คำแนะนำที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จ

เพื่อให้ผู้คนใกล้ชิดกัน แพลตฟอร์มออนไลน์จำนวนมากได้จัดเตรียมวิธีการสื่อสารที่สะดวก เช่น การสนทนาทางวิดีโอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วง COVID-19 บริษัทต่างๆ จัดการประชุมออนไลน์เพื่อรักษาธุรกิจของตนให้มากกว่าที่เคย การประชุมออนไลน์มีความสำคัญเนื่องจากจะมีการแสดงข้อความสำคัญมากมาย แล้วเราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าการประชุมออนไลน์จะประสบความสำเร็จ? ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำบางส่วนสำหรับคุณในการเตรียมตัวและทำก่อนและระหว่างการประชุมออนไลน์

1. ค้นหาแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่เชื่อถือได้

ในการมีการประชุมออนไลน์ อันดับแรก คุณควรใช้แพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่เป็นมืออาชีพและเชื่อถือได้ก่อนสิ่งอื่นใด มีเครื่องมือที่เชื่อถือได้มากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการประชุมออนไลน์ได้เนื่องจากเทคโนโลยีกำลังพัฒนาอย่างดี แพลตฟอร์มเช่น GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype ฯลฯ ล้วนเป็นที่นิยมในปัจจุบัน ก่อนอื่น คุณต้องคิดก่อนว่าจะจัดการประชุมประเภทใด แบบเสียงเท่านั้น? การประชุมทางไกลผ่านระบบวิดีโอ? ดังนั้น การเลือกจากแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ใดๆ ก็ตามอาจเป็นทางเลือกที่ดีในการจัดการประชุมออนไลน์กับทีมและเพื่อนร่วมงานของคุณ

2. ทำความคุ้นเคยกับแพลตฟอร์ม

สิ่งที่สองก่อนจัดการประชุมออนไลน์ คุณควรทำความคุ้นเคยกับแพลตฟอร์มและฟังก์ชันที่ครอบคลุม ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มมีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันเพื่อให้คุณและเพื่อนร่วมงานร่วมมือกันได้หรือไม่? แพลตฟอร์มมีฟังก์ชันการบันทึกเพื่อช่วยจับประเด็นสำคัญในระหว่างการประชุมหรือไม่? แพลตฟอร์มอนุญาตให้ผู้ใช้อัปโหลดไฟล์เพื่อแชร์ระหว่างการประชุมหรือไม่? สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่จำเป็นที่คุณควรรู้เกี่ยวกับแพลตฟอร์มการประชุมก่อนการประชุม

3. เลือกเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุมออนไลน์

การเลือกเวลาที่เหมาะสมในการประชุมก็เป็นปัจจัยสำคัญเช่นกัน เพราะจะทำให้มั่นใจได้ว่าการประชุมจะมีประสิทธิภาพสูง ในวันธรรมดา วันจันทร์อาจเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุด เพราะทุกคนจะรู้สึกสดชื่นหลังจากวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ผ่อนคลาย นอกจากนี้ในตอนเช้าจิตใจของผู้คนก็จะแจ่มใสขึ้น ดังนั้น จากปัจจัยเหล่านี้ คุณสามารถพิจารณาว่าเช้าวันจันทร์เป็นตัวเลือกที่ดีในการประชุมออนไลน์ แต่ควรพิจารณาเพิ่มเติมด้วยว่าทุกคนสามารถจัดเวลาเข้าร่วมการประชุมในช่วงเวลานั้นได้หรือไม่ นอกจากนี้ ถ้าผู้เข้าร่วมของคุณเป็นชาวต่างชาติ คุณต้องให้ความสำคัญกับเวลาประชุมมากขึ้น เพราะอาจมีความแตกต่างของเวลา

4. ตรวจสอบเครือข่ายของคุณก่อนการประชุม

ตอนนี้ เมื่อคุณได้เวลาที่แน่นอนของการประชุมออนไลน์แล้ว คุณควรทดสอบเครือข่ายของคุณก่อนเริ่มการประชุม เพราะมีเพียงเครือข่ายที่ดีเท่านั้น การประชุมจะดำเนินต่อไปได้อย่างคล่องแคล่ว มิฉะนั้น วิดีโอจะค้างระหว่างการประชุม และคุณอาจล้มเหลวในการเก็บข้อมูลหลักที่ผู้อื่นแชร์ระหว่างการประชุม

5. เชิญทุกคนที่ควรจะรวมอยู่ในห้องประชุม

จากนั้น คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับ ID ห้องประชุมและพร้อมที่จะเข้าร่วมก่อนเริ่มการประชุม หากคุณเป็นผู้จัดการประชุมออนไลน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ส่งข้อความแจ้งเตือนไปยังทุกคนที่ควรจะรวมอยู่ในห้องประชุม นอกจากนี้ ในห้องประชุม คุณควรตรวจสอบว่ามีคนทั้งหมดอยู่ในห้องประชุมหรือไม่ก่อนเริ่มการประชุม

6. เตรียมคำพูดของคุณไว้ล่วงหน้า

การประชุมออนไลน์มีเวลาจำกัด ดังนั้นก่อนจะจัดการประชุม คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่คุณจะแชร์ระหว่างการประชุม หากคุณกำลังจะแสดงข้อมูลธุรกิจบางอย่าง คุณต้องรวบรวมไว้ล่วงหน้าและวิเคราะห์เพื่อแสดงจุดที่แม่นยำและสำคัญต่อหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานของคุณ นอกจากนี้ คุณสามารถเตรียมรายงานและแบ่งปันกับผู้อื่นเพื่อให้พวกเขามีรูปแบบที่ชัดเจนมากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังจะแบ่งปัน

7. ประพฤติตัวดีและใช้คำพูดที่เหมาะสมระหว่างการประชุม

ตอนนี้ เมื่อคุณมีการประชุม คุณต้องมีพฤติกรรมที่ดีในระหว่างการประชุมออนไลน์ ตัวอย่างเช่น เสื้อผ้าของคุณ และคำที่คุณจะใช้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมาะสม คุณยังสามารถใช้สไลด์โชว์เพื่อเน้นประเด็นต่างๆ ในระหว่างการประชุม และโปรดอย่าอ่านข้อมูลโดยตรง เมื่อคุณแชร์ทุกสิ่งที่ต้องการจะพูดคุยเสร็จแล้ว คุณสามารถปล่อยให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ถามคำถามได้ สุดท้าย ใช้คำสรุปเพื่อสิ้นสุดการประชุม

8. E-sign เอกสารด้วย EasePDF's Help

หากคุณกำลังจัดการประชุมออนไลน์กับเจ้านายของคุณ ลูกค้าบางรายของคุณอาจต้องลงนามในสัญญาหรือเอกสารในบางครั้ง ในกรณีนี้ การเพิ่ม e-sign ผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์สามารถช่วยให้งานนี้สมบูรณ์ได้ หลังจากได้รับเอกสารต้นฉบับในรูปแบบ PDF (เนื่องจากเป็นรูปแบบเอกสารที่ใช้เป็นส่วนใหญ่สำหรับการนำเสนอเนื้อหาอย่างเป็นทางการ) คุณสามารถไปที่แพลตฟอร์มออนไลน์ เช่น EasePDF เพื่อเพิ่ม e-sign ให้กับเอกสารได้อย่างง่ายดาย นี่คือการกวดวิชา

ขั้นตอนที่ 1. เปิด EasePDF จากนั้นไปที่ "เครื่องมือ PDF ทั้งหมด" เพื่อค้นหาเครื่องมือ " ลงชื่อ PDF " จากรายการเมนู

ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มเอกสารที่คุณต้องการลงชื่อออนไลน์ไปยัง EasePDF โดยกดปุ่ม "เพิ่มไฟล์" ตรงกลาง

ขั้นตอนที่ 3 จากนั้น คุณจะได้รับอนุญาตให้เพิ่มลายเซ็นข้อความหรือลายเซ็นรูปภาพตามความต้องการของคุณเอง เมื่อคุณเพิ่มและแก้ไขได้ดีแล้ว ให้กดปุ่ม "บันทึก PDF" โดยตรง

ขั้นตอนที่ 4 เมื่อเอกสาร PDF ที่ลงนามพร้อมสำหรับการดาวน์โหลด เพียงกดปุ่ม "ดาวน์โหลด" และเอกสารจะถูกบันทึกทันที

9. ส่งอีเมลติดตามผลไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคน

เมื่อการประชุมออนไลน์สิ้นสุดลง คุณจะต้องส่งอีเมลติดตามผลไปยังผู้เข้าร่วมทั้งหมดที่เข้าร่วมการประชุมออนไลน์ คุณควรระบุประเด็นสำคัญและแม่นยำที่แบ่งปันระหว่างการประชุม นอกจากนี้คำสรุปเกี่ยวกับข้อมูล สุดท้าย คุณยังสามารถแนบการบันทึกหรือการถอดเสียงเป็นคำในเอกสาร PDF ของการประชุมที่นำเสนออย่างดี เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เอกสาร PDF มีขนาดใหญ่เกินไป คุณสามารถเลือก บีบอัดไฟล์ PDF ด้วย EasePDF ก่อนส่งทางอีเมล

นี่คือบทช่วยสอนง่ายๆ ให้คุณอ้างถึง:

ขั้นตอนที่ 1 ไปที่ EasePDF และเลือกเครื่องมือบีบอัด PDF จากเมนูการนำทางด้านบน

ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มเอกสารการประชุมที่คุณต้องการบีบอัดด้วย EasePDF โดยกดปุ่ม "เพิ่มไฟล์"

ขั้นตอนที่ 3 เมื่อเพิ่มเอกสาร PDF ให้เลือกระดับการบีบอัดที่คุณต้องการบีบอัด PDF รวมถึง "Extreme", "Recommended" และ "High" หลังจากเลือกแล้ว ให้คลิก "บีบอัด PDF" เพื่อเริ่มบีบอัดไฟล์

ขั้นตอนที่ 4 สุดท้าย เมื่อการบีบอัดเสร็จสิ้น ให้กดที่ไอคอน "ดาวน์โหลด" ที่ให้มาโดยตรง และสามารถบันทึกไฟล์ PDF ที่บีบอัดไว้ในอุปกรณ์ของคุณได้ ตอนนี้คุณสามารถส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมผ่านอีเมล

จากนั้นจึงจัดการประชุมออนไลน์ได้สำเร็จ

สรุป

เมื่อคุณทำงานทั้งหมดก่อนการประชุมเพื่อเตรียมการ และให้ความสนใจกับพฤติกรรมของคุณในระหว่างและหลังการประชุม คุณจะจัดการประชุมออนไลน์ได้สำเร็จอย่างแน่นอน นี่คือสิ่งสำคัญบางอย่างที่คุณสามารถตรวจสอบได้เมื่อคุณกำลังจะมีการประชุมออนไลน์ พวกเขาจะเป็นประโยชน์กับคุณ