Başarılı Bir Çevrimiçi Toplantı için En İyi Rehberiniz

İnsanları birbirine yakın tutmak için birçok çevrimiçi platform, video görüşmeleri gibi uygun iletişim araçları sağlıyor. Özellikle COVID-19 döneminde şirketler, işlerini sürdürmek için her zamankinden daha fazla çevrimiçi toplantılar düzenliyor. Çevrimiçi bir toplantı yapmak önemlidir çünkü birçok önemli mesaj iletilecektir. Peki başarılı bir çevrimiçi toplantı olmasını nasıl sağlayabiliriz? Çevrimiçi toplantı öncesinde ve sırasında hazırlamanız ve yapmanız için bazı kılavuzlar.

1. Güvenilir bir çevrimiçi toplantı platformu bulun

Online toplantı yapabilmek için öncelikle profesyonel ve güvenilir bir online toplantı platformu kullanmalısınız. Teknolojiler çok iyi geliştiği için çevrimiçi toplantılar yapmak için kullanabileceğiniz birçok güvenilir var. GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype vb. gibi platformların tümü bugün popülerdir. Her şeyden önce, ne tür toplantılar yapacağınızı düşünmeniz gerekiyor, sadece sesli mi? Video konferans mı? Dolayısıyla, buna dayanarak ve çevrimiçi toplantı platformlarından herhangi birini seçmek, ekipleriniz ve meslektaşlarınızla çevrimiçi bir toplantı yapmak için iyi bir seçim olabilir.

2. Platforma aşina olun

Çevrimiçi bir toplantı düzenlemeden önce ikinci şey, platforma ve kapsamlı işlevlerine aşina olmalısınız. Örneğin, platform sizin ve iş arkadaşlarınızın işbirliği yapmasını sağlamak için bazı işbirliği araçları sağlıyor mu? Platform, toplantılar sırasında önemli noktaların yakalanmasına yardımcı olacak kayıt işlevi sağlıyor mu? Platform, kullanıcıların bir toplantı sırasında paylaşmak üzere dosya yüklemesine izin veriyor mu? Bir toplantı yapmadan önce toplantı platformları hakkında bilmeniz gereken tüm bunlar.

3. Çevrimiçi toplantı için doğru zamanı seçin

Toplantı için uygun bir zaman seçmek de önemli bir faktördür çünkü bu, toplantının son derece verimli olmasını sağlayabilir. Hafta içi, Pazartesi en uygun zaman olabilir çünkü herkes dinlendirici bir hafta sonundan sonra tazelenir. Ayrıca sabahları insanların zihinleri daha net olabilir. Bu nedenle, bu faktörlere dayanarak, Pazartesi sabahının çevrimiçi toplantılar yapmak için çok iyi bir seçenek olabileceğini düşünebilirsiniz. Ancak, herkesin o dönemde ibadetlere katılmak için zaman ayarlayıp ayarlayamayacağı gibi daha fazlasını da düşünmelisiniz. Ayrıca katılımcılarınız yabancı ise, saat farkı olabileceğinden toplantı saatine daha fazla dikkat etmeniz gerekir.

4. Toplantıdan önce ağınızı kontrol edin

Artık online toplantının tam saatini aldığınızda, toplantı başlamadan önce ağınızı test etmelisiniz, çünkü ancak iyi bir ağ ile toplantı akıcı bir şekilde devam ettirilebilir. Aksi takdirde, video toplantı sırasında takılıp kalır ve toplantı sırasında başkaları tarafından paylaşılan bazı temel bilgileri yakalayamayabilirsiniz.

5. Toplantı odasına dahil edilmesi gereken herkesi davet edin

Ardından, toplantı odası kimliğini aldığınızdan ve toplantı başlamadan önce katılmaya hazır olduğunuzdan emin olmalısınız. Online toplantıyı ayarlayan sizseniz, toplantı odasında bulunması gereken herkese bir bilgilendirme mesajı gönderdiğinizden de emin olun. Ayrıca toplantı odasında, toplantı başlamadan önce tüm kişilerin orada olup olmadığını kontrol etmelisiniz.

6. Sözlerinizi her şeyden önce hazırlayın

Çevrimiçi bir toplantının süresi çok sınırlıdır, bu nedenle toplantı yapılmadan önce toplantı sırasında neler paylaşacağınıza hazırlanmanız gerekir. Bazı iş verilerini gösterecekseniz, bunları önceden toplamanız ve patronunuza ve meslektaşlarınıza kesin ve önemli noktaları göstermek için analiz etmeniz gerekir. Ayrıca, bir rapor hazırlayabilir ve paylaşacaklarınızın çok daha net bir düzenine sahip olmaları için başkalarıyla paylaşabilirsiniz.

7. Toplantı sırasında iyi davranın ve düzgün sözler kullanın

Şimdi, toplantıyı yaparken, çevrimiçi toplantı sırasında düzgün davranışlar sergilediğinizden emin olun. Örneğin, kıyafetleriniz ve kullanacağınız kelimeler. Lütfen düzgün olduklarından emin olun. Toplantı sırasında noktaları vurgulamak için bir slayt gösterisi de kullanabilirsiniz ve lütfen bilgileri asla doğrudan okumayın. Hakkında konuşmak istediğiniz her şeyi paylaşmayı bitirdiğinizde, diğer toplantı katılımcılarının soru sormaları için bir Soru-Cevap zamanı bırakabilirsiniz. Son olarak, toplantıyı bitirmek için bazı sonuç sözcükleri kullanın.

8. EasePDF'nin Yardımıyla Belgeleri E-imzalayın

Patronunuzla çevrimiçi bir toplantı yapıyorsanız, bazı müşterileriniz, bazen sözleşmeler veya belgeler imzalamanız gerekir. Bu durumda, çevrimiçi platform üzerinden bir e-imza eklemek bu görevi tamamlamak için yardımcı olabilir. Orijinal belgeyi PDF formatında aldıktan sonra (resmi içeriği sunmak için en çok kullanılan belge formatı olduğundan), belgeye kolayca e-imza eklemek için EasePDF gibi çevrimiçi platformlara gidebilirsiniz. İşte öğretici.

Adım 1. EasePDF açın, ardından menü listesinden " PDF'yi imzala " aracını bulmak için "Tüm PDF Araçları"na gidin.

Adım 2. Ortadaki " Dosya Ekle " düğmesine basarak çevrimiçi olarak imzalamak istediğiniz belgeyi EasePDF ekleyin.

Adım 3. Ardından, kendi ihtiyacınıza göre bir metin imzası veya bir resim imzası eklemenize izin verilir. İyice ekledikten ve düzenledikten sonra, doğrudan "PDF'yi Kaydet" düğmesine bir kenara basın.

Adım 4. İmzalı PDF belgesi indirilmeye hazır olduğunda, "İndir" düğmesine basmanız yeterlidir, belge hemen kaydedilecektir.

9. Tüm toplantı katılımcılarına bir takip e-postası gönderin

Çevrimiçi toplantı bittiğinde, çevrimiçi toplantıya katılan tüm katılımcılara bir takip e-postası göndermeniz gerekir. Toplantı sırasında paylaşılan önemli ve kesin noktalara yer vermelisiniz. Ayrıca bilgilerle ilgili sonuç sözleri. Son olarak, toplantının iyi sunulmuş PDF belgesine bir kaydı veya dökümü de ekleyebilirsiniz. PDF belgesinin çok büyük olmasını önlemek için, e-posta ile göndermeden önce PDF dosyasını EasePDF ile sıkıştırmayı seçebilirsiniz.

İşte başvurmanız için basit öğretici:

Adım 1. EasePDF gidin ve üst gezinme menüsünden PDF'yi Sıkıştır aracını seçin.

Adım 2. EasePDF ile sıkıştırmak istediğiniz toplantı belgesini "Dosya Ekle" düğmesine basarak ekleyin.

Adım 3. PDF belgesi eklendiğinde, "Aşırı", "Önerilen" ve "Yüksek" dahil olmak üzere PDF'yi sıkıştırmak istediğiniz bir sıkıştırma düzeyi seçin. Birini seçtikten sonra, dosyayı sıkıştırmaya başlamak için "PDF'yi Sıkıştır"ı tıklamanız yeterlidir.

Adım 4. Son olarak, sıkıştırma tamamlandığında, sağlanan "İndir" simgesine doğrudan basın ve sıkıştırılmış PDF cihazınıza kaydedilebilir. Artık bunları e-posta yoluyla toplantı katılımcılarına gönderebilirsiniz.

Ardından çevrimiçi bir toplantı başarıyla gerçekleştirilir.

Özet

Toplantı öncesi hazırlık için tüm işleri yaptığınızda, toplantı sırasında ve sonrasındaki davranışlarınıza da dikkat ettiğinizde, bir online toplantıyı başarıyla gerçekleştireceğinizden emin olabilirsiniz. Bunlar, çevrimiçi toplantılar yapacağınız zaman kontrol edebileceğiniz bazı önemli şeylerdir. Size yardımcı olacaklardır.