10 Petua untuk Bekerja dengan Excel Seperti Pro

Microsoft Excel adalah program spreadsheet yang ditulis oleh Microsoft untuk komputer yang menggunakan sistem operasi Windows dan Apple Macintosh. Excel adalah perisian pemprosesan data komputer peribadi yang paling popular kerana antara muka Intuitif, fungsi pengiraan yang sangat baik, dan alat membuat peta.

Dalam kerja harian kita, kita perlu menguasai banyak kemahiran mencocokkan pekerjaan, tetapi bahkan pekerjaan yang paling asas memerlukan pengetahuan Microsoft Excel untuk menjadikan kerja anda lebih efisien. Sebaik sahaja anda mempelajari asas-asas Microsoft Excel, mudah untuk membuat carta sederhana dan menyusun data anda. Dengan petua dan trik kami, anda boleh bekerja dengan Excel seperti pro dengan mudah.

1. Paparkan Rumusan Hamparan Excel

Apabila anda membuka spreadsheet yang dibuat oleh orang lain dan perlu memeriksa semula data, anda perlu memeriksa formula spreadsheet. Anda boleh mengklik dua kali sel satu demi satu untuk melihat formula yang digunakan. Tetapi kaedah ini sangat menyusahkan. Sekarang, kami akan memberi anda petua yang lebih pantas.

Buka lembaran kerja Excel anda kemudian klik butang "FORMULAS" yang terdapat di pita atas. Kemudian klik butang "Tunjukkan Rumus". Untuk melihat semua formula hamparan, atau anda boleh menggunakan "CTRL +" pada papan kekunci anda. Ini akan memberi anda gambaran tentang semua formula yang digunakan dalam buku kerja.

2. Gunakan VLOOKUP

Fungsi "VLOOKUP" adalah fungsi carian menegak di Excel. Ia digunakan secara meluas dalam pekerjaan. Sebagai contoh, ia dapat digunakan untuk memeriksa data dan mengimport data dengan cepat antara beberapa jadual. Fungsi VLOOKUP adalah mencari mengikut lajur, dan akhirnya mengembalikan nilai yang sesuai dengan urutan pertanyaan yang diperlukan oleh lajur.

Apabila anda perlu mencari sesuatu dalam jadual atau jarak demi baris anda boleh menggunakan fungsi VLOOKUP. Contohnya, cari harga bahagian automotif dengan nombor bahagian, atau cari nama pekerja berdasarkan ID pekerja mereka.

Langkah 1. Klik sel di mana anda mahu formula VLOOKUP dikira. Kemudian klik "FORMULAS"> "Cari & Rujukan"> "VLOOKUP" untuk menggunakan alat VLOOKUP.

Langkah 2. Kemudian ia akan muncul helaian VLOOKUP lain di mana anda akan menentukan sel. Dalam kes ini, nilai carian kami adalah H2 di mana kami mahu mengutamakan produk atau nama kejohanan kami. Setelah kami menyediakan VLOOKUP dengan betul, Excel akan mengembalikan Nilai Penilaian Keseluruhan kejohanan di sel H3 apabila kami menaip nama kejohanan di sel H2. Kedua, tentukan data yang anda mahu VLOOKUP gunakan untuk cariannya di kotak "Table_array". Ketiga, di kotak "Col_index_num", kita perlu mengisi nombor lajur yang digunakan untuk mencari data yang relevan. Akhirnya, kita perlu memasukkan "SALAH" atau "BENAR" di kotak "Range_lookup" untuk menentukan sama ada pencocokan tepat diperlukan. Setelah selesai, klik butang "OK" di bahagian bawah tetingkap pop timbul.

Langkah 3. Akhirnya, masukkan nilai data yang ingin anda cari di dalam sel.

3. Bekukan Baris dan Lajur

Di Excel, apabila jadual mempunyai sebilangan besar rekod, seperti beberapa ratus baris, ia sering digunakan untuk membekukan baris dan lajur untuk mempermudah pemindahan spreadsheet. Seterusnya, kami akan memberitahu anda cara membekukan baris dan lajur di Excel dengan cepat.

Klik "LIHAT"> "Bekukan Panel" untuk membekukan baris dan lajur. Terdapat 3 jenis cara untuk membekukan. Anda boleh mengklik butang yang sesuai yang anda perlukan.

4. Gabungkan Data dari Sel Berbeza

Adakah anda tahu bagaimana meletakkan data yang berlainan dalam lajur atau baris yang berlainan dan meletakkannya dalam satu sel? Gunakan tip ini akan menjadikan masa anda menggunakan program sedikit lebih mudah. Terdapat banyak kaedah untuk anda menggabungkan data dari sel yang berbeza, tetapi di sini kami akan memperkenalkan cara termudah untuk anda.

Pertama, ketik "=" dan pilih sel pertama yang ingin anda gabungkan. Kemudian taip "&" dan gunakan tanda petik dengan ruang yang dilampirkan. Akhirnya, pilih sel seterusnya yang ingin anda gabungkan dan tekan enter. Kemudian anda akan melihat data anda berjaya digabungkan.

5. Salin Formula atau Data antara Lembaran Kerja

Semasa kita mengedit data di Excel, kita sering menggunakan data atau formula yang sama di lebih dari satu sel. Untuk meningkatkan kecekapan kerja, kami sering menggunakan kaedah menyalin data atau formula untuk mendapatkan hasil pengiraan. Seterusnya, kami akan menunjukkan cara untuk menyalin data atau formula di Excel.

Pertama, anda harus menekan butang "Ctrl" dan mengklik tab lembaran kerja yang ingin anda salin. Kemudian klik atau arahkan ke sel dengan formula atau data yang anda mahukan. Tekan "F2" untuk mengaktifkan sel. Akhirnya, tekan butang "Enter" untuk menyalin data atau formula dengan jayanya.

6. Pilih Isi Seluruh Spreadsheet dengan pantas

Ramai orang akan bertanya apakah ada cara cepat untuk memilih ribuan rekod secara langsung di Excel. Ramai orang akan menggunakan tetikus untuk menyeret dan memilih keseluruhan spreadsheet. Tetapi apabila kita mempunyai banyak data jadual, kita akan membuang banyak masa, dan kita mungkin akan bermula dari awal jika kita tidak berhati-hati. Oleh itu, kita perlu menguasai kemahiran pemilihan cepat.

Sangat mudah untuk menggunakan tip ini, Pertama, klik pada baris permulaan spreadsheet anda. Kemudian tekan F8 untuk mengaktifkan lanjutan. Kemudian klik pada sel terakhir di hamparan anda. Akhirnya, tekan F8 sekali lagi untuk membatalkan. Anda akan melihat keseluruhan spreadsheet anda dipilih dengan cepat.

7. Data Isi Auto

Apabila beberapa pemula menggunakan excel, mereka tidak mengetahui fungsi "AutoFill" Excel. Banyak pemula akan memasukkan satu persatu secara manual secara langsung, tetapi kaedah ini sangat memakan masa. Kemudian kami mengajar anda bagaimana menggunakan fungsi "IsiOtomatis" untuk mengautomasikan entri berulang dalam Excel.

Pertama, masukkan siri pendua dalam hamparan, seperti tarikh. Gerakkan kursor ke bahagian kanan bawah sel terakhir di atas petak yang muncul di setiap lajur kemudian klik dan seret lajur ke bawah. Kemudian Excel akan bijak meneka maklumat apa yang ingin anda isi secara automatik.

8. Buat Jadual Cantik dalam Detik

Ramai orang tahu bagaimana menaip data ke dalam sel, tetapi bagaimana membuat jadual yang indah dalam beberapa saat seperti pro? Jangan risau, anda boleh mengikuti langkah-langkah ini untuk membuat jadual yang indah dalam beberapa saat.

Pilih data yang ingin anda buat dalam jadual. Klik "INSERT"> "Table"> "OK" untuk membuat jadual baru. Anda juga dapat menggunakan ikon meja di sudut kanan atas untuk mengubah warna dan menggunakan kotak centang di bawah tab "Reka Bentuk" untuk mengubah susun atur.

9. Cari Sel Khusus

Dalam kerja seharian, lembaran kerja Excel kami biasanya mengandungi banyak data. Sukar untuk mengesan semuanya. Kali ini kita dapat menggunakan fungsi "Go To" di Excel untuk mencari sel tertentu.

Pilih julat data yang ingin anda cari. Pada tab "Laman Utama", klik "Cari & Pilih"> "Pergi ke". Pilih butang yang sesuai dan kemudian klik butang "OK".

10. Gunakan Pelukis Format

"Format Painter" adalah alat dalam Excel. Kita dapat menggunakan pelukis format untuk menerapkan format teks yang ditentukan dengan cepat ke teks lain. Fungsi ini sangat mengurangkan masa menaip.

Pilih teks atau grafik yang mempunyai format yang ingin anda salin terlebih dahulu. Klik "Rumah"> "Pelukis Format" untuk menggunakan alat. Kemudian gunakan berus untuk melukis pilihan teks atau grafik untuk menerapkan pemformatan. Ini hanya berfungsi sekali. Untuk menukar format beberapa pilihan dalam dokumen anda, anda mesti terlebih dahulu mengklik dua kali alat "Format Painter".

Kesimpulannya

Dengan petua dan trik di atas, kami yakin bahawa anda dapat mempelajari cara menggunakan Excel dengan mahir. Petua ini tidak akan menjadikan anda pro Excel dalam semalam. Tetapi mereka dapat membantu anda untuk mengambil langkah pertama untuk menjadi profesional. Sekiranya anda mempunyai lebih banyak petua dan trik Excel, sila hubungi kami !