La tua migliore guida per una riunione online di successo

Per tenere le persone vicine tra loro, molte piattaforme online forniscono mezzi di comunicazione convenienti come le videochiamate. Soprattutto durante il COVID-19, le aziende tengono riunioni online per mantenere le loro attività come mai prima d'ora. Avere una riunione online è importante perché verranno espressi molti messaggi importanti. Quindi come possiamo assicurarci di avere una riunione online di successo? Ecco alcune guide da preparare e da fare prima e durante l'incontro online.

1. Trova una piattaforma per riunioni online affidabile

Per organizzare una riunione online, inizialmente, dovresti utilizzare prima di tutto una piattaforma per riunioni online professionale e affidabile. Ce ne sono molti affidabili che puoi usare per tenere riunioni online poiché le tecnologie si stanno sviluppando così bene. Piattaforme come GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype , ecc. Sono tutte popolari oggi. Prima di tutto, devi pensare a che tipo di riunioni hai intenzione di tenere, solo audio? Video conferenza? Quindi basarsi su questo e scegliere da una qualsiasi delle piattaforme di riunioni online può essere una buona scelta per tenere una riunione online con i tuoi team e colleghi.

2. Acquisisci familiarità con la piattaforma

La seconda cosa prima di tenere una riunione online, dovresti familiarizzare con la piattaforma e le sue funzioni complete. Ad esempio, la piattaforma fornisce alcuni strumenti di collaborazione per consentire a te e ai tuoi colleghi di collaborare? La piattaforma fornisce la funzione di registrazione per aiutare a catturare i punti importanti durante le riunioni? La piattaforma consente agli utenti di caricare file da condividere durante una riunione? Queste sono tutte le cose necessarie che dovresti sapere sulle piattaforme di riunione prima di avere una riunione.

3. Scegli il momento giusto per la riunione in linea

Anche scegliere un momento appropriato per la riunione è un fattore importante perché questo può garantire che la riunione sia altamente efficiente. Nei giorni feriali, il lunedì può essere il momento più appropriato perché tutti si rinfrescano dopo un fine settimana rilassante. Inoltre, al mattino, le menti delle persone possono essere più chiare. Pertanto, in base a questi fattori, puoi considerare che il lunedì mattina può essere un'ottima opzione per organizzare riunioni online. Ma dovresti anche considerare di più, ad esempio se tutti possono organizzare il proprio tempo per partecipare alle riunioni in quel periodo. Inoltre, se i tuoi partecipanti sono stranieri, devi prestare maggiore attenzione all'orario della riunione perché potrebbe esserci una differenza di orario.

4. Controlla la tua rete prima della riunione

Ora, quando ottieni l'ora esatta della riunione online, dovresti testare la tua rete prima dell'inizio della riunione, perché solo con una buona rete la riunione può essere continuata fluentemente. In caso contrario, il video si bloccherebbe durante la riunione e potresti non riuscire a catturare alcune informazioni fondamentali condivise da altri durante la riunione.

5. Invita tutti coloro che dovrebbero essere inclusi nella sala riunioni

Quindi, assicurati di ottenere l'ID della sala riunioni e di essere pronto per parteciparvi prima dell'inizio della riunione. Se sei tu a organizzare la riunione online, assicurati anche di aver inviato un messaggio di notifica a tutti coloro che dovrebbero essere inclusi nella sala riunioni. Inoltre, nella sala riunioni, dovresti controllare se tutte le persone sono incluse lì prima dell'inizio della riunione.

6. Prepara le tue parole prima di tutto

Una riunione in linea ha un tempo molto limitato, quindi prima che si tenga la riunione, è necessario prepararsi per ciò che si intende condividere durante la riunione. Se hai intenzione di mostrare alcuni dati aziendali, devi raccoglierli in anticipo e analizzarli per mostrare i punti precisi e importanti al tuo capo e ai colleghi. Inoltre, puoi preparare un rapporto e condividerlo con altri per consentire loro di avere un layout molto più chiaro di ciò che intendi condividere.

7. Comportati bene e usa parole decenti durante la riunione

Ora, durante la riunione, assicurati di avere comportamenti decenti durante la riunione online. Ad esempio, i tuoi vestiti e le parole che utilizzerai. Assicurati che siano decenti. È inoltre possibile utilizzare una presentazione per evidenziare i punti durante la riunione e non leggere mai direttamente le informazioni. Quando hai finito di condividere tutte le cose di cui vuoi parlare, puoi lasciare un momento di domande e risposte agli altri partecipanti alla riunione per sollevare domande. Infine, usa alcune parole conclusive per concludere la riunione.

8. Firma elettronica dei documenti con l'aiuto di EasePDF

Se stai tenendo una riunione online con il tuo capo, alcuni dei tuoi clienti, a volte è necessario firmare contratti o documenti. In questo caso, l'aggiunta di una firma elettronica tramite la piattaforma online può essere utile per completare questa attività. Dopo aver ricevuto il documento originale in formato PDF (poiché questo è il formato di documento maggiormente utilizzato per presentare il contenuto ufficiale), è possibile EasePDF a una piattaforma online come EasePDF per aggiungere facilmente una firma elettronica al documento. Ecco il tutorial.

Passaggio 1. Aprire EasePDF, quindi andare su "Tutti gli strumenti PDF" per trovare lo strumento " Firma PDF " dall'elenco dei menu.

Passaggio 2. Aggiungere il documento che si desidera firmare online a EasePDF premendo il pulsante "Aggiungi file" al centro.

Passaggio 3. Quindi è possibile aggiungere una firma di testo o una firma di immagine in base alle proprie esigenze. Dopo averlo aggiunto e modificato bene, premi direttamente il pulsante "Salva PDF" a lato.

Passaggio 4. Quando il documento PDF firmato è pronto per il download, premere il pulsante "Download" e il documento verrà salvato immediatamente.

9. Inviare un'e-mail di follow-up a tutti i partecipanti alla riunione

Quando la riunione in linea è terminata, è necessario inviare un'e-mail di follow-up a tutti i partecipanti che hanno partecipato alla riunione in linea. Dovresti includere i punti importanti e precisi condivisi durante l'incontro. Inoltre, parole conclusive sulle informazioni. Infine, puoi anche allegare una registrazione o trascrizione in un documento PDF ben presentato della riunione. Per evitare che il documento PDF sia troppo grande, puoi scegliere di comprimere il file PDF con EasePDF prima di inviarlo tramite e-mail.

Ecco il semplice tutorial a cui fare riferimento:

Passaggio 1. Vai a EasePDF e seleziona Comprimi strumento PDF dal menu di navigazione in alto.

Passaggio 2. Aggiungi il documento della riunione che desideri comprimere con EasePDF premendo il pulsante "Aggiungi file".

Passaggio 3. Quando viene aggiunto il documento PDF, selezionare un livello di compressione in cui si desidera comprimere il PDF, inclusi "Estremo", "Consigliato" e "Alto". Dopo averne selezionato uno, fai clic su "Comprimi PDF" per avviare la compressione del file.

Passaggio 4. Infine, quando la compressione è terminata, premere direttamente l'icona "Download" fornita e il PDF compresso può essere salvato sul dispositivo. Ora puoi inviarli ai partecipanti alla riunione tramite e-mail.

Quindi si tiene una riunione in linea con successo.

Sommario

Dopo aver svolto tutti i lavori prima delle riunioni per la preparazione e prestato attenzione al tuo comportamento durante e dopo le riunioni, sei sicuro di tenere una riunione online con successo. Queste sono alcune cose importanti che puoi controllare durante le riunioni online. Ti saranno utili.