10 suggerimenti per lavorare con Excel come un professionista

Microsoft Excel è un programma per fogli di calcolo scritto da Microsoft per computer che utilizzano i sistemi operativi Windows e Apple Macintosh. Excel è il software di elaborazione dati per personal computer più popolare grazie alla sua interfaccia intuitiva, alle eccellenti funzioni di calcolo e agli strumenti grafici.

Nel nostro lavoro quotidiano, abbiamo bisogno di padroneggiare molte abilità di corrispondenza del lavoro, ma anche il lavoro più elementare richiede alcune conoscenze di Microsoft Excel per rendere il tuo lavoro più efficiente. Una volta apprese le basi di Microsoft Excel, sarà facile creare grafici semplici e organizzare i dati. Con i nostri suggerimenti e trucchi, puoi lavorare facilmente con Excel come un professionista.

1. Visualizzare le formule del foglio di calcolo Excel

Quando apri un foglio di calcolo creato da qualcun altro e devi ricontrollare i dati, devi controllare la formula del foglio di calcolo. Puoi fare doppio clic sulle celle una per una per vedere la formula utilizzata. Ma questo metodo è molto scomodo. Ora ti insegneremo un suggerimento più veloce.

Apri il foglio di lavoro Excel, quindi fai clic sul pulsante "FORMULE" che si trova nella barra multifunzione superiore. Quindi fare clic sul pulsante "Mostra formule". Per vedere tutte le formule del foglio di lavoro, oppure puoi utilizzare "CTRL +" sulla tastiera. Questo ti darà una visione di tutte le formule usate nella cartella di lavoro.

2. Utilizzare CERCA.VERT

La funzione "CERCA.VERT" è una funzione di ricerca verticale in Excel. È ampiamente usato nel lavoro. Ad esempio, può essere utilizzato per controllare i dati e importare rapidamente i dati tra più tabelle. La funzione CERCA.VERT consente di cercare per colonna e infine restituire il valore corrispondente alla sequenza di query richiesta dalla colonna.

Quando è necessario trovare elementi in una tabella o in un intervallo per riga, è possibile utilizzare la funzione CERCA.VERT. Ad esempio, cerca il prezzo di una parte automobilistica in base al numero di parte o trova il nome di un dipendente in base all'ID dipendente.

Passaggio 1. Fare clic sulla cella in cui si desidera calcolare la formula CERCA.VERT. Quindi fare clic su "FORMULE"> "Ricerca e riferimento"> "CERCA.VERT" per utilizzare lo strumento CERCA.VERT.

Passaggio 2. Quindi verrà visualizzato un altro foglio CERCA.VERT in cui verrà specificata la cella. In questo caso, il nostro valore di ricerca è H2, che è dove vogliamo mettere per primo il nostro prodotto o il nome del torneo. Dopo aver impostato correttamente VLOOKUP, Excel restituirà il valore di valutazione totale del torneo nella cella H3 quando digitiamo il nome del torneo nella cella H2. In secondo luogo, specifica i dati che desideri che CERCA.VERT utilizzi per la sua ricerca nella casella "Tabella_array". Terzo, nella casella "Col_index_num", dobbiamo inserire il numero di colonna utilizzato per trovare i dati rilevanti. Infine, dobbiamo inserire "FALSE" o "TRUE" nella casella "Range_lookup" per specificare se è richiesta una corrispondenza esatta. Al termine, fare clic sul pulsante "OK" nella parte inferiore della finestra popup.

Passaggio 3. Infine, immettere il valore dei dati che si desidera cercare nella cella.

3. Blocca righe e colonne

In Excel, quando una tabella ha un numero elevato di record, ad esempio poche centinaia di righe, viene spesso utilizzata per congelare le righe e le colonne per facilitare lo spostamento del foglio di calcolo. Successivamente, ti diremo come congelare rapidamente righe e colonne in Excel.

Fai clic su "VISUALIZZA"> "Blocca riquadri" per bloccare righe e colonne. Esistono 3 tipi di modi per congelare. Puoi fare clic sul pulsante corrispondente di cui hai bisogno.

4. Combina dati da celle diverse

Sai come inserire dati diversi in colonne o righe diverse e metterli in una cella? Usa questo suggerimento renderà il tuo tempo usando il programma un po 'più facile. Esistono molti metodi per combinare i dati di celle diverse, ma qui introdurremo il modo più semplice per te.

Per prima cosa, digita "=" e seleziona la prima cella che desideri combinare. Quindi digita "&" e utilizza le virgolette con uno spazio racchiuso. Alla fine, seleziona la cella successiva che desideri combinare e premi Invio. Quindi vedrai i tuoi dati combinati con successo.

5. Copiare formule o dati tra i fogli di lavoro

Quando modifichiamo i dati in Excel, usiamo spesso gli stessi dati o la stessa formula in più di una cella. Per migliorare l'efficienza del lavoro, utilizziamo spesso il metodo di copia dei dati o della formula per ottenere i risultati del calcolo. Successivamente, ti mostreremo un modo per copiare dati o formule in Excel.

Per prima cosa, dovresti tenere premuto il pulsante "Ctrl" e fare clic sulla scheda del foglio di lavoro in cui desideri copiare. Quindi fare clic o accedere alla cella con la formula o i dati desiderati. Premere "F2" per attivare la cella. Infine, premere il pulsante "Invio" per copiare correttamente i dati o le formule.

6. Selezionare rapidamente i contenuti di un intero foglio di calcolo

Molte persone chiederanno se esiste un modo rapido per selezionare direttamente migliaia di record in Excel. Molte persone useranno il mouse per trascinare e selezionare l'intero foglio di calcolo. Ma quando abbiamo molti dati della tabella, sprecheremo molto tempo e potremmo iniziare da zero se non stiamo attenti. Quindi dobbiamo padroneggiare le capacità di selezione rapida.

È molto facile usare questo suggerimento, in primo luogo, fare clic sulla riga iniziale del foglio di calcolo. Quindi premere F8 per attivare l'estensione. Quindi fare clic sull'ultima cella del foglio di calcolo. Infine, premi di nuovo F8 per annullare. Vedrai che l'intero foglio di lavoro è selezionato rapidamente.

7. Dati di riempimento automatico

Quando alcuni neofiti usano Excel, non conoscono la funzione "Compilazione automatica" di Excel. Molti principianti inseriranno manualmente uno per uno direttamente, ma l'utilizzo di questo metodo può richiedere molto tempo. Quindi ti insegneremo come utilizzare la funzione "Compilazione automatica" per automatizzare le voci ripetitive in Excel.

Innanzitutto, inserisci una serie di duplicati nel foglio di lavoro, come le date. Spostare il cursore nella parte in basso a destra dell'ultima cella sopra il quadrato che si apre in ogni colonna, quindi fare clic e trascinare la colonna verso il basso. Quindi Excel sarà intelligente nell'indovinare quali informazioni si desidera compilare automaticamente.

8. Crea un bellissimo tavolo in pochi secondi

Molte persone sanno solo come digitare i dati nella cella, ma come creare una bella tabella in pochi secondi come un professionista? Non preoccuparti, puoi seguire questi passaggi per creare bellissime tabelle in pochi secondi.

Seleziona i dati che desideri creare nella tabella. Fare clic su "INSERISCI"> "Tabella"> "OK" per creare una nuova tabella. Puoi anche utilizzare l'icona della tabella nell'angolo in alto a destra per cambiare il colore e utilizzare le caselle di controllo nella scheda "Design" per modificare il layout.

9. Trova la cella specifica

Nel nostro lavoro quotidiano, il nostro foglio di lavoro Excel di solito contiene molti dati. È difficile tenere traccia di tutto. Questa volta possiamo utilizzare la funzione "Vai a" in Excel per trovare la cella specifica.

Seleziona l'intervallo di dati che desideri trovare. Nella scheda "Home", fai clic su "Trova e seleziona"> "Vai a". Selezionare i pulsanti corrispondenti e quindi fare clic sul pulsante "OK".

10. Utilizzare Copia formato

"Copia formato" è uno strumento in Excel. Possiamo usare il pittore del formato per applicare rapidamente la formattazione del testo specificato ad altro testo. Questa funzione riduce notevolmente il tempo di composizione.

Seleziona il testo o l'elemento grafico con la formattazione che desideri copiare per primo. Fare clic su "Home"> "Copia formato" per utilizzare lo strumento. Quindi usa il pennello per dipingere su una selezione di testo o grafica per applicare la formattazione. Funziona solo una volta. Per modificare il formato di più selezioni nel documento, devi prima fare doppio clic sullo strumento "Copia formato".

Conclusione

Con i suggerimenti e i trucchi di cui sopra, crediamo che tu possa imparare a utilizzare Excel abilmente. Questi suggerimenti non ti trasformeranno in un professionista di Excel dall'oggi al domani. Ma possono aiutarti a fare il primo passo per diventare un professionista. Se hai altri suggerimenti e trucchi per Excel, contattaci !