Başarılı Bir Çevrimiçi Toplantı İçin En İyi Kılavuzunuz

İnsanları birbirine yakın tutmak için birçok çevrimiçi platform, görüntülü görüşmeler gibi uygun iletişim araçları sağlıyor. Özellikle COVID-19 sırasında şirketler, işlerini her zamankinden daha fazla sürdürmek için çevrimiçi toplantılar düzenliyor. Çevrimiçi bir toplantı yapmak önemlidir çünkü birçok önemli mesaj ifade edilecektir. Peki başarılı bir çevrimiçi toplantı yapmayı nasıl sağlayabiliriz? Çevrimiçi toplantı öncesinde ve sırasında hazırlamanız ve yapmanız gereken bazı kılavuzlar.

1. Güvenilir bir çevrimiçi toplantı platformu bulun

Çevrimiçi bir toplantı yapmak için öncelikle profesyonel ve güvenilir bir çevrimiçi toplantı platformu kullanmalısınız. Teknolojiler çok iyi gelişirken, çevrimiçi toplantılar yapmak için kullanabileceğiniz birçok güvenilir toplantı var. GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype vb. Platformların hepsi günümüzde popülerdir. Her şeyden önce, ne tür toplantılar yapacağınızı düşünmeniz gerekiyor, sadece sesli olarak mı? Video konferans mı? Bu nedenle, buna dayanarak ve çevrimiçi toplantı platformlarından herhangi birini seçmek, ekipleriniz ve iş arkadaşlarınızla çevrimiçi bir toplantı yapmak için iyi bir seçim olabilir.

2. Platformu tanıyın

Çevrimiçi bir toplantı düzenlemeden önce ikinci şey, platforma ve kapsamlı işlevlerine aşina olmalısınız. Örneğin, platform sizin ve iş arkadaşlarınızın işbirliği yapmasını sağlamak için bazı işbirliği araçları sağlıyor mu? Platform, toplantılar sırasında önemli noktaları yakalamaya yardımcı olmak için kayıt işlevi sağlıyor mu? Platform, kullanıcıların bir toplantı sırasında paylaşım için dosya yüklemelerine izin veriyor mu? Bunlar, bir toplantı yapmadan önce toplantı platformları hakkında bilmeniz gereken tüm gerekli şeylerdir.

3. Çevrimiçi toplantı için doğru zamanı seçin

Toplantı yapmak için uygun bir zaman seçmek de önemli bir faktördür çünkü bu, toplantının oldukça verimli olmasını sağlayabilir. Hafta içi en uygun zaman Pazartesi olabilir çünkü dinlendirici bir hafta sonunun ardından herkes zinde olur. Ayrıca sabahları insanların zihinleri daha net olabilir. Bu nedenle, bu faktörlere dayanarak, Pazartesi sabahının çevrimiçi toplantılar yapmak için çok iyi bir seçenek olabileceğini düşünebilirsiniz. Ancak, herkesin o dönemde toplantılara katılmak için zamanını ayarlayıp ayarlayamayacağı gibi daha fazlasını da düşünmelisiniz. Ayrıca katılımcılarınız yabancı ise, zaman farkı olabileceğinden toplantı saatine daha fazla dikkat etmeniz gerekir.

4. Toplantıdan önce ağınızı kontrol edin

Şimdi, çevrimiçi toplantının tam saatini aldığınızda, toplantı başlamadan önce ağınızı test etmelisiniz, çünkü yalnızca iyi bir ağ ile toplantı akıcı bir şekilde devam edebilir. Aksi takdirde, video toplantı sırasında takılıp kalır ve toplantı sırasında başkaları tarafından paylaşılan bazı temel bilgileri yakalayamayabilirsiniz.

5. Toplantı odasına dahil olması gereken herkesi davet edin

Ardından, toplantı odası kimliğini aldığınızdan ve toplantı başlamadan önce buna katılmaya hazır olduğunuzdan emin olmalısınız. Çevrimiçi toplantıyı düzenleyen sizseniz, toplantı odasına dahil edilmesi gereken herkese bir bildirim mesajı gönderdiğinizden emin olun. Ayrıca, toplantı odasında, toplantı başlamadan önce tüm kişilerin orada olup olmadığını kontrol etmelisiniz.

6. Her şeyden önce sözlerinizi hazırlayın

Çevrimiçi bir toplantının süresi çok sınırlıdır, bu nedenle toplantı yapılmadan önce, toplantı sırasında paylaşacağınız şeyler için hazırlanmanız gerekir. Bazı iş verilerini gösterecekseniz, bunları önceden toplamanız ve patronunuza ve iş arkadaşlarınıza kesin ve önemli noktaları göstermek için analiz etmeniz gerekir. Ayrıca, bir rapor hazırlayabilir ve başkalarıyla paylaşarak, paylaşacaklarınız hakkında çok daha net bir düzene sahip olmalarına izin verebilirsiniz.

7. Toplantı sırasında iyi davranın ve düzgün sözler kullanın

Şimdi, toplantıyı yaparken, çevrimiçi toplantı sırasında düzgün davranışlarınız olduğundan emin olun. Örneğin, giysileriniz ve kullanacağınız kelimeler. Lütfen düzgün olduklarından emin olun. Toplantı sırasında noktaları vurgulamak için bir slayt gösterisi de kullanabilirsiniz ve lütfen bilgileri asla doğrudan okumayın. Konuşmak istediğiniz her şeyi paylaşmayı bitirdiğinizde, diğer toplantı katılımcılarının soru sorması için bir Soru-Cevap zamanı bırakabilirsiniz. Son olarak, toplantıyı bitirmek için bazı sonuç sözcükleri kullanın.

8. EasePDF Yardımı ile Belgeleri E-imzalayın

Bazı müşterilerinizle patronunuzla çevrimiçi bir toplantı yapıyorsanız, bazen sözleşmelerin veya belgelerin imzalanması gerekir. Bu durumda, çevrimiçi platform üzerinden bir e-işaret eklemek, bu görevi tamamlamak için yardımcı olabilir. Orijinal belgeyi PDF biçiminde aldıktan sonra (bu, resmi içeriği sunmak için en çok kullanılan belge biçimi olduğundan), belgeye kolayca bir e-imza eklemek için EasePDF gibi çevrimiçi platforma gidebilirsiniz. İşte öğretici.

Adım 1. EasePDF açın, ardından menü listesinden " PDF'yi imzala " aracını bulmak için "Tüm PDF Araçları" na gidin.

Adım 2. Ortadaki "Dosya Ekle " düğmesine basarak çevrimiçi olarak imzalamak istediğiniz belgeyi EasePDF ekleyin.

Adım 3. Ardından, kendi ihtiyacınıza göre bir metin imzası veya bir görüntü imzası eklemenize izin verilir. İyice ekleyip düzenlediğinizde, doğrudan "PDF Kaydet" düğmesine basın.

Adım 4. İmzalı PDF belgesi indirilmeye hazır olduğunda, "İndir" düğmesine basmanız yeterlidir, belge hemen kaydedilecektir.

9. Tüm toplantı katılımcılarına bir takip e-postası gönderin

Çevrimiçi toplantı bittiğinde, çevrimiçi toplantıya katılan tüm katılımcılara bir takip e-postası göndermeniz gerekir. Toplantı sırasında paylaşılan önemli ve kesin noktaları dahil etmelisiniz. Ayrıca bilgilerle ilgili sonuç kelimeleri. Son olarak, toplantının iyi sunulmuş PDF belgesine bir kayıt veya transkripsiyon da ekleyebilirsiniz. PDF belgesinin çok büyük olmasını önlemek için, e-postayla göndermeden önce PDF dosyasını EasePDF ile sıkıştırmayı seçebilirsiniz.

İşte başvurmanız için basit öğretici:

Adım 1. EasePDF gidin ve üst gezinme menüsünden PDF'yi Sıkıştır aracını seçin.

Adım 2. EasePDF ile sıkıştırmak istediğiniz toplantı belgesini "Dosya Ekle " düğmesine basarak ekleyin.

Adım 3. PDF belgesi eklendiğinde, "Extreme", "Recommended" ve "High" dahil olmak üzere PDF'yi sıkıştırmak istediğiniz bir sıkıştırma düzeyi seçin. Birini seçtikten sonra, dosyayı sıkıştırmaya başlamak için "PDF'yi Sıkıştır" ı tıklayın.

Adım 4. Son olarak, sıkıştırma tamamlandığında, doğrudan sağlanan "İndir" simgesine basın ve sıkıştırılmış PDF cihazınıza kaydedilebilir. Artık bunları e-posta yoluyla toplantı katılımcılarına gönderebilirsiniz.

Ardından çevrimiçi bir toplantı başarıyla yapılır.

Özet

Toplantı öncesi tüm işleri hazırlık için yaptığınızda ve ayrıca toplantı sırasında ve sonrasında davranışlarınıza dikkat ettiğinizde, çevrimiçi bir toplantıyı başarılı bir şekilde gerçekleştireceğinizden emin olabilirsiniz. Bunlar, ne zaman çevrimiçi toplantı yapacağınızı kontrol edebileceğiniz bazı önemli şeylerdir. Size yardımcı olacaklar.