성공적인 온라인 회의를 위한 최고의 가이드

사람들이 서로 가깝게 지낼 수 있도록 많은 온라인 플랫폼에서 영상 통화와 같은 편리한 통신 수단을 제공하고 있습니다. 특히 코로나19 기간 동안 기업들은 그 어느 때보다 기업 경영을 위해 온라인 회의를 진행하고 있다. 많은 중요한 메시지가 표현될 것이기 때문에 온라인 회의를 갖는 것이 중요합니다. 그렇다면 성공적인 온라인 회의를 어떻게 보장할 수 있습니까? 다음은 온라인 회의 전과 도중에 준비하고 수행할 몇 가지 지침입니다.

1. 신뢰할 수 있는 온라인 회의 플랫폼 찾기

온라인 회의를 하기 위해서는 우선 전문적이고 안정적인 온라인 회의 플랫폼을 이용해야 합니다. 기술이 너무 잘 발전함에 따라 온라인 회의를 개최하는 데 사용할 수 있는 신뢰할 수 있는 것들이 많이 있습니다. GoToMeeting , Webex , Zoom , Skype 등과 같은 플랫폼은 오늘날 모두 인기가 있습니다. 우선 어떤 회의를 오디오로만 진행할 것인지 생각해봐야겠죠? 화상 회의? 따라서 이를 기반으로 온라인 회의 플랫폼 중 하나를 선택하면 팀 및 동료와 온라인 회의를 개최하는 데 좋은 선택이 될 수 있습니다.

2. 플랫폼에 익숙해지기

온라인 회의를 열기 전에 두 번째로 플랫폼과 플랫폼의 포괄적인 기능에 익숙해져야 합니다. 예를 들어, 플랫폼에서 귀하와 동료가 협력할 수 있는 몇 가지 협업 도구를 제공합니까? 플랫폼은 회의 중 중요한 사항을 캡처하는 데 도움이 되는 녹음 기능을 제공합니까? 플랫폼에서 사용자가 회의 중에 공유할 파일을 업로드할 수 있습니까? 이것은 회의를 시작하기 전에 회의 플랫폼에 대해 알아야 할 모든 필수 사항입니다.

3. 온라인 회의에 적합한 시간 선택

회의를 개최하기에 적절한 시간을 선택하는 것도 중요한 요소입니다. 그래야 회의가 매우 효율적으로 진행될 수 있기 때문입니다. 평일, 월요일은 모두가 편안한 주말을 보낸 후 상쾌하기 때문에 가장 적절한 시간이 될 수 있습니다. 또한 아침에는 사람의 마음이 맑아질 수 있습니다. 따라서 이러한 요소를 기반으로 월요일 아침이 온라인 회의를 하기에 아주 좋은 선택이 될 수 있다고 생각할 수 있습니다. 그러나 모든 사람이 그 시간에 회의에 참석할 시간을 조정할 수 있는지 여부와 같은 더 많은 것을 고려해야 합니다. 또한, 참석자가 외국인일 경우 시차가 있을 수 있으므로 회의 시간에 더욱 주의를 기울여야 합니다.

4. 회의 전에 네트워크를 확인하십시오

이제 온라인 모임의 정확한 시간을 알면 모임이 시작되기 전에 네트워크를 테스트해야 합니다. 좋은 네트워크만 있으면 모임을 유창하게 계속할 수 있기 때문입니다. 그렇지 않으면 회의 중에 비디오가 멈추고 회의 중에 다른 사람들이 공유하는 일부 핵심 정보를 캡처하지 못할 수 있습니다.

5. 회의실에 포함되어야 하는 모든 사람을 초대합니다.

그런 다음 미팅룸 ID를 받고 미팅이 시작되기 전에 참여할 준비가 되었는지 확인해야 합니다. 온라인 회의를 주선하는 사람이라면 회의실에 포함되어야 하는 모든 사람에게 알림 메시지를 보냈는지 확인하십시오. 또한 회의실에서는 회의 시작 전에 모든 사람들이 거기에 포함되어 있는지 확인해야 합니다.

6. 말을 미리 준비하라

온라인 회의는 시간이 매우 제한되어 있으므로 회의가 열리기 전에 회의 중에 공유할 내용을 준비해야 합니다. 일부 비즈니스 데이터를 보여주려면 사전에 수집하여 정확하고 중요한 포인트를 상사와 동료에게 보여주기 위해 분석해야 합니다. 또한 보고서를 준비하고 다른 사람들과 공유하여 공유할 내용을 훨씬 더 명확하게 레이아웃할 수 있습니다.

7. 회의 중 예의바른 말과 행동하기

이제 회의를 할 때 온라인 회의에서 올바른 행동을 하는지 확인하십시오. 예를 들어, 당신의 옷과 당신이 사용할 단어. 그들이 괜찮은지 확인하십시오. 회의 중 요점을 강조하기 위해 슬라이드쇼를 사용할 수도 있으며 정보를 직접 읽지 마십시오. 하고 싶은 이야기를 모두 마친 후에는 다른 회의 참가자들이 질문을 할 수 있도록 Q&A 시간을 남겨둘 수 있습니다. 마지막으로 몇 가지 결론 단어를 사용하여 회의를 종료합니다.

8. EasePDF의 도움으로 문서 전자 서명

상사와 일부 고객과 온라인 회의를 하는 경우 계약서나 문서에 서명해야 하는 경우가 있습니다. 이 경우 온라인 플랫폼을 통해 전자 서명을 추가하면 이 작업을 완료하는 데 도움이 될 수 있습니다. PDF 형식의 원본 문서를 받은 후(공식 콘텐츠를 제시하는 데 가장 많이 사용되는 문서 형식이므로) EasePDF 와 같은 온라인 플랫폼으로 이동하여 문서에 전자 서명을 쉽게 추가할 수 있습니다. 여기 튜토리얼이 있습니다.

1단계. EasePDF 를 연 다음 "모든 PDF 도구"로 이동하여 메뉴 목록에서 " PDF 서명 " 도구를 찾습니다.

2단계. 중간에 있는 " 파일 추가 " 버튼을 눌러 온라인으로 서명하려는 문서를 EasePDF 에 추가합니다.

3단계. 그런 다음 필요에 따라 텍스트 서명 또는 이미지 서명을 추가할 수 있습니다. 추가 및 편집이 잘 되었다면 "PDF 저장" 버튼을 옆으로 직접 누르십시오.

4단계. 서명된 PDF 문서를 다운로드할 준비가 되면 "다운로드" 버튼을 누르기만 하면 문서가 즉시 저장됩니다.

9. 모든 회의 참가자에게 후속 이메일 보내기

온라인 회의가 끝나면 온라인 회의에 참석한 모든 참가자에게 후속 이메일을 보내야 합니다. 회의 중에 공유된 중요하고 정확한 요점을 포함해야 합니다. 게다가, 정보에 대한 결론 단어. 마지막으로 회의에 대해 잘 표현된 PDF 문서에 녹음 또는 전사를 첨부할 수도 있습니다. PDF 문서가 너무 커지는 것을 방지하려면 이메일을 통해 보내기 전에 EasePDF 로 PDF 파일을 압축 하도록 선택할 수 있습니다.

다음은 참조할 수 있는 간단한 자습서입니다.

1단계. EasePDF 로 이동하여 상단 탐색 메뉴에서 PDF 압축 도구를 선택합니다.

2단계. " 파일 추가 " 버튼을 눌러 EasePDF 로 압축할 회의 문서를 추가합니다.

3단계. PDF 문서가 추가되면 "극단", "권장" 및 "높음"을 포함하여 PDF를 압축할 압축 수준을 선택합니다. 하나를 선택한 후 "PDF 압축"을 클릭하면 파일 압축이 시작됩니다.

4단계. 마지막으로 압축이 완료되면 제공된 "다운로드" 아이콘을 직접 누르면 압축된 PDF를 장치에 저장할 수 있습니다. 이제 이메일을 통해 회의 참가자에게 보낼 수 있습니다.

그런 다음 온라인 회의가 성공적으로 개최됩니다.

요약

회의 준비를 위해 모든 작업을 수행하고 회의 중과 회의 후 행동에주의를 기울이면 온라인 회의를 성공적으로 개최 할 수 있습니다. 다음은 온라인 회의를 할 때 확인할 수 있는 몇 가지 중요한 사항입니다. 그들은 당신에게 도움이 될 것입니다.