Ihr bester Leitfaden für ein erfolgreiches Online-Meeting

Um die Menschen nah beieinander zu halten, bieten viele Online-Plattformen bequeme Kommunikationsmittel wie Videoanrufe an. Insbesondere während der COVID-19-Zeit halten Unternehmen Online-Meetings zur Aufrechterhaltung ihrer Geschäfte ab als je zuvor. Ein Online-Meeting ist wichtig, da viele wichtige Botschaften zum Ausdruck gebracht werden. Wie können wir also ein erfolgreiches Online-Meeting sicherstellen? Hier sind einige Anleitungen, die Sie vor und während des Online-Meetings vorbereiten und durchführen können.

1. Finden Sie eine zuverlässige Online-Meeting-Plattform

Um ein Online-Meeting durchzuführen, sollten Sie zunächst eine professionelle und zuverlässige Online-Meeting-Plattform nutzen. Es gibt viele zuverlässige, mit denen Sie Online-Meetings abhalten können, da sich die Technologien so gut entwickeln. Plattformen wie GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype usw. sind heute alle beliebt. Zuallererst müssen Sie darüber nachdenken, welche Art von Besprechungen Sie abhalten werden, nur Audio? Videokonferenz? Auf dieser Grundlage und einer der Online-Meeting-Plattformen kann eine gute Wahl sein, um ein Online-Meeting mit Ihren Teams und Kollegen abzuhalten.

2. Machen Sie sich mit der Plattform vertraut

Als Zweites sollten Sie sich vor der Durchführung eines Online-Meetings mit der Plattform und ihren umfangreichen Funktionen vertraut machen. Bietet die Plattform beispielsweise einige Tools für die Zusammenarbeit, damit Sie und Ihre Kollegen zusammenarbeiten können? Bietet die Plattform die Aufnahmefunktion, um die wichtigen Punkte während der Besprechungen festzuhalten? Ermöglicht die Plattform Benutzern das Hochladen von Dateien zur gemeinsamen Nutzung während eines Meetings? Dies sind alle notwendigen Dinge, die Sie über die Meeting-Plattformen wissen sollten, bevor Sie ein Meeting abhalten.

3. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für das Online-Meeting

Die Wahl eines geeigneten Zeitpunkts für die Durchführung des Meetings ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, da dies eine hohe Effizienz des Meetings gewährleisten kann. An Wochentagen kann der Montag die beste Zeit sein, da jeder nach einem erholsamen Wochenende frisch wird. Außerdem können die Köpfe der Menschen morgens klarer sein. Auf der Grundlage dieser Faktoren können Sie daher davon ausgehen, dass der Montagmorgen eine sehr gute Option für Online-Meetings sein kann. Aber Sie sollten auch mehr darüber nachdenken, ob jeder seine Zeit für die Teilnahme an den Treffen in diesem Zeitraum vereinbaren kann. Wenn Ihre Teilnehmer Ausländer sind, müssen Sie außerdem der Besprechungszeit mehr Aufmerksamkeit schenken, da es zu Zeitverschiebungen kommen kann.

4. Überprüfen Sie Ihr Netzwerk vor dem Meeting

Wenn Sie nun die genaue Uhrzeit des Online-Meetings erfahren, sollten Sie Ihr Netzwerk vor Beginn des Meetings testen, denn nur mit einem guten Netzwerk kann das Meeting fließend fortgesetzt werden. Andernfalls würde das Video während des Meetings hängen bleiben und Sie können möglicherweise einige Kerninformationen nicht erfassen, die während des Meetings von anderen geteilt wurden.

5. Laden Sie alle ein, die in den Besprechungsraum aufgenommen werden sollen

Stellen Sie dann sicher, dass Sie die Besprechungsraum-ID erhalten und bereit sind, ihr beizutreten, bevor die Besprechung beginnt. Wenn Sie derjenige sind, der die Online-Besprechung arrangiert, stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine Benachrichtigung an alle Personen gesendet haben, die in den Besprechungsraum aufgenommen werden sollen. Auch im Besprechungsraum sollten Sie vor Beginn der Besprechung prüfen, ob alle Personen dort enthalten sind.

6. Bereiten Sie Ihre Worte vor allen vor

Ein Online-Meeting hat eine sehr begrenzte Zeit. Bevor das Meeting abgehalten wird, müssen Sie sich also darauf vorbereiten, welche Dinge Sie während des Meetings teilen werden. Wenn Sie einige Geschäftsdaten anzeigen möchten, müssen Sie diese im Voraus sammeln und analysieren, um Ihrem Chef und Ihren Kollegen die genauen und wichtigen Punkte zu zeigen. Sie können auch einen Bericht vorbereiten und ihn mit anderen teilen, damit diese ein viel klareres Layout dessen haben, was Sie teilen werden.

7. Benehmen Sie sich gut und verwenden Sie während des Meetings anständige Worte

Wenn Sie jetzt das Meeting abhalten, stellen Sie einfach sicher, dass Sie sich während des Online-Meetings anständig verhalten. Zum Beispiel Ihre Kleidung und die Wörter, die Sie verwenden werden. Bitte stellen Sie sicher, dass sie anständig sind. Sie können auch eine Diashow verwenden, um die Punkte während des Meetings hervorzuheben. Bitte lesen Sie die Informationen niemals direkt. Wenn Sie alle Dinge geteilt haben, über die Sie sprechen möchten, können Sie anderen Besprechungsteilnehmern eine Frage-und-Antwort-Zeit lassen, um Fragen zu stellen. Verwenden Sie abschließend einige Schlussworte, um das Meeting zu beenden.

8. Dokumente mit der Hilfe von EasePDF elektronisch signieren

Wenn Sie ein Online-Meeting mit Ihrem Chef und Ihren Kunden abhalten, müssen manchmal Verträge oder Dokumente unterzeichnet werden. In diesem Fall kann das Hinzufügen eines E-Signs über die Online-Plattform hilfreich sein, um diese Aufgabe zu erledigen. Nachdem Sie das Originaldokument im PDF-Format erhalten haben (da dies das am häufigsten verwendete Dokumentformat für die Präsentation offizieller Inhalte ist), können Sie auf eine Online-Plattform wie EasePDF gehen, um dem Dokument einfach ein elektronisches Zeichen hinzuzufügen. Hier ist das Tutorial.

Schritt 1. Öffnen EasePDF und gehen Sie dann zu "Alle PDF-Tools", um das Tool " PDF unterschreiben " in der Menüliste zu finden.

Schritt 2. Fügen Sie das Dokument, das Sie online signieren möchten, zu EasePDF , indem Sie in der Mitte auf die Schaltfläche "Dateien hinzufügen hinzufügen" klicken.

Schritt 3. Anschließend können Sie nach eigenem Bedarf eine Textsignatur oder eine Bildsignatur hinzufügen. Wenn Sie es gut hinzugefügt und bearbeitet haben, klicken Sie direkt auf die Schaltfläche "PDF speichern".

Schritt 4. Wenn das signierte PDF-Dokument zum Herunterladen bereit ist, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Herunterladen", und das Dokument wird sofort gespeichert.

9. Senden Sie eine Folge-E-Mail an alle Besprechungsteilnehmer

Wenn das Online-Meeting vorbei ist, müssen Sie allen Teilnehmern, die am Online-Meeting teilgenommen haben, eine Folge-E-Mail senden. Sie sollten die wichtigen und genauen Punkte angeben, die während des Meetings mitgeteilt wurden. Außerdem Schlussworte zu den Informationen. Schließlich können Sie auch eine Aufzeichnung oder Transkription in einem gut präsentierten PDF-Dokument des Meetings beilegen. Um zu vermeiden, dass das PDF-Dokument zu groß wird, können Sie die PDF-Datei mit EasePDF, bevor Sie sie per E-Mail versenden.

Hier ist das einfache Tutorial, auf das Sie sich beziehen können:

Schritt 1. Navigieren Sie zu EasePDF und wählen Sie im oberen Navigationsmenü das Tool PDF komprimieren.

Schritt 2. Fügen Sie das Meeting-Dokument hinzu, das Sie mit EasePDF komprimieren möchten, indem Sie auf die Schaltfläche "Dateien hinzufügen hinzufügen" klicken.

Schritt 3. Wählen Sie nach dem Hinzufügen des PDF-Dokuments eine Komprimierungsstufe aus, mit der Sie das PDF komprimieren möchten, einschließlich „Extrem“, „Empfohlen“ und „Hoch“. Nachdem Sie eine Datei ausgewählt haben, klicken Sie einfach auf "PDF komprimieren", um mit der Komprimierung der Datei zu beginnen.

Schritt 4. Schließlich, wenn die Komprimierung abgeschlossen ist, klicken Sie direkt auf das bereitgestellte "Download"-Symbol und das komprimierte PDF kann auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Jetzt können Sie sie per E-Mail an die Besprechungsteilnehmer senden.

Dann wird ein Online-Meeting erfolgreich durchgeführt.

Zusammenfassung

Wenn Sie alle Aufgaben vor den Meetings zur Vorbereitung erledigt haben und auch auf Ihr Verhalten während und nach den Meetings achten, werden Sie sicher ein Online-Meeting erfolgreich abhalten. Dies sind einige wichtige Dinge, die Sie überprüfen können, wenn Sie Online-Meetings durchführen. Sie werden Ihnen hilfreich sein.