La tua migliore guida per un meeting online di successo

Per mantenere le persone vicine tra loro, molte piattaforme online forniscono mezzi di comunicazione convenienti come le videochiamate. Soprattutto durante il COVID-19, le aziende tengono riunioni online per mantenere le loro attività come mai prima d'ora. Avere un incontro online è importante perché verranno espressi molti messaggi importanti. Quindi, come possiamo assicurarci di avere un incontro online di successo? Ecco alcune guide da preparare e da fare prima e durante l'incontro online.

1. Trova una piattaforma affidabile per riunioni online

Per avere una riunione online, all'inizio, dovresti utilizzare una piattaforma di riunione online professionale e affidabile prima di tutto. Ce ne sono molti affidabili che puoi usare per tenere riunioni online poiché le tecnologie si stanno sviluppando così bene. Piattaforme come GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype e così via sono tutte popolari oggi. Prima di tutto, devi pensare a che tipo di riunioni farai, solo audio? Video conferenza? Quindi, basarsi su questo e scegliere da una qualsiasi delle piattaforme di riunioni online può essere una buona scelta per tenere una riunione online con i tuoi team e colleghi.

2. Familiarizza con la piattaforma

La seconda cosa prima di tenere una riunione online, dovresti familiarizzare con la piattaforma e le sue funzioni complete. Ad esempio, la piattaforma fornisce alcuni strumenti di collaborazione per consentire a te e ai tuoi colleghi di collaborare? La piattaforma fornisce la funzione di registrazione per aiutare a catturare i punti importanti durante le riunioni? La piattaforma consente agli utenti di caricare file da condividere durante una riunione? Queste sono tutte le cose necessarie che dovresti sapere sulle piattaforme per riunioni prima di tenere una riunione.

3. Scegli il momento giusto per l'incontro online

Anche scegliere un momento appropriato per l'incontro è un fattore importante perché questo può garantire che l'incontro sia altamente efficiente. Nei giorni feriali, il lunedì può essere il momento più appropriato perché tutti si rinfrescano dopo un fine settimana rilassante. Inoltre, al mattino, le menti delle persone possono essere più chiare. Pertanto, in base a questi fattori, puoi considerare che il lunedì mattina può essere un'ottima opzione per organizzare riunioni online. Ma dovresti anche considerare di più, ad esempio se tutti possono organizzare il proprio tempo per partecipare alle riunioni in quel periodo. Inoltre, se i tuoi partecipanti sono stranieri, devi prestare maggiore attenzione all'orario della riunione perché potrebbe esserci una differenza di orario.

4. Controlla la tua rete prima della riunione

Ora, quando ottieni l'ora esatta della riunione online, dovresti testare la tua rete prima dell'inizio della riunione, perché solo con una buona rete, la riunione può essere continuata in modo fluido. In caso contrario, il video si bloccherebbe durante la riunione e potresti non riuscire a catturare alcune informazioni fondamentali condivise da altri durante la riunione.

5. Invita tutti coloro che dovrebbero essere inclusi nella sala riunioni

Quindi, dovresti assicurarti di ottenere l'ID della sala riunioni e di essere pronto a partecipare prima dell'inizio della riunione. Se sei tu a organizzare la riunione online, assicurati anche di aver inviato un messaggio di notifica a tutti coloro che dovrebbero essere inclusi nella stanza riunioni. Inoltre, nella sala riunioni, è necessario verificare se tutte le persone sono incluse prima dell'inizio della riunione.

6. Prepara le tue parole prima di tutto

Una riunione online ha un tempo molto limitato, quindi prima che si tenga la riunione, devi prepararti per le cose che condividerai durante la riunione. Se hai intenzione di mostrare alcuni dati aziendali, devi raccoglierli in anticipo e analizzarli per mostrare i punti precisi e importanti al tuo capo e ai tuoi colleghi. Inoltre, puoi preparare un rapporto e condividerlo con altri per consentire loro di avere un layout molto più chiaro di ciò che condividerai.

7. Comportati bene e usa parole decenti durante la riunione

Ora, durante la riunione, assicurati di avere comportamenti decenti durante la riunione online. Ad esempio, i tuoi vestiti e le parole che utilizzerai. Per favore assicurati che siano decenti. Puoi anche utilizzare una presentazione per evidenziare i punti durante la riunione e non leggere mai direttamente le informazioni. Quando hai finito di condividere tutte le cose di cui vuoi parlare, puoi lasciare un tempo di domande e risposte per gli altri partecipanti alla riunione per sollevare domande. Infine, usa alcune parole conclusive per concludere la riunione.

8. Firma elettronica dei documenti con l'aiuto di EasePDF

Se stai tenendo una riunione online con il tuo capo e alcuni clienti, a volte è necessario firmare contratti o documenti. In questo caso, l'aggiunta di una firma elettronica tramite la piattaforma online può essere utile per completare questa attività. Dopo aver ricevuto il documento originale in formato PDF (dato che questo è il formato di documento più utilizzato per presentare contenuti ufficiali), puoi andare su una piattaforma online come EasePDF per aggiungere facilmente una firma elettronica al documento. Ecco il tutorial.

Passaggio 1. Aprire EasePDF, quindi andare su "Tutti gli strumenti PDF" per trovare lo strumento " Firma PDF " dall'elenco dei menu.

Passaggio 2. Aggiungi il documento che desideri firmare online a EasePDF premendo il pulsante "Aggiungi file" al centro.

Passaggio 3. Quindi puoi aggiungere una firma di testo o una firma di immagine in base alle tue esigenze. Dopo averlo aggiunto e modificato bene, premi direttamente il pulsante "Salva PDF" a lato.

Passaggio 4. Quando il documento PDF firmato è pronto per il download, basta premere il pulsante "Download" e il documento verrà salvato immediatamente.

9. Invia un'e-mail di follow-up a tutti i partecipanti alla riunione

Al termine della riunione online, è necessario inviare un'e-mail di follow-up a tutti i partecipanti che hanno partecipato alla riunione online. Dovresti includere i punti importanti e precisi condivisi durante l'incontro. Inoltre, parole di conclusione sulle informazioni. Infine, puoi anche allegare una registrazione o una trascrizione in un documento PDF ben presentato dell'incontro. Per evitare che il documento PDF sia troppo grande, puoi scegliere di comprimere il file PDF con EasePDF prima di inviarlo tramite e-mail.

Ecco il semplice tutorial a cui fare riferimento:

Passaggio 1. Passare a EasePDF e selezionare lo strumento Comprimi PDF dal menu di navigazione in alto.

Passaggio 2. Aggiungi il documento della riunione che desideri comprimere con EasePDF premendo il pulsante "Aggiungi file".

Passaggio 3. Quando viene aggiunto il documento PDF, selezionare un livello di compressione che si desidera comprimere il PDF, inclusi "Estremo", "Consigliato" e "Alto". Dopo averne selezionato uno, fai clic su "Comprimi PDF" per iniziare a comprimere il file.

Passaggio 4. Infine, al termine della compressione, premi direttamente l'icona "Download" fornita e il PDF compresso può essere salvato sul tuo dispositivo. Ora puoi inviarli ai partecipanti alla riunione tramite e-mail.

Quindi una riunione online si svolge con successo.

Riepilogo

Quando hai svolto tutti i lavori prima delle riunioni per la preparazione e hai anche prestato attenzione al tuo comportamento durante e dopo le riunioni, sei sicuro di tenere una riunione online con successo. Queste sono alcune cose importanti che puoi controllare quando avrai riunioni online. Ti saranno utili.