Panduan Terbaik Anda untuk Rapat Online yang Berhasil

Untuk membuat orang tetap dekat satu sama lain, banyak platform online yang menyediakan sarana komunikasi yang nyaman seperti panggilan video. Apalagi selama COVID-19, perusahaan mengadakan pertemuan online untuk mempertahankan bisnisnya dari sebelumnya. Melakukan pertemuan online itu penting karena banyak pesan penting yang akan diungkapkan. Jadi bagaimana kita bisa memastikan pertemuan online yang sukses? Berikut adalah beberapa panduan untuk Anda persiapkan dan lakukan sebelum dan selama pertemuan online.

1. Temukan platform rapat online yang andal

Untuk mengadakan rapat online, pertama-tama Anda harus menggunakan platform rapat online yang profesional dan andal terlebih dahulu. Ada banyak yang dapat diandalkan yang dapat Anda gunakan untuk mengadakan rapat online karena teknologinya berkembang dengan sangat baik. Platform seperti GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype , dll. Semuanya populer saat ini. Sebelumnya, Anda perlu memikirkan pertemuan seperti apa yang akan Anda adakan, audio saja? Konferensi video? Jadi berdasarkan ini dan memilih dari salah satu platform pertemuan online bisa menjadi pilihan yang baik untuk mengadakan pertemuan online dengan tim dan kolega Anda.

2. Biasakan diri dengan platform

Hal kedua sebelum mengadakan rapat online, Anda harus membiasakan diri dengan platform dan fungsinya yang komprehensif. Misalnya, apakah platform menyediakan beberapa alat kolaborasi untuk memungkinkan Anda dan kolega Anda bekerja sama? Apakah platform menyediakan fungsi perekaman untuk membantu menangkap poin-poin penting selama rapat? Apakah platform memungkinkan pengguna mengunggah file untuk dibagikan selama rapat? Ini semua adalah hal yang perlu Anda ketahui tentang platform rapat sebelum mengadakan rapat.

3. Pilih waktu yang tepat untuk rapat online

Memilih waktu yang tepat untuk mengadakan rapat juga merupakan faktor penting karena ini dapat memastikan rapat sangat efisien. Di hari kerja, Senin bisa menjadi waktu yang paling tepat karena semua orang menjadi segar setelah akhir pekan yang santai. Selain itu, di pagi hari, pikiran orang bisa lebih jernih. Oleh karena itu, berdasarkan faktor-faktor tersebut, Anda dapat mempertimbangkan bahwa Senin pagi dapat menjadi pilihan yang sangat baik untuk mengadakan rapat online. Tetapi Anda juga harus mempertimbangkan lebih seperti apakah setiap orang dapat mengatur waktu mereka untuk mengikuti rapat pada periode itu. Selain itu, jika peserta Anda adalah orang asing, Anda perlu lebih memperhatikan waktu pertemuan karena mungkin ada perbedaan waktu.

4. Periksa jaringan Anda sebelum rapat

Nah, bila Anda sudah mendapatkan waktu pasti untuk rapat online, sebaiknya uji jaringan Anda sebelum rapat dimulai, karena hanya dengan jaringan yang bagus rapat dapat dilanjutkan dengan lancar. Jika tidak, video akan macet selama rapat dan Anda mungkin gagal menangkap beberapa informasi inti yang dibagikan oleh orang lain selama rapat.

5. Undang semua orang yang harus dimasukkan ke dalam ruang pertemuan

Kemudian, Anda harus memastikan Anda mendapatkan ID ruang rapat dan siap untuk bergabung sebelum rapat dimulai. Jika Anda adalah orang yang mengatur rapat online, pastikan juga bahwa Anda telah mengirimkan pesan notifikasi ke semua orang yang harus dimasukkan ke dalam ruang rapat. Selain itu, di ruang rapat, Anda harus memeriksa apakah semua orang disertakan di sana sebelum rapat dimulai.

6. Persiapkan kata-kata Anda terlebih dahulu

Rapat online memiliki waktu yang sangat terbatas sehingga sebelum rapat diadakan, Anda perlu mempersiapkan hal-hal apa saja yang akan Anda bagikan selama rapat. Jika Anda akan menunjukkan beberapa data bisnis, Anda perlu mengumpulkannya terlebih dahulu dan menganalisis untuk menunjukkan poin yang tepat dan penting kepada atasan dan kolega Anda. Selain itu, Anda dapat mempersiapkan laporan dan membagikannya dengan orang lain agar mereka memiliki tata letak yang lebih jelas tentang apa yang akan Anda bagikan.

7. Berperilaku baik dan gunakan kata-kata yang sopan selama pertemuan

Nah, saat Anda mengadakan rapat, pastikan saja Anda memiliki perilaku yang baik selama rapat online. Misalnya, pakaian Anda, dan kata-kata yang akan Anda gunakan. Harap pastikan mereka layak. Anda juga dapat menggunakan slideshow untuk menyoroti poin-poin selama rapat, dan mohon jangan pernah membaca informasinya secara langsung. Setelah Anda selesai berbagi semua hal yang ingin Anda bicarakan, Anda dapat memberikan waktu Tanya Jawab kepada peserta rapat lainnya untuk mengajukan pertanyaan. Terakhir, gunakan beberapa kata penutup untuk mengakhiri pertemuan.

8. Tanda tangani Dokumen dengan Bantuan EasePDF

Jika Anda mengadakan pertemuan online dengan atasan Anda beberapa pelanggan Anda, terkadang kontrak atau dokumen perlu ditandatangani. Dalam hal ini, menambahkan tanda-elektronik melalui platform online dapat membantu menyelesaikan tugas ini. Setelah menerima dokumen asli dalam format PDF (karena ini adalah format dokumen yang paling banyak digunakan untuk menyajikan konten resmi), Anda dapat membuka platform online seperti EasePDF untuk menambahkan tanda elektronik ke dokumen dengan mudah. Berikut tutorialnya.

Langkah 1. Buka EasePDF, lalu buka "Semua Alat PDF" untuk menemukan alat " Tandatangani PDF " dari daftar menu.

Langkah 2. Tambahkan dokumen yang ingin Anda tanda tangani secara online ke EasePDF dengan menekan tombol "Tambahkan File" di tengah.

Langkah 3. Kemudian Anda diperbolehkan untuk menambahkan tanda tangan teks atau gambar tanda tangan sesuai dengan kebutuhan Anda. Setelah Anda menambahkan dan mengeditnya dengan baik, langsung tekan tombol "Simpan PDF" di samping.

Langkah 4. Ketika dokumen PDF yang ditandatangani siap untuk diunduh, cukup tekan tombol "Unduh", dan dokumen akan segera disimpan.

9. Kirim email tindak lanjut ke semua peserta rapat

Saat rapat online selesai, Anda perlu mengirimkan email tindak lanjut ke semua peserta yang telah menghadiri rapat online tersebut. Anda harus memasukkan poin penting dan tepat yang dibagikan selama pertemuan. Disamping itu kata-kata kesimpulan tentang informasi tersebut. Terakhir, Anda juga dapat menyertakan rekaman atau transkripsi dalam dokumen PDF rapat yang disajikan dengan baik. Untuk menghindari dokumen PDF terlalu besar, Anda dapat memilih untuk mengompres file PDF dengan EasePDF sebelum mengirimkannya melalui email.

Berikut adalah tutorial sederhana untuk Anda lihat:

Langkah 1. Arahkan ke EasePDF dan pilih alat Kompres PDF dari menu navigasi atas.

Langkah 2. Tambahkan dokumen rapat yang ingin Anda kompres dengan EasePDF dengan menekan tombol "Tambahkan File".

Langkah 3. Saat dokumen PDF ditambahkan, pilih tingkat kompresi yang Anda inginkan untuk mengompres PDF, termasuk "Extreme", "Recommended", dan "High". Setelah memilih salah satu, cukup klik "Kompres PDF" untuk mulai mengompresi file.

Langkah 4. Terakhir, setelah kompresi selesai, tekan langsung ikon "Download" yang disediakan, dan PDF yang dikompresi dapat disimpan di perangkat Anda. Sekarang Anda dapat mengirimkannya ke peserta rapat melalui email.

Kemudian pertemuan online berhasil diadakan.

Ringkasan

Ketika Anda telah melakukan semua pekerjaan sebelum rapat untuk persiapan, dan juga memperhatikan perilaku Anda selama dan setelah rapat, Anda pasti akan berhasil mengadakan rapat online. Ini adalah beberapa hal penting yang dapat Anda periksa ketika Anda akan mengadakan rapat online. Mereka akan membantu Anda.