notre travail, nous utilisons le suivi des modifications dans Word lors de la modification d'un document avec vos collègues.

Partie 1 - Pourquoi utiliser le suivi des modifications?

Suivre les modifications est un outil de Microsoft Word qui permet aux utilisateurs de voir clairement quelles modifications ont été apportées et qui les a apportées dans un document. En outre, lorsque vous recevez un document qui a été modifié par d'autres, vous avez le pouvoir de rejeter ou d'accepter toute modification apportée au document. Cet outil est très utile dans notre vie de bureau car il améliore considérablement notre efficacité au travail.

Partie 2 - Fonctions d'édition des modifications de suivi

Avant d'apprendre à utiliser le suivi des modifications, je pense qu'il est nécessaire que vous sachiez quelque chose sur ses fonctions d'édition. Voyons maintenant ci-dessous.

1. Modifier les options de suivi

Tout d'abord, ouvrez Microsoft Word et choisissez l' onglet Révision en haut du document. Recherchez ensuite la petite icône de flèche dans la colonne Suivi. Cliquez dessus et vous verrez la fenêtre des options de suivi des modifications.

1) Afficher: sélectionnez les types de balisage qui seront affichés dans vos documents, tels que les commentaires, l'encre, les insertions et les suppressions.

2) Affichage des bulles dans la vue Toutes les annotations: choisissez comment afficher les révisions du document. Vous pouvez afficher les révisions sous forme de bulles dans les marges du document ou les afficher directement dans le document lui-même.

3) Volet de révision: choisissez comment afficher les révisions du document. Vous pouvez afficher les révisions sous forme de bulles dans les marges du document ou les afficher directement dans le document lui-même.

4) Vous pouvez définir les options en fonction de vos besoins en cliquant sur Options avancées de suivi des modifications . Ou modifiez votre nom en cliquant sur Modifier le nom d'utilisateur .

2. Afficher pour examen

Pour consulter les modifications apportées à votre document, accédez à Révision > Afficher pour révision .

1) Annotation simple: affichez le texte modifié, mais lorsque vous supprimez, insérez et formatez le contenu d'un document, vous trouverez une barre verticale rouge sur la gauche. Si vous cliquez dessus, Simple Markup se transforme en All Markup. Et lorsque vous ajoutez un commentaire, une marque de commentaire apparaîtra sur la droite.

2) Toutes les marques: affiche toutes les marques.

3) Pas de balisage: affiche le texte modifié sans aucune indication.

4) Original: affiche le texte original qui n'a pas été modifié.

Partie 3 - Comment activer / désactiver le suivi des modifications?

1) Activer: accédez à Revoir et cliquez sur l'icône Suivi des modifications. Ou sélectionnez Suivi des modifications dans la liste déroulante. Une fois le suivi des modifications activé, vous pouvez commencer à modifier le document.

2) Désactiver: après avoir modifié votre document, revenez en cliquant à nouveau sur Suivi des modifications . Lorsqu'il est désactivé, Word arrête de marquer les modifications.

Partie 4 - Comment utiliser le suivi des modifications?

L'activation du suivi des modifications vous permet de repérer facilement les modifications que vous avez apportées. Si vous apportez des modifications au document, telles que des suppressions, des insertions et une mise en forme, elles seront enregistrées. Tout d'abord, assurez-vous de remplacer le balisage simple par Tout le balisage afin que toutes les modifications que vous avez apportées soient visibles.

1) Suppressions: Si vous trouvez que certains contenus sont inutiles, supprimez-les simplement. Activez d'abord le suivi des modifications, sélectionnez le contenu, puis supprimez-le. Vous verrez que les suppressions sont marquées d'un barré.

2) Insertions: si vous constatez que certains contenus sont manquants, ajoutez-les au document après avoir activé le suivi des modifications. Vous verrez que les insertions sont marquées d'un soulignement.

3) Formatage: Lorsque vous formatez le texte, le type de formatage sera noté dans la marge droite du document. Et vous pouvez également voir l'auteur qui a mis en forme le texte.

4) Commentaires: choisissez l'endroit où vous souhaitez laisser un commentaire. Accédez à Révision et cliquez sur Nouveau commentaire . Vous pouvez voir l'auteur qui a laissé un commentaire, une date et un contenu de commentaire dans la marge droite du document.

Partie 5 - Comment rejeter ou accepter les modifications de suivi lors de la révision?

Lorsque vous avez terminé de modifier votre document et que vous devez revoir les modifications que vous avez apportées, ou lorsque vous recevez un document modifié et que vous devez vérifier les modifications apportées par d'autres, vous pouvez accepter ou rejeter chaque modification. Si vous acceptez les modifications, acceptez-les. Si vous souhaitez conserver le contenu d'origine, rejetez-le et les modifications seront supprimées. Voyons maintenant les moyens ci-dessous d'accepter ou de refuser le suivi des modifications.

1) Pour accepter ou rejeter immédiatement la modification, vous pouvez accéder à Réviser , sélectionner le contenu modifié et cliquer sur Accepter ou Rejeter dans la colonne Modifications. Ou recherchez le contenu modifié, choisissez d'accepter ou de refuser la modification dans une liste déroulante après un clic droit.

2) En bas de l'icône Accepter ou Rejeter, vous pouvez voir une petite flèche vers le bas. Cliquez dessus et vous pouvez faire des choses comme celles-ci: Accepter / Rejeter et Passer au suivant, Accepter / Rejeter cette modification, Accepter / Rejeter toutes les modifications , et ainsi de suite.

3) Vous pouvez également utiliser les boutons Précédent et Suivant pour passer d'une modification à la suivante.

Partie 6 - Comment verrouiller les modifications de suivi?

Si vous souhaitez empêcher d'autres auteurs de désactiver le suivi des modifications, verrouillez-le. Accédez à Révision et cliquez sur le petit bouton fléché vers le bas sous l'icône Suivi des modifications. Cliquez ensuite sur Verrouiller le suivi et entrez votre mot de passe.

Conclusion

Suivez les modifications dans un document, comme les suggestions que vous pouvez consulter. Après avoir lu cet article, je pense que vous avez une compréhension claire de Track Change dans Word 2016. Espérons que cet outil pratique vous aidera dans le processus d'édition ou de révision des modifications. Si vous en avez appris davantage sur le suivi des modifications, veuillez nous laisser un message .