Votre meilleur guide pour une réunion en ligne réussie

Pour garder les gens proches les uns des autres, de nombreuses plateformes en ligne fournissent des moyens de communication pratiques tels que les appels vidéo. Surtout pendant le COVID-19, les entreprises organisent plus que jamais des réunions en ligne pour maintenir leurs activités. Avoir une réunion en ligne est important car de nombreux messages importants seront exprimés. Alors, comment pouvons-nous nous assurer d'avoir une réunion en ligne réussie ? Voici quelques guides à préparer et à faire avant et pendant la réunion en ligne.

1. Trouvez une plateforme de réunion en ligne fiable

Pour organiser une réunion en ligne, vous devez d'abord utiliser une plate-forme de réunion en ligne professionnelle et fiable. Il existe de nombreuses solutions fiables que vous pouvez utiliser pour organiser des réunions en ligne, car les technologies se développent si bien. Les plateformes comme GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype , etc. sont toutes populaires aujourd'hui. Avant tout, vous devez réfléchir au type de réunions que vous allez organiser, uniquement audio ? Conférence vidéo? Donc, sur cette base et choisir parmi l'une des plateformes de réunion en ligne peut être un bon choix pour organiser une réunion en ligne avec vos équipes et collègues.

2. Familiarisez-vous avec la plateforme

La deuxième chose avant de tenir une réunion en ligne, vous devez vous familiariser avec la plate-forme et ses fonctions complètes. Par exemple, la plate-forme fournit-elle des outils de collaboration pour vous permettre, à vous et à vos collègues, de coopérer ? La plate-forme fournit-elle la fonction d'enregistrement pour aider à capturer les points importants lors des réunions ? La plate-forme permet-elle aux utilisateurs de télécharger des fichiers à partager lors d'une réunion ? Ce sont toutes les choses nécessaires que vous devez savoir sur les plateformes de réunion avant d'avoir une réunion.

3. Choisissez le bon moment pour la réunion en ligne

Choisir un moment approprié pour la réunion est également un facteur important car cela peut garantir que la réunion est très efficace. En semaine, le lundi peut être le moment le plus approprié car tout le monde se rafraîchit après un week-end relaxant. De plus, le matin, l'esprit des gens peut être plus clair. Par conséquent, sur la base de ces facteurs, vous pouvez considérer que le lundi matin peut être une très bonne option pour avoir des réunions en ligne. Mais vous devriez également vous demander si tout le monde peut organiser son temps pour se joindre aux réunions à cette période. De plus, si vos participants sont étrangers, vous devez faire plus attention à l'heure du rendez-vous car il peut y avoir un décalage horaire.

4. Vérifiez votre réseau avant la réunion

Maintenant, lorsque vous obtenez l'heure exacte de la réunion en ligne, vous devez tester votre réseau avant le début de la réunion, car ce n'est qu'avec un bon réseau que la réunion peut se poursuivre de manière fluide. Sinon, la vidéo resterait bloquée pendant la réunion et vous pourriez ne pas capturer certaines informations essentielles partagées par d'autres pendant la réunion.

5. Invitez tous ceux qui devraient être inclus dans la salle de réunion

Ensuite, vous devez vous assurer que vous obtenez l'ID de la salle de réunion et que vous êtes prêt à le rejoindre avant le début de la réunion. Si c'est vous qui organisez la réunion en ligne, assurez-vous également d'avoir envoyé un message de notification à toutes les personnes qui devraient être incluses dans la salle de réunion. De plus, dans la salle de réunion, vous devez vérifier si toutes les personnes y sont incluses avant le début de la réunion.

6. Préparez vos mots avant tout

Une réunion en ligne a un temps très limité, donc avant la tenue de la réunion, vous devez vous préparer aux choses que vous allez partager pendant la réunion. Si vous allez montrer des données commerciales, vous devez les collecter à l'avance et les analyser pour montrer les points précis et importants à votre patron et à vos collègues. En outre, vous pouvez préparer un rapport et le partager avec d'autres pour leur permettre d'avoir une présentation beaucoup plus claire de ce que vous allez partager.

7. Comportez-vous bien et utilisez des mots décents pendant la réunion

Maintenant, lorsque vous organisez la réunion, assurez-vous simplement d'avoir des comportements décents pendant la réunion en ligne. Par exemple, vos vêtements et les mots que vous allez utiliser. Veuillez vous assurer qu'ils sont décents. Vous pouvez également utiliser un diaporama pour mettre en évidence les points pendant la réunion, et veuillez ne jamais lire les informations directement. Lorsque vous avez fini de partager toutes les choses dont vous voulez parler, vous pouvez laisser un temps de questions/réponses aux autres participants à la réunion pour poser des questions. Enfin, utilisez quelques mots de conclusion pour terminer la réunion.

8. E-signer des documents avec l'aide d'EasePDF

Si vous organisez une réunion en ligne avec votre patron et vos clients, des contrats ou des documents doivent parfois être signés. Dans ce cas, l'ajout d'un signe électronique via une plate-forme en ligne peut être utile pour effectuer cette tâche. Après avoir reçu le document original au format PDF (car il s'agit du format de document le plus utilisé pour présenter du contenu officiel), vous pouvez accéder à une plate-forme en ligne telle que EasePDF pour ajouter facilement un signe électronique au document. Voici le tuto.

Étape 1. Ouvrez EasePDF, puis accédez à "Tous les outils PDF" pour trouver l'outil " Signer le PDF " dans la liste du menu.

Étape 2. Ajoutez le document que vous souhaitez signer en ligne à EasePDF en appuyant sur le bouton « Ajouter des fichiers» au milieu.

Étape 3. Ensuite, vous êtes autorisé à ajouter une signature de texte ou une signature d'image selon vos propres besoins. Lorsque vous l'avez bien ajouté et modifié, appuyez directement sur le bouton "Enregistrer le PDF" de côté.

Étape 4. Lorsque le document PDF signé est prêt à être téléchargé, appuyez simplement sur le bouton "Télécharger" et le document sera immédiatement enregistré.

9. Envoyez un e-mail de suivi à tous les participants à la réunion

Lorsque la réunion en ligne est terminée, vous devez envoyer un e-mail de suivi à tous les participants qui ont assisté à la réunion en ligne. Vous devez inclure les points importants et précis partagés lors de la réunion. En outre, des mots de conclusion sur l'information. Enfin, vous pouvez également joindre un enregistrement ou une transcription dans un document PDF bien présenté de la réunion. Pour éviter que le document PDF ne soit trop volumineux, vous pouvez choisir de compresser le fichier PDF avec EasePDF avant de l'envoyer par courrier électronique.

Voici le tutoriel simple auquel vous pouvez vous référer :

Étape 1. Accédez à EasePDF et sélectionnez l'outil Compresser PDF dans le menu de navigation supérieur.

Étape 2. Ajoutez le document de réunion que vous souhaitez compresser avec EasePDF en cliquant sur le bouton « Ajouter des fichiers».

Étape 3. Lorsque le document PDF est ajouté, sélectionnez un niveau de compression que vous souhaitez compresser le PDF, y compris "Extrême", "Recommandé" et "Élevé". Après en avoir sélectionné un, cliquez simplement sur "Compresser le PDF" pour commencer à compresser le fichier.

Étape 4. Enfin, lorsque la compression est terminée, appuyez directement sur l'icône "Télécharger" fournie et le PDF compressé peut être enregistré sur votre appareil. Vous pouvez maintenant les envoyer aux participants à la réunion par courrier électronique.

Ensuite, une réunion en ligne est organisée avec succès.

Résumé

Lorsque vous avez effectué tous les travaux de préparation avant les réunions et que vous faites également attention à votre comportement pendant et après les réunions, vous êtes sûr de tenir une réunion en ligne avec succès. Ce sont des choses importantes que vous pouvez vérifier lorsque vous allez avoir des réunions en ligne. Ils vous seront utiles.