Seu melhor guia para uma reunião online de sucesso

Para manter as pessoas próximas umas das outras, muitas plataformas online fornecem meios de comunicação convenientes, como chamadas de vídeo. Especialmente durante o COVID-19, as empresas estão realizando reuniões online para a manutenção de seus negócios do que nunca. Ter uma reunião online é importante porque muitas mensagens importantes serão expressas. Então, como podemos garantir o sucesso de uma reunião online? Aqui estão alguns guias para você preparar e fazer antes e durante a reunião online.

1. Encontre uma plataforma de reunião on-line confiável

Para ter uma reunião online, em primeiro lugar, você deve usar uma plataforma de reunião online profissional e confiável antes de tudo. Existem muitos outros confiáveis que você pode usar para realizar reuniões online, pois as tecnologias estão se desenvolvendo muito bem. Plataformas como GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype , etc. são populares hoje em dia. Antes de tudo, você precisa pensar em que tipo de reunião vai realizar, somente áudio? Videoconferência? Portanto, basear-se nisso e escolher qualquer uma das plataformas de reunião online pode ser uma boa escolha para realizar uma reunião online com suas equipes e colegas.

2. Familiarize-se com a plataforma

A segunda coisa antes de realizar uma reunião online, você deve se familiarizar com a plataforma e suas funções abrangentes. Por exemplo, a plataforma fornece algumas ferramentas de colaboração para permitir que você e seus colegas cooperem? A plataforma fornece a função de gravação para ajudar a capturar os pontos importantes durante as reuniões? A plataforma permite que os usuários carreguem arquivos para compartilhamento durante uma reunião? Essas são todas as coisas necessárias que você deve saber sobre as plataformas de reunião antes de realizar uma reunião.

3. Escolha o horário certo para a reunião online

Escolher um horário adequado para a realização da reunião também é um fator importante, pois pode garantir que a reunião seja altamente eficiente. Nos dias de semana, a segunda-feira pode ser o momento mais apropriado porque todos ficam descansados depois de um fim de semana relaxante. Além disso, pela manhã, a mente das pessoas pode ficar mais clara. Portanto, com base nesses fatores, você pode considerar que segunda-feira de manhã pode ser uma opção muito boa para realizar reuniões online. Mas você também deve considerar mais, por exemplo, se todos podem organizar seu tempo para participar das reuniões nesse período. Além disso, se os participantes forem estrangeiros, você precisa prestar mais atenção ao horário da reunião, pois pode haver diferença de horário.

4. Verifique sua rede antes da reunião

Agora, quando você obtém o horário exato da reunião online, deve testar sua rede antes do início da reunião, porque somente com uma boa rede, a reunião pode continuar fluentemente. Caso contrário, o vídeo pode travar durante a reunião e você pode não conseguir capturar algumas informações essenciais compartilhadas por outras pessoas durante a reunião.

5. Convide todos que devem ser incluídos na sala de reunião

Em seguida, certifique-se de obter a ID da sala de reunião e de estar pronto para ingressar antes do início da reunião. Se for você quem organiza a reunião online, certifique-se também de ter enviado uma mensagem de notificação a todos que deveriam ser incluídos na sala de reunião. Além disso, na sala de reuniões, você deve verificar se todas as pessoas estão incluídas antes do início da reunião.

6. Prepare suas palavras antes de tudo

Uma reunião online tem um tempo muito limitado, portanto, antes de a reunião ser realizada, você precisa se preparar para o que compartilhará durante a reunião. Se você vai mostrar alguns dados de negócios, precisa coletá-los com antecedência e analisá-los para mostrar os pontos precisos e importantes para seu chefe e colegas. Além disso, você pode se preparar para um relatório e compartilhá-lo com outras pessoas, para que elas tenham um layout muito mais claro do que você vai compartilhar.

7. Comporte-se bem e use palavras decentes durante a reunião

Agora, quando você estiver tendo a reunião, certifique-se de ter um comportamento decente durante a reunião online. Por exemplo, suas roupas e as palavras que você vai usar. Verifique se eles são decentes. Você também pode usar uma apresentação de slides para destacar os pontos durante a reunião e nunca leia as informações diretamente. Quando terminar de compartilhar todas as coisas sobre as quais deseja conversar, você pode deixar um período de perguntas e respostas para que outros participantes da reunião façam perguntas. Finalmente, use algumas palavras de conclusão para encerrar a reunião.

8. E-assinar documentos com a ajuda do EasePDF

Se você estiver realizando uma reunião online com seu chefe e alguns clientes, às vezes contratos ou documentos precisam ser assinados. Nesse caso, adicionar um e-sign por meio da plataforma online pode ser útil para concluir esta tarefa. Depois de receber o documento original em formato PDF (como este é o formato de documento mais usado para apresentar conteúdo oficial), você pode ir para uma plataforma online como EasePDF para adicionar um e-sign ao documento facilmente. Aqui está o tutorial.

Etapa 1. Abra o EasePDF e vá para "Todas as ferramentas de PDF" para encontrar a ferramenta " Assinatura em PDF " na lista do menu.

Etapa 2. Adicione o documento que deseja assinar online ao EasePDF pressionando o botão "Adicionar arquivo" no meio.

Etapa 3. Em seguida, você pode adicionar uma assinatura de texto ou uma assinatura de imagem de acordo com sua própria necessidade. Quando você tiver adicionado e editado bem, pressione diretamente o botão "Salvar PDF" ao lado.

Passo 4. Quando o documento PDF assinado estiver pronto para download, basta clicar no botão "Download" e o documento será salvo imediatamente.

9. Envie um e-mail de acompanhamento para todos os participantes da reunião

Quando a reunião online terminar, você precisará enviar um e-mail de acompanhamento a todos os participantes que compareceram à reunião online. Você deve incluir os pontos importantes e precisos compartilhados durante a reunião. Além disso, palavras de conclusão sobre a informação. Por fim, você também pode anexar uma gravação ou transcrição em um documento PDF bem apresentado da reunião. Para evitar que o documento PDF seja muito grande, você pode optar por compactar o arquivo PDF com EasePDF antes de enviá-lo por e-mail.

Aqui está um tutorial simples para você consultar:

Etapa 1. Navegue até EasePDF e selecione a ferramenta Compactar PDF no menu de navegação superior.

Etapa 2. Adicione o documento da reunião que deseja compactar com EasePDF clicando no botão "Adicionar arquivo".

Etapa 3. Quando o documento PDF for adicionado, selecione o nível de compressão que deseja compactar o PDF, incluindo "Extremo", "Recomendado" e "Alto". Após selecionar um, basta clicar em "Compactar PDF" para iniciar a compactação do arquivo.

Etapa 4. Finalmente, quando a compactação estiver concluída, clique diretamente no ícone "Download" fornecido e o PDF compactado poderá ser salvo em seu dispositivo. Agora você pode enviá-los aos participantes da reunião por e-mail.

Em seguida, uma reunião online é realizada com sucesso.

Resumo

Depois de realizar todos os trabalhos antes das reuniões de preparação e também prestar atenção ao seu comportamento durante e após as reuniões, você com certeza realizará uma reunião online com sucesso. Estas são algumas coisas importantes que você pode verificar quando for realizar reuniões online. Eles serão úteis para você.