دليلك الأفضل لاجتماع ناجح عبر الإنترنت

لإبقاء الأشخاص قريبين من بعضهم البعض ، توفر العديد من المنصات عبر الإنترنت وسائل اتصال مريحة مثل مكالمات الفيديو. خلال COVID-19 على وجه الخصوص ، تعقد الشركات اجتماعات عبر الإنترنت للحفاظ على أعمالها أكثر من أي وقت مضى. يعد عقد اجتماع عبر الإنترنت أمرًا مهمًا لأنه سيتم التعبير عن العديد من الرسائل المهمة. إذن كيف يمكننا ضمان عقد اجتماع ناجح عبر الإنترنت؟ فيما يلي بعض الأدلة التي يمكنك إعدادها والقيام بها قبل الاجتماع عبر الإنترنت وأثناءه.

1. اعثر على منصة اجتماعات موثوقة عبر الإنترنت

لعقد اجتماع عبر الإنترنت ، في البداية ، يجب عليك استخدام منصة اجتماعات عبر الإنترنت احترافية وموثوقة قبل كل شيء. هناك العديد من الاجتماعات الموثوقة التي يمكنك استخدامها لعقد اجتماعات عبر الإنترنت حيث تتطور التقنيات بشكل جيد. المنصات مثل GoToMeeting و Webex و Zoom و Skype وما إلى ذلك كلها شائعة اليوم. قبل كل شيء ، عليك التفكير في نوع الاجتماعات التي ستعقدها ، صوت فقط؟ مؤتمر عبر الفيديو؟ لذا فإن الاعتماد على هذا والاختيار من بين أي من منصات الاجتماعات عبر الإنترنت يمكن أن يكون خيارًا جيدًا لعقد اجتماع عبر الإنترنت مع فرقك وزملائك.

2. التعرف على النظام الأساسي

الشيء الثاني قبل عقد اجتماع عبر الإنترنت ، يجب أن تتعرف على النظام الأساسي ووظائفه الشاملة. على سبيل المثال ، هل توفر المنصة بعض أدوات التعاون لتمكينك أنت وزملائك من التعاون؟ هل توفر المنصة وظيفة التسجيل للمساعدة في التقاط النقاط المهمة أثناء الاجتماعات؟ هل تسمح المنصة للمستخدمين بتحميل الملفات للمشاركة أثناء الاجتماع؟ هذه هي كل الأشياء الضرورية التي يجب أن تعرفها عن منصات الاجتماعات قبل عقد الاجتماع.

3. اختر الوقت المناسب للاجتماع عبر الإنترنت

يعد اختيار الوقت المناسب لعقد الاجتماع عاملاً مهمًا أيضًا لأن هذا يمكن أن يضمن أن الاجتماع عالي الكفاءة. في أيام الأسبوع ، يمكن أن يكون يوم الاثنين هو أنسب وقت لأن الجميع يستعدون للنشاط بعد عطلة نهاية أسبوع مريحة. أيضًا ، في الصباح ، يمكن أن تكون عقول الناس أكثر وضوحًا. لذلك ، بناءً على هذه العوامل ، يمكنك اعتبار أن صباح الاثنين يمكن أن يكون خيارًا جيدًا جدًا لعقد اجتماعات عبر الإنترنت. ولكن يجب عليك أيضًا التفكير أكثر مثل ما إذا كان بإمكان الجميع ترتيب وقتهم للانضمام إلى الاجتماعات في تلك الفترة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان الحاضرون أجانب ، فأنت بحاجة إلى إيلاء المزيد من الاهتمام لوقت الاجتماع لأنه قد يكون هناك فارق زمني.

4. تحقق من شبكتك قبل الاجتماع

الآن ، عندما تحصل على الوقت المحدد للاجتماع عبر الإنترنت ، يجب عليك اختبار شبكتك قبل بدء الاجتماع ، لأنه فقط مع وجود شبكة جيدة ، يمكن متابعة الاجتماع بطلاقة. خلاف ذلك ، سيتعطل الفيديو أثناء الاجتماع وقد تفشل في التقاط بعض المعلومات الأساسية التي شاركها الآخرون أثناء الاجتماع.

5. قم بدعوة كل من يجب أن يكون موجودًا في غرفة الاجتماعات

بعد ذلك ، يجب أن تتأكد من حصولك على معرف غرفة الاجتماعات وأنك جاهز للانضمام إليها قبل بدء الاجتماع. إذا كنت الشخص الذي يقوم بالترتيب للاجتماع عبر الإنترنت ، فتأكد أيضًا من أنك قد قمت بإرسال رسالة إعلام إلى كل شخص ينبغي تضمينه في غرفة الاجتماعات. أيضًا ، في غرفة الاجتماعات ، يجب عليك التحقق مما إذا كان قد تم تضمين جميع الأشخاص هناك قبل بدء الاجتماع.

6. جهز كلماتك قبل كل شيء

للاجتماع عبر الإنترنت وقت محدود للغاية ، لذا قبل عقد الاجتماع ، تحتاج إلى الاستعداد للأشياء التي ستشاركها أثناء الاجتماع. إذا كنت ستعرض بعض بيانات العمل ، فأنت بحاجة إلى جمعها مسبقًا وتحليلها لإظهار النقاط الدقيقة والمهمة لرئيسك وزملائك. أيضًا ، يمكنك التحضير لتقرير ومشاركته مع الآخرين للسماح لهم بتخطيط أكثر وضوحًا لما ستشاركه.

7. حسن التصرف واستخدام الكلمات اللائقة أثناء الاجتماع

الآن ، عندما تعقد الاجتماع ، تأكد فقط من أن لديك سلوكيات لائقة أثناء الاجتماع عبر الإنترنت. على سبيل المثال ، ملابسك والكلمات التي ستستخدمها. من فضلك تأكد من أنهم لائقون. يمكنك أيضًا استخدام عرض شرائح لإبراز النقاط أثناء الاجتماع ، ويرجى عدم قراءة المعلومات مباشرة. عندما تنتهي من مشاركة جميع الأشياء التي تريد التحدث عنها ، يمكنك ترك وقت للأسئلة والأجوبة للمشاركين الآخرين في الاجتماع لطرح الأسئلة. أخيرًا ، استخدم بعض الكلمات الختامية لإنهاء الاجتماع.

8. التوقيع الإلكتروني على المستندات بمساعدة EasePDF

إذا كنت تعقد اجتماعًا عبر الإنترنت مع رئيسك في العمل مع بعض عملائك ، فيجب أحيانًا توقيع العقود أو المستندات. في هذه الحالة ، يمكن أن تكون إضافة علامة إلكترونية من خلال منصة عبر الإنترنت مفيدة لإكمال هذه المهمة. بعد استلام المستند الأصلي بتنسيق PDF (نظرًا لأن هذا هو تنسيق المستند الأكثر استخدامًا لتقديم المحتوى الرسمي) ، يمكنك الانتقال إلى النظام الأساسي عبر الإنترنت مثل EasePDF لإضافة علامة إلكترونية إلى المستند بسهولة. هنا هو البرنامج التعليمي.

الخطوة الأولى: افتح EasePDF، ثم انتقل إلى "All PDF Tools" للعثور على أداة " توقيع PDF " من قائمة القائمة.

الخطوة الثانية. أضف المستند الذي تريد تسجيله عبر الإنترنت إلى EasePDF بالضغط على الزر "اضف ملف" في المنتصف.

الخطوة 3. بعد ذلك يُسمح لك بإضافة توقيع نصي أو توقيع صورة وفقًا لاحتياجاتك الخاصة. عندما تقوم بإضافته وتحريره جيدًا ، اضغط مباشرة على الزر "حفظ PDF" جانبًا.

الخطوة 4. عندما يكون مستند PDF الموقع جاهزًا للتنزيل ، ما عليك سوى الضغط على الزر "تنزيل" ، وسيتم حفظ المستند على الفور.

9. إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى جميع المشاركين في الاجتماع

عندما ينتهي الاجتماع عبر الإنترنت ، تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى جميع المشاركين الذين حضروا الاجتماع عبر الإنترنت. يجب عليك تضمين النقاط المهمة والدقيقة المشتركة خلال الاجتماع. الى جانب الكلمات الخاتمة حول المعلومات. أخيرًا ، يمكنك أيضًا إرفاق تسجيل أو نسخ في مستند PDF جيد العرض للاجتماع. لتجنب أن يكون مستند PDF كبيرًا جدًا ، يمكنك اختيار ضغط ملف PDF باستخدام EasePDF قبل إرساله عبر البريد الإلكتروني.

إليك البرنامج التعليمي البسيط الذي يمكنك الرجوع إليه:

الخطوة 1. انتقل إلى EasePDF وحدد أداة ضغط PDF من قائمة التنقل العلوية.

الخطوة الثانية. أضف مستند الاجتماع الذي تريد ضغطه باستخدام EasePDF بالضغط على زر "اضف ملف".

الخطوة 3. عند إضافة مستند PDF ، حدد مستوى الضغط الذي تريده لضغط ملف PDF ، بما في ذلك "أقصى" و "موصى به" و "عالي". بعد اختيار واحد ، ما عليك سوى النقر فوق "ضغط PDF" لبدء ضغط الملف.

الخطوة 4. أخيرًا ، عند الانتهاء من الضغط ، اضغط مباشرة على أيقونة "Download" المتوفرة ، ويمكن حفظ ملف PDF المضغوط على جهازك. يمكنك الآن إرسالها إلى المشاركين في الاجتماع عبر البريد الإلكتروني.

ثم يتم عقد اجتماع عبر الإنترنت بنجاح.

ملخص

عندما تنتهي من جميع الوظائف قبل الاجتماعات للتحضير ، وتنتبه أيضًا إلى سلوكك أثناء الاجتماعات وبعدها ، فأنت متأكد من عقد اجتماع عبر الإنترنت بنجاح. هذه بعض الأشياء المهمة التي يمكنك التحقق منها عندما تنوي عقد اجتماعات عبر الإنترنت. سوف تكون مفيدة لك.