Panduan Terbaik Anda untuk Rapat Online yang Sukses

Untuk membuat orang tetap dekat satu sama lain, banyak platform online yang menyediakan sarana komunikasi yang nyaman seperti panggilan video. Terutama selama COVID-19, perusahaan mengadakan pertemuan online untuk mempertahankan bisnis mereka daripada sebelumnya. Mengadakan pertemuan online itu penting karena banyak pesan penting yang akan disampaikan. Jadi bagaimana kita bisa memastikan untuk memiliki pertemuan online yang sukses? Berikut adalah beberapa panduan untuk Anda persiapkan dan lakukan sebelum dan selama rapat online.

1. Temukan platform pertemuan online yang andal

Untuk mengadakan rapat online, pertama-tama, Anda harus menggunakan platform rapat online yang profesional dan andal terlebih dahulu. Ada banyak yang dapat diandalkan yang dapat Anda gunakan untuk mengadakan pertemuan online karena teknologi berkembang dengan sangat baik. Platform seperti GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype , dll. semuanya populer saat ini. Sebelumnya, Anda perlu memikirkan rapat seperti apa yang akan Anda adakan, hanya audio? Konferensi video? Jadi berdasarkan ini dan memilih dari salah satu platform pertemuan online dapat menjadi pilihan yang baik untuk mengadakan pertemuan online dengan tim dan kolega Anda.

2. Kenali platformnya

Hal kedua sebelum mengadakan pertemuan online, Anda harus mengenal platform dan fungsinya yang komprehensif. Misalnya, apakah platform menyediakan beberapa alat kolaborasi untuk memungkinkan Anda dan kolega Anda bekerja sama? Apakah platform menyediakan fungsi perekaman untuk membantu menangkap poin-poin penting selama pertemuan? Apakah platform memungkinkan pengguna mengunggah file untuk dibagikan selama rapat? Ini semua adalah hal penting yang harus Anda ketahui tentang platform rapat sebelum mengadakan rapat.

3. Pilih waktu yang tepat untuk rapat online

Memilih waktu yang tepat untuk mengadakan rapat juga merupakan faktor penting karena ini dapat memastikan rapat sangat efisien. Di hari kerja, Senin bisa menjadi waktu yang paling tepat karena semua orang mendapatkan kesegaran setelah akhir pekan yang santai. Juga, di pagi hari, pikiran orang bisa lebih jernih. Oleh karena itu, berdasarkan faktor-faktor ini, Anda dapat mempertimbangkan bahwa Senin pagi dapat menjadi pilihan yang sangat baik untuk mengadakan pertemuan online. Tetapi Anda juga harus mempertimbangkan lebih banyak seperti apakah setiap orang dapat mengatur waktu mereka untuk bergabung dalam pertemuan pada periode tersebut. Selain itu, jika peserta Anda adalah orang asing, Anda perlu lebih memperhatikan waktu pertemuan karena mungkin ada perbedaan waktu.

4. Periksa jaringan Anda sebelum rapat

Nah, ketika Anda mendapatkan waktu yang tepat untuk rapat online, sebaiknya Anda menguji jaringan Anda sebelum rapat dimulai, karena hanya dengan jaringan yang baik, rapat dapat dilanjutkan dengan lancar. Jika tidak, video akan macet selama rapat dan Anda mungkin gagal menangkap beberapa informasi inti yang dibagikan oleh orang lain selama rapat.

5. Undang semua orang yang harus dimasukkan ke dalam ruang pertemuan

Kemudian, Anda harus memastikan bahwa Anda mendapatkan ID ruang rapat dan siap untuk bergabung sebelum rapat dimulai. Jika Anda yang mengatur rapat online, pastikan juga Anda telah mengirimkan pesan pemberitahuan kepada semua orang yang harus diikutsertakan dalam ruang rapat. Juga, di ruang rapat, Anda harus memeriksa apakah semua orang termasuk di sana sebelum rapat dimulai.

6. Persiapkan kata-kata Anda terlebih dahulu

Rapat online memiliki waktu yang sangat terbatas sehingga sebelum rapat diadakan, Anda perlu mempersiapkan hal-hal apa saja yang akan Anda bagikan selama rapat. Jika Anda akan menunjukkan beberapa data bisnis, Anda perlu mengumpulkannya terlebih dahulu dan menganalisis untuk menunjukkan poin yang tepat dan penting kepada atasan dan kolega Anda. Selain itu, Anda dapat mempersiapkan laporan dan membagikannya dengan orang lain agar mereka memiliki tata letak yang lebih jelas tentang apa yang akan Anda bagikan.

7. Berperilaku baik dan menggunakan kata-kata yang sopan selama pertemuan

Sekarang, ketika Anda mengadakan rapat, pastikan Anda memiliki perilaku yang baik selama rapat online. Misalnya, pakaian Anda, dan kata-kata yang akan Anda gunakan. Harap pastikan mereka layak. Anda juga dapat menggunakan tayangan slide untuk menyoroti poin-poin selama rapat, dan jangan pernah membaca informasi secara langsung. Setelah selesai membagikan semua hal yang ingin Anda bicarakan, Anda dapat memberikan waktu Tanya Jawab kepada peserta rapat lainnya untuk mengajukan pertanyaan. Terakhir, gunakan beberapa kata penutup untuk mengakhiri pertemuan.

8. Dokumen E-sign dengan Bantuan EasePDF

Jika Anda mengadakan pertemuan online dengan bos Anda beberapa pelanggan Anda, terkadang kontrak atau dokumen perlu ditandatangani. Dalam hal ini, menambahkan tanda elektronik melalui platform online dapat membantu menyelesaikan tugas ini. Setelah menerima dokumen asli dalam format PDF (karena ini adalah format dokumen yang paling sering digunakan untuk menyajikan konten resmi), Anda dapat membuka platform online seperti EasePDF untuk menambahkan tanda elektronik ke dokumen dengan mudah. Berikut tutorialnya.

Langkah 1. Buka EasePDF, lalu buka "Semua Alat PDF" untuk menemukan alat " Tandatangani PDF " dari daftar menu.

Langkah 2. Tambahkan dokumen yang ingin Anda tandatangani secara online ke EasePDF dengan menekan tombol "Tambahkan File" di tengah.

Langkah 3. Kemudian Anda diperbolehkan untuk menambahkan tanda tangan teks atau tanda tangan gambar sesuai dengan kebutuhan Anda sendiri. Setelah Anda menambahkan dan mengeditnya dengan baik, langsung tekan tombol "Simpan PDF" ke samping.

Langkah 4. Ketika dokumen PDF yang ditandatangani siap untuk diunduh, cukup tekan tombol "Unduh", dan dokumen akan segera disimpan.

9. Kirim email tindak lanjut ke semua peserta rapat

Saat rapat online selesai, Anda perlu mengirim email tindak lanjut ke semua peserta yang telah menghadiri rapat online. Anda harus memasukkan poin-poin penting dan tepat yang dibagikan selama pertemuan. Selain itu, kata penutup tentang informasi. Terakhir, Anda juga dapat melampirkan rekaman atau transkripsi dalam dokumen PDF rapat yang disajikan dengan baik. Untuk menghindari dokumen PDF terlalu besar, Anda dapat memilih untuk mengompres file PDF dengan EasePDF sebelum mengirimkannya melalui email.

Berikut adalah tutorial sederhana untuk Anda rujuk:

Langkah 1. Arahkan ke EasePDF dan pilih Compress PDF tool dari menu navigasi atas.

Langkah 2. Tambahkan dokumen rapat yang ingin Anda kompres dengan EasePDF dengan menekan tombol "Tambahkan File".

Langkah 3. Saat dokumen PDF ditambahkan, pilih tingkat kompresi yang ingin Anda kompres PDF, termasuk "Ekstrim", "Disarankan", dan "Tinggi". Setelah memilih satu, cukup klik "Kompres PDF" untuk mulai mengompresi file.

Langkah 4. Terakhir, ketika kompresi selesai, langsung tekan ikon "Unduh" yang disediakan, dan PDF terkompresi dapat disimpan di perangkat Anda. Sekarang Anda dapat mengirimkannya ke peserta rapat melalui email.

Kemudian pertemuan online berhasil dilaksanakan.

Ringkasan

Ketika Anda telah melakukan semua pekerjaan sebelum rapat untuk persiapan, dan juga memperhatikan perilaku Anda selama dan setelah rapat, Anda pasti akan berhasil mengadakan rapat online. Ini adalah beberapa hal penting yang dapat Anda periksa ketika Anda akan mengadakan pertemuan online. Mereka akan membantu Anda.