10 dicas para trabalhar com o Excel como um profissional

Microsoft Excel é um programa de planilhas criado pela Microsoft para computadores que usam os sistemas operacionais Windows e Apple Macintosh. O Excel é o software de processamento de dados de computador pessoal mais popular devido à sua interface intuitiva, excelentes funções de cálculo e ferramentas de gráficos.

Em nosso trabalho diário, precisamos dominar muitas habilidades de correspondência de empregos, mas mesmo o trabalho mais básico requer algum conhecimento do Microsoft Excel para torná-lo mais eficiente. Depois de aprender os fundamentos do Microsoft Excel, será fácil fazer gráficos simples e organizar seus dados. Com nossas dicas e truques, você pode trabalhar facilmente com o Excel como um profissional.

1. Exibir fórmulas de planilha do Excel

Quando você abre uma planilha criada por outra pessoa e precisa verificar novamente os dados, é necessário verificar a fórmula da planilha. Você pode clicar duas vezes nas células uma a uma para ver a fórmula usada. Mas esse método é muito inconveniente. Agora, vamos te ensinar uma dica mais rápida.

Abra sua planilha do Excel e clique no botão "FÓRMULAS" que pode ser encontrado na faixa superior. Em seguida, clique no botão "Mostrar fórmulas". Para ver todas as fórmulas da planilha, ou você pode usar "CTRL +" no teclado. Isso lhe dará uma visão de todas as fórmulas usadas na pasta de trabalho.

2. Use VLOOKUP

A função "VLOOKUP" é uma função de pesquisa vertical no Excel. É amplamente utilizado no trabalho. Por exemplo, ele pode ser usado para verificar dados e importar dados rapidamente entre várias tabelas. A função VLOOKUP é pesquisar por coluna e, finalmente, retornar o valor correspondente à seqüência de consulta exigida pela coluna.

Quando você precisa encontrar coisas em uma tabela ou um intervalo por linha, você pode usar a função PROCV. Por exemplo, pesquise o preço de uma peça automotiva pelo número da peça ou encontre o nome de um funcionário com base em seu ID de funcionário.

Etapa 1. Clique na célula onde deseja que a fórmula VLOOKUP seja calculada. Em seguida, clique em "FÓRMULAS"> "Pesquisa e Referência"> "PROCV" para usar a ferramenta PROCV.

Etapa 2. Em seguida, aparecerá outra planilha VLOOKUP onde você especificará a célula. Nesse caso, nosso valor de pesquisa é H2, que é onde queremos colocar nosso produto ou o nome do torneio primeiro. Depois de configurar VLOOKUP corretamente, o Excel retornará o valor de classificação total do torneio na célula H3 quando digitarmos o nome do torneio na célula H2. Em segundo lugar, especifique os dados que deseja que PROCV use para sua pesquisa na caixa "Table_array". Terceiro, na caixa "Col_index_num", precisamos preencher o número da coluna usado para encontrar os dados relevantes. Finalmente, precisamos inserir "FALSE" ou "TRUE" na caixa "Range_lookup" para especificar se uma correspondência exata é necessária. Quando terminar, clique no botão "OK" na parte inferior da janela pop-up.

Etapa 3. Finalmente, insira o valor dos dados que deseja pesquisar na célula.

3. Congelar linhas e colunas

No Excel, quando uma tabela tem um grande número de registros, como algumas centenas de linhas, geralmente é usado para congelar as linhas e colunas para facilitar a movimentação da planilha. A seguir, mostraremos como congelar linhas e colunas no Excel rapidamente.

Clique em "VER"> "Congelar painéis" para congelar linhas e colunas. Existem 3 tipos de formas de congelar. Você pode clicar no botão correspondente conforme necessário.

4. Combine dados de células diferentes

Você sabe como colocar dados diferentes em colunas ou linhas diferentes e colocá-los em uma célula? Use esta dica para tornar o seu tempo de uso do programa um pouco mais fácil. Existem muitos métodos para combinar dados de células diferentes, mas aqui apresentaremos a maneira mais fácil para você.

Primeiro, digite "=" e selecione a primeira célula que deseja combinar. Em seguida, digite "&" e use aspas com um espaço entre elas. Por fim, selecione a próxima célula que deseja combinar e pressione Enter. Então você verá que seus dados foram combinados com sucesso.

5. Copiar fórmulas ou dados entre planilhas

Quando editamos dados no Excel, geralmente usamos os mesmos dados ou fórmula em mais de uma célula. Para melhorar a eficiência do trabalho, costumamos usar o método de cópia de dados ou fórmula para obter os resultados dos cálculos. A seguir, mostraremos uma maneira de copiar dados ou fórmulas no Excel.

Primeiro, você deve manter pressionado o botão "Ctrl" e clicar na guia da planilha para a qual deseja copiar. Em seguida, clique ou navegue até a célula com a fórmula ou os dados desejados. Pressione “F2 ″ para ativar o celular. Finalmente, pressione o botão "Enter" para copiar os dados ou fórmulas com sucesso.

6. Selecione rapidamente o conteúdo de uma planilha inteira

Muitas pessoas perguntarão se existe alguma maneira rápida de selecionar diretamente milhares de registros no Excel. Muitas pessoas usarão o mouse para arrastar e selecionar a planilha inteira. Mas quando temos muitos dados de tabela, perderemos muito tempo e podemos começar do zero se não formos cuidadosos. Portanto, precisamos dominar as habilidades de seleção rápida.

É muito fácil usar esta dica. Primeiro, clique na linha inicial da sua planilha. Em seguida, pressione F8 para ativar a extensão. Em seguida, clique na última célula da planilha. Finalmente, pressione F8 novamente para cancelar. Você verá que a planilha inteira foi selecionada rapidamente.

7. Dados de Preenchimento Automático

Quando alguns novatos usam o Excel, eles não conhecem a função "Autopreencher" do Excel. Muitos novatos irão inserir manualmente um por um diretamente, mas usar esse método pode ser muito demorado. Em seguida, ensinamos como usar a função "Autopreencher" para automatizar entradas repetitivas no Excel.

Primeiro, insira uma série de duplicatas na planilha, como datas. Mova o cursor para a parte inferior direita da última célula acima do quadrado que aparece em cada coluna e clique e arraste a coluna para baixo. Então o Excel será inteligente em adivinhar quais informações você deseja preencher automaticamente.

8. Crie uma bela mesa em segundos

Muitas pessoas sabem apenas como digitar os dados na célula, mas como criar uma bela tabela em segundos como um profissional? Não se preocupe, você pode seguir estas etapas para criar lindas tabelas em segundos.

Selecione os dados que você deseja fazer na tabela. Clique em "INSERIR"> "Mesa"> "OK" para criar uma nova mesa. Você também pode usar o ícone da mesa no canto superior direito para alterar a cor e usar as caixas de seleção na guia "Design" para alterar o layout.

9. Encontre a célula específica

Em nosso trabalho diário, nossa planilha do Excel geralmente contém muitos dados. É difícil rastrear tudo. Desta vez, podemos usar a função "Ir para" no Excel para encontrar a célula específica.

Selecione o intervalo de dados que você deseja encontrar. Na guia "Página inicial", clique em "Localizar e selecionar"> "Ir para". Selecione os botões correspondentes e clique no botão "OK".

10. Use o Pincel de formatação

O "Pincel de formatação" é uma ferramenta do Excel. Podemos usar o pintor de formatação para aplicar rapidamente a formatação do texto especificado a outro texto. Esta função reduz bastante o tempo de composição.

Selecione o texto ou gráfico com a formatação que você deseja copiar primeiro. Clique em "Home"> "Format Painter" para usar a ferramenta. Em seguida, use o pincel para pintar sobre uma seleção de texto ou gráficos para aplicar a formatação. Isso só funciona uma vez. Para alterar o formato de várias seleções em seu documento, você deve primeiro clicar duas vezes na ferramenta "Pincel de formatação".

Conclusão

Com as dicas e truques acima, acreditamos que você pode aprender a usar o Excel com habilidade. Essas dicas não vão transformá-lo em um profissional do Excel da noite para o dia. Mas eles podem ajudá-lo a dar o primeiro passo para se tornar um profissional. Se você tiver mais dicas e truques do Excel, entre em contato conosco !