10 نصائح للعمل مع Excel مثل A Pro

Microsoft Excel هو برنامج جداول بيانات كتبته Microsoft لأجهزة الكمبيوتر التي تستخدم أنظمة التشغيل Windows و Apple Macintosh. Excel هو برنامج معالجة بيانات الكمبيوتر الشخصي الأكثر شيوعًا نظرًا لواجهته البديهية ووظائف الحساب الممتازة وأدوات التخطيط.

في عملنا اليومي ، نحتاج إلى إتقان العديد من مهارات مطابقة الوظائف ، ولكن حتى العمل الأساسي يتطلب بعض المعرفة في Microsoft Excel لجعل عملك أكثر كفاءة. بمجرد أن تتعلم أساسيات Microsoft Excel ، سيكون من السهل إنشاء مخططات بسيطة وتنظيم بياناتك. من خلال نصائحنا وحيلنا ، يمكنك العمل مع Excel مثل المحترفين بسهولة.

1. عرض صيغ جدول بيانات Excel

عندما تفتح جدول بيانات أنشأه شخص آخر وتحتاج إلى إعادة فحص البيانات ، فأنت بحاجة إلى التحقق من صيغة جدول البيانات. يمكنك النقر نقرًا مزدوجًا فوق الخلايا واحدة تلو الأخرى لمشاهدة الصيغة المستخدمة. لكن هذه الطريقة غير مريحة للغاية. الآن ، سوف نعلمك نصيحة أسرع.

افتح ورقة عمل Excel ثم انقر فوق الزر "FORMULAS" الذي يمكن العثور عليه في الشريط العلوي. ثم انقر فوق الزر "إظهار الصيغ". لمشاهدة جميع صيغ جدول البيانات ، أو يمكنك استخدام "CTRL +" على لوحة المفاتيح. سيعطيك هذا عرضًا لجميع الصيغ المستخدمة في المصنف.

2. استخدم VLOOKUP

تعد الدالة "VLOOKUP" دالة بحث رأسية في Excel. يستخدم على نطاق واسع في العمل. على سبيل المثال ، يمكن استخدامه لفحص البيانات واستيراد البيانات بسرعة بين جداول متعددة. وظيفة VLOOKUP هي البحث حسب العمود ، وأخيرًا إرجاع القيمة المقابلة لتسلسل الاستعلام الذي يتطلبه العمود.

عندما تحتاج إلى العثور على أشياء في جدول أو نطاق حسب الصف ، يمكنك استخدام وظيفة VLOOKUP. على سبيل المثال ، ابحث عن سعر قطع غيار السيارات برقم القطعة ، أو ابحث عن اسم موظف بناءً على معرف الموظف.

الخطوة 1. انقر فوق الخلية حيث تريد حساب صيغة VLOOKUP. ثم انقر على "FORMULAS"> "Lookup & Reference"> "VLOOKUP" لاستخدام أداة VLOOKUP.

الخطوة 2. ثم ستنبثق ورقة VLOOKUP أخرى حيث ستحدد الخلية. في هذه الحالة ، قيمة البحث لدينا هي H2 وهو المكان الذي نريد أن نضع فيه منتجنا أو اسم البطولة أولاً. بمجرد إعداد VLOOKUP بشكل صحيح ، سيعيد Excel قيمة التقييم الإجمالية للدورة في الخلية H3 عندما نكتب اسم الدورة في الخلية H2. ثانيًا ، حدد البيانات التي تريد أن يستخدمها VLOOKUP للبحث عنها في مربع "Table_array". ثالثًا ، في مربع "Col_index_num" ، نحتاج إلى ملء رقم العمود المستخدم للعثور على البيانات ذات الصلة. أخيرًا ، نحتاج إلى إدخال "FALSE" أو "TRUE" في مربع "Range_lookup" لتحديد ما إذا كانت المطابقة التامة مطلوبة أم لا. عند الانتهاء ، انقر فوق الزر "موافق" في الجزء السفلي من النافذة المنبثقة.

الخطوة 3. أخيرًا ، أدخل قيمة البيانات التي تريد البحث عنها في الخلية.

3. تجميد الصفوف والأعمدة

في Excel ، عندما يحتوي الجدول على عدد كبير من السجلات ، مثل بضع مئات من الصفوف ، غالبًا ما يتم استخدامه لتجميد الصفوف والأعمدة لتسهيل نقل جدول البيانات. بعد ذلك ، سنخبرك بكيفية تجميد الصفوف والأعمدة في Excel بسرعة.

انقر على "عرض"> "تجميد الأجزاء" لتجميد الصفوف والأعمدة. هناك 3 أنواع من طرق التجميد. يمكنك النقر فوق الزر المقابل حسب حاجتك.

4. الجمع بين البيانات من الخلايا المختلفة

هل تعرف كيفية وضع بيانات مختلفة في أعمدة أو صفوف مختلفة ووضعها في خلية واحدة؟ استخدام هذا التلميح سيجعل وقتك في استخدام البرنامج أسهل قليلاً. هناك العديد من الطرق لتجميع البيانات من خلايا مختلفة ، ولكن هنا سنقدم لك أسهل طريقة.

أولاً ، اكتب "=" وحدد الخلية الأولى التي تريد دمجها. ثم اكتب "&" واستخدم علامات الاقتباس مع مسافة مغلقة. أخيرًا ، حدد الخلية التالية التي تريد دمجها واضغط على Enter. ثم سترى بياناتك مدمجة بنجاح.

5. نسخ الصيغ أو البيانات بين أوراق العمل

عندما نقوم بتحرير البيانات في Excel ، فإننا غالبًا ما نستخدم نفس البيانات أو الصيغة في أكثر من خلية واحدة. لتحسين كفاءة العمل ، غالبًا ما نستخدم طريقة نسخ البيانات أو الصيغة للحصول على نتائج الحساب. بعد ذلك ، سنوضح لك طريقة لنسخ البيانات أو الصيغ في Excel.

أولاً ، يجب الضغط باستمرار على الزر "Ctrl" والنقر فوق علامة تبويب ورقة العمل التي تريد النسخ إليها. ثم انقر أو انتقل إلى الخلية بالصيغة أو البيانات التي تريدها. اضغط على "F2" لتنشيط الخلية. أخيرًا ، اضغط على الزر "Enter" لنسخ البيانات أو الصيغ بنجاح.

6. حدد محتويات جدول البيانات بسرعة

سيسأل الكثير من الناس عما إذا كانت هناك طريقة سريعة لتحديد الآلاف من السجلات مباشرة في Excel. سيستخدم العديد من الأشخاص الماوس لسحب جدول البيانات بالكامل وتحديده. ولكن عندما يكون لدينا الكثير من بيانات الجدول ، فإننا سنضيع الكثير من الوقت ، وقد نبدأ من الصفر إذا لم نكن حذرين. لذلك نحن بحاجة إلى إتقان مهارات الاختيار السريع.

من السهل جدًا استخدام هذه النصيحة ، أولاً ، انقر فوق صف البداية في جدول البيانات الخاص بك. ثم اضغط F8 لتنشيط التمديد. ثم انقر على الخلية النهائية في جدول البيانات. أخيرًا ، اضغط على F8 مرة أخرى للإلغاء. سترى يتم تحديد جدول البيانات بأكمله بسرعة.

7. بيانات الملء التلقائي

عندما يستخدم بعض المبتدئين إكسل ، فإنهم لا يعرفون وظيفة "الملء التلقائي" في Excel. سيتم إدخال العديد من المبتدئين يدويًا واحدًا تلو الآخر مباشرةً ، ولكن استخدام هذه الطريقة قد يستغرق وقتًا طويلاً. ثم نعلمك كيفية استخدام وظيفة "التدوين الآلي" لأتمتة الإدخالات المتكررة في Excel.

أولاً ، أدخل سلسلة من التكرارات في جدول البيانات ، مثل التواريخ. حرك المؤشر إلى الجزء الأيمن السفلي من الخلية الأخيرة فوق المربع المنبثق في كل عمود ثم انقر واسحب العمود لأسفل. ثم سيكون Excel ذكيًا في تخمين المعلومات التي تريد ملؤها تلقائيًا.

8. إنشاء جدول جميل في ثوان

كثير من الناس يعرفون فقط كيفية كتابة البيانات في الخلية ، ولكن كيفية إنشاء جدول جميل في ثوان مثل المحترفين؟ لا تقلق ، يمكنك اتباع هذه الخطوات لإنشاء جداول جميلة في ثوان.

حدد البيانات التي تريد تكوينها في الجدول. انقر على "إدراج"> "الجدول"> "موافق" لإنشاء جدول جديد. يمكنك أيضًا استخدام رمز الجدول في الزاوية العلوية اليمنى لتغيير اللون واستخدام مربعات الاختيار ضمن علامة التبويب "التصميم" لتغيير التخطيط.

9. اعثر على الخلية المحددة

في عملنا اليومي ، تحتوي ورقة عمل Excel الخاصة بنا عادةً على الكثير من البيانات. من الصعب تتبع كل شيء. هذه المرة يمكننا استخدام الدالة "Go To" في Excel للعثور على الخلية المحددة.

حدد نطاق البيانات التي تريد البحث عنها. في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، انقر على "بحث وتحديد"> "انتقال إلى". حدد الأزرار المقابلة ثم انقر فوق الزر "موافق".

10. استخدم نسخ التنسيق

"تنسيق الرسام" هو أداة في Excel. يمكننا استخدام رسام التنسيق لتطبيق تنسيق النص المحدد بسرعة على نص آخر. تقلل هذه الوظيفة بشكل كبير من وقت التنضيد.

حدد النص أو الرسم الذي يحتوي على التنسيق الذي تريد نسخه أولاً. انقر فوق "الصفحة الرئيسية"> "نسخ التنسيق" لاستخدام الأداة. ثم استخدم الفرشاة للطلاء على مجموعة محددة من النص أو الرسومات لتطبيق التنسيق. هذا يعمل مرة واحدة فقط. لتغيير تنسيق التحديدات المتعددة في المستند ، يجب أولاً النقر نقرًا مزدوجًا فوق أداة "نسخ التنسيق".

استنتاج

مع النصائح والحيل المذكورة أعلاه ، نعتقد أنه يمكنك تعلم كيفية استخدام Excel بمهارة. لن تحولك هذه النصائح إلى برنامج Excel pro بين عشية وضحاها. لكن يمكنهم مساعدتك في اتخاذ الخطوة الأولى لتصبح محترفًا. إذا كان لديك المزيد من النصائح والحيل في Excel ، فيرجى الاتصال بنا !