Ihr bester Leitfaden für ein erfolgreiches Online-Meeting

Um die Menschen nahe beieinander zu halten, bieten viele Online-Plattformen bequeme Kommunikationsmittel wie Videoanrufe. Insbesondere während des COVID-19 halten Unternehmen Online-Meetings ab, um ihre Geschäfte aufrechtzuerhalten, wie nie zuvor. Ein Online-Meeting ist wichtig, da viele wichtige Nachrichten zum Ausdruck gebracht werden. Wie können wir also sicherstellen, dass ein erfolgreiches Online-Meeting stattfindet? Hier finden Sie einige Anleitungen, die Sie vor und während des Online-Meetings vorbereiten und ausführen können.

1. Finden Sie eine zuverlässige Online-Meeting-Plattform

Um ein Online-Meeting zu haben, sollten Sie zunächst eine professionelle und zuverlässige Online-Meeting-Plattform verwenden. Es gibt viele zuverlässige, mit denen Sie Online-Meetings abhalten können, da sich die Technologien so gut entwickeln. Plattformen wie GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype usw. sind heute sehr beliebt. Vor allem müssen Sie sich überlegen, welche Art von Meetings Sie nur mit Audio abhalten werden. Videokonferenz? Wenn Sie sich darauf stützen und aus einer der Online-Meeting-Plattformen auswählen, ist dies eine gute Wahl, um ein Online-Meeting mit Ihren Teams und Kollegen abzuhalten.

2. Machen Sie sich mit der Plattform vertraut

Als zweites sollten Sie sich vor dem Abhalten eines Online-Meetings mit der Plattform und ihren umfassenden Funktionen vertraut machen. Bietet die Plattform beispielsweise einige Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie und Ihre Kollegen zusammenarbeiten können? Bietet die Plattform die Aufzeichnungsfunktion, um wichtige Punkte während der Besprechungen zu erfassen? Ermöglicht die Plattform Benutzern das Hochladen von Dateien zur Freigabe während eines Meetings? Dies sind alle notwendigen Dinge, die Sie über die Besprechungsplattformen wissen sollten, bevor Sie eine Besprechung abhalten.

3. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für das Online-Meeting

Die Wahl eines geeigneten Zeitpunkts für die Besprechung ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, da dies sicherstellen kann, dass die Besprechung hocheffizient ist. An Wochentagen kann Montag die am besten geeignete Zeit sein, da nach einem erholsamen Wochenende alle frisch werden. Auch am Morgen können die Gedanken der Menschen klarer sein. Aufgrund dieser Faktoren können Sie daher davon ausgehen, dass der Montagmorgen eine sehr gute Option für Online-Besprechungen ist. Sie sollten jedoch auch mehr darüber nachdenken, ob jeder seine Zeit für die Teilnahme an den Besprechungen in diesem Zeitraum vereinbaren kann. Wenn Ihre Teilnehmer Ausländer sind, müssen Sie außerdem die Besprechungszeit stärker berücksichtigen, da möglicherweise ein Zeitunterschied besteht.

4. Überprüfen Sie Ihr Netzwerk vor dem Meeting

Wenn Sie nun den genauen Zeitpunkt des Online-Meetings erhalten, sollten Sie Ihr Netzwerk vor Beginn des Meetings testen, da das Meeting nur mit einem guten Netzwerk flüssig fortgesetzt werden kann. Andernfalls bleibt das Video während des Meetings hängen und Sie können möglicherweise einige Kerninformationen, die von anderen während des Meetings geteilt wurden, nicht erfassen.

5. Laden Sie alle ein, die in den Besprechungsraum aufgenommen werden sollen

Stellen Sie dann sicher, dass Sie die ID des Besprechungsraums erhalten und bereit sind, daran teilzunehmen, bevor die Besprechung beginnt. Wenn Sie derjenige sind, der das Online-Meeting arrangiert, stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine Benachrichtigung an alle gesendet haben, die in den Meetingraum aufgenommen werden sollen. Außerdem sollten Sie im Besprechungsraum prüfen, ob alle Personen dort enthalten sind, bevor die Besprechung gestartet wird.

6. Bereiten Sie Ihre Worte vor allem vor

Ein Online-Meeting hat nur eine sehr begrenzte Zeit. Bevor das Meeting abgehalten wird, müssen Sie sich darauf vorbereiten, welche Dinge Sie während des Meetings teilen möchten. Wenn Sie einige Geschäftsdaten anzeigen möchten, müssen Sie diese im Voraus erfassen und analysieren, um Ihrem Chef und Ihren Kollegen die genauen und wichtigen Punkte anzuzeigen. Sie können sich auch auf einen Bericht vorbereiten und ihn mit anderen teilen, damit diese ein viel klareres Layout für das haben, was Sie teilen möchten.

7. Benimm dich gut und benutze anständige Worte während des Meetings

Wenn Sie das Meeting haben, stellen Sie einfach sicher, dass Sie sich während des Online-Meetings anständig verhalten. Zum Beispiel Ihre Kleidung und die Wörter, die Sie verwenden werden. Bitte stellen Sie sicher, dass sie anständig sind. Sie können auch eine Diashow verwenden, um die Punkte während des Meetings hervorzuheben. Bitte lesen Sie die Informationen niemals direkt. Wenn Sie alle Dinge, über die Sie sprechen möchten, geteilt haben, können Sie anderen Besprechungsteilnehmern eine Frage- und Antwortzeit geben, um Fragen zu stellen. Verwenden Sie zum Schluss einige abschließende Worte, um das Meeting zu beenden.

8. Signieren Sie Dokumente mit der Hilfe von EasePDF

Wenn Sie ein Online-Meeting mit Ihrem Chef und einigen Kunden abhalten, müssen manchmal Verträge oder Dokumente unterzeichnet werden. In diesem Fall kann das Hinzufügen eines E-Signs über die Online-Plattform hilfreich sein, um diese Aufgabe abzuschließen. Nachdem Sie das Originaldokument im PDF-Format erhalten haben (da dies das am EasePDF verwendete Dokumentformat für die Präsentation offizieller Inhalte ist), können Sie auf einer Online-Plattform wie EasePDF dem Dokument problemlos ein E-Sign hinzufügen. Hier ist das Tutorial.

Schritt 1. Öffnen Sie EasePDF und gehen Sie zu "Alle PDF-Tools", um das Tool " eSign PDF " aus der PDF unterschreiben zu finden.

Schritt 2. Fügen Sie das Dokument, das Sie online signieren möchten, zu EasePDF, indem Sie in der Mitte auf die Schaltfläche "Dateien hinzufügen hinzufügen " klicken .

Schritt 3. Anschließend können Sie je nach Bedarf eine Textsignatur oder eine Bildsignatur hinzufügen. Wenn Sie es gut hinzugefügt und bearbeitet haben, klicken Sie direkt auf die Schaltfläche "PDF speichern".

Schritt 4. Wenn das signierte PDF-Dokument zum Herunterladen bereit ist, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Herunterladen". Das Dokument wird sofort gespeichert.

9. Senden Sie eine Folge-E-Mail an alle Besprechungsteilnehmer

Wenn das Online-Meeting beendet ist, müssen Sie allen Teilnehmern, die an dem Online-Meeting teilgenommen haben, eine Folge-E-Mail senden. Sie sollten die wichtigen und genauen Punkte angeben, die während des Meetings geteilt wurden. Außerdem abschließende Worte zu den Informationen. Schließlich können Sie auch eine Aufzeichnung oder Transkription in ein gut präsentiertes PDF-Dokument des Meetings einfügen. Um zu vermeiden, dass das PDF-Dokument zu groß wird, können Sie die PDF-Datei mit EasePDF, bevor Sie sie per E-Mail senden.

Hier ist das einfache Tutorial, auf das Sie sich beziehen können:

Schritt 1. Navigieren Sie zu EasePDF und wählen Sie im oberen Navigationsmenü das Tool PDF komprimieren.

Schritt 2. Fügen Sie das Besprechungsdokument hinzu, das Sie mit EasePDF komprimieren möchten, indem Sie auf die Schaltfläche "Dateien hinzufügen EasePDF " klicken .

Schritt 3. Wenn das PDF-Dokument hinzugefügt wird, wählen Sie eine Komprimierungsstufe aus, die Sie komprimieren möchten, einschließlich "Extrem", "Empfohlen" und "Hoch". Nachdem Sie eine ausgewählt haben, klicken Sie einfach auf "PDF komprimieren", um die Datei zu komprimieren.

Schritt 4. Wenn die Komprimierung abgeschlossen ist, klicken Sie direkt auf das bereitgestellte Symbol "Herunterladen", und die komprimierte PDF-Datei kann auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Jetzt können Sie sie per E-Mail an die Besprechungsteilnehmer senden.

Dann wird ein Online-Meeting erfolgreich abgehalten.

Zusammenfassung

Wenn Sie alle Aufgaben vor den Besprechungen zur Vorbereitung erledigt haben und auch auf Ihr Verhalten während und nach den Besprechungen achten, können Sie sicher sein, dass Sie eine Online-Besprechung erfolgreich abhalten. Dies sind einige wichtige Dinge, auf die Sie achten können, wenn Sie Online-Meetings abhalten möchten. Sie werden Ihnen hilfreich sein.